Ο σκοπός της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου

Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου πρέπει να βασίζεται στον συνδυασμό προληπτικών και κατασταλτικών ελέγχων και στη συνεχή αποτίμηση των κινδύνων, επισημαίνει η κ. Φρόσω Νικολάου Καπιρή, εσωτερικός ελεγκτής του ΧΑΚ.

Δημοσιεύθηκε: 31 Ιουλίου 2009 - 07:59

της Φρόσως Νικολάου Καπιρή*

Ο σκοπός της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου

Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου είναι μία ανεξάρτητη, αντικειμενική, διαβεβαιωτική και
συμβουλευτική υπηρεσία, η οποία είναι σχεδιασμένη να προσθέτει αξία στον οργανισμό καθώς και να βελτιώνει τις διαδικασίες και λειτουργίες του, επισημαίνει η κ. Φρόσω Νικολάου Καπιρή, εσωτερικός ελεγκτής του ΧΑΚ.

Στόχος του εσωτερικού ελέγχου στο Χρηματιστήριο Αξιών Κύπρου (ΧΑΚ) όπως και σε άλλους οργανισμούς είναι η αξιολόγηση των εσωτερικών διαδικασιών που ακολουθούνται από τον οργανισμό ούτως ώστε να διαπιστωθούν αδυναμίες και λάθη ως προς την αποτελεσματική λειτουργία των διαδικασιών, να αξιολογηθούν τα αίτια ύπαρξης της κάθε αδυναμίας και οι στόχοι που έπρεπε να επιτυγχάνονται.

Βασιζόμενος σε αυτή την αξιολόγηση ο εσωτερικός ελεγκτής εισηγείται βελτιωτικές διαδικασίες που σκοπό έχουν την επίτευξη των στόχων του οργανισμού και την καλύτερη, αποτελεσματικότερη και αποδοτικότερη λειτουργία των τμημάτων του.

Η εφαρμογή αποτελεσματικού εσωτερικού ελέγχου, σε συνδυασμό με τη χρηστή διοίκηση του οργανισμού, αποτελεί μέσο αποτελεσματικής εταιρικής διακυβέρνησης προς μία κατεύθυνση που διασφαλίζει τη μακροχρόνια επιβίωση του οργανισμού και την προστασία του από την καταδολίευση.

Η μετάβαση του εσωτερικού ελέγχου από την παραδοσιακή στην προοδευτική προσέγγιση

Το επάγγελμα του εσωτερικού ελεγκτή μέχρι πρόσφατα ταυτιζόταν με τον ρόλο του αστυνομικού, εστιάζοντας την προσοχή του στον οικονομικό έλεγχο των εταιριών ακολουθώντας κατασταλτικούς ελέγχους (έλεγχοι μετά την ολοκλήρωση της εργασίας) με σκοπό τη διαβεβαίωση συμμόρφωσης με τις διαδικασίες του οργανισμού.

Ο έλεγχος επικεντρωνόταν στη διεκπεραίωση της εργασίας και βασιζόταν πρωτίστως σε χρηματοοικονομικές εκθέσεις.

Οι διαδικασίες ελέγχου έδιναν έμφαση στη διεκπεραίωση, συμμόρφωση και εφαρμογή των κανονισμών του οργανισμού από το προσωπικό και την επιβολή ποινών για τη μη συμμόρφωσή τους. Το πιο πάνω σύστημα είχε ως αποτέλεσμα να αγνοείται ο ανθρωποκεντρικός παράγοντας καθώς και οι κίνδυνοι που αφορούσαν σε διοικητικά και διαχειριστικά προβλήματα, αφήνοντας έτσι ευάλωτο τον οργανισμό σε απάτη και σε καταδολίευση.

Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω, παρατηρείται λοιπόν ότι ο απλός έλεγχος των διαδικασιών που υπόκεινται σε ένα παραδοσιακό σύστημα δεν είναι ικανός πλέον να αντιμετωπίσει σε βάθος τους κινδύνους που αντιμετωπίζουν σήμερα οι οργανισμοί.

Μια προοδευτική μεθοδολογία ελέγχου βασίζεται στον συνδυασμό προληπτικών και κατασταλτικών ελέγχων, στη βελτίωση των διαδικασιών και στη συνεχή αποτίμηση των κινδύνων. Οφείλει να λαμβάνει υπόψη τις διαδικασίες που φανερώνουν τον τρόπο με τον οποίο ασκείται η διοίκηση του οργανισμού. Ο εσωτερικός έλεγχος σήμερα θα πρέπει να αντιμετωπίζεται ως μία αναγκαία λειτουργία του σύγχρονου "management", ο οποίος παρέχει συμβουλές σε όλα τα ιεραρχικά επίπεδα της διοίκησης.

Η πιο πάνω προοδευτική προσέγγιση στόχο έχει την προσθήκη αξίας στον οργανισμό, δημιουργώντας έτσι την ανάγκη σε αυτόν διορισμού εσωτερικού ελεγκτή.

Σημειώνεται ότι δεν είναι απαραίτητο μία επιχείρηση να είναι εισηγμένη στο χρηματιστήριο για να έχει την ανάγκη εσωτερικού ελεγκτή. Αυτή η ανάγκη πηγάζει από τα οφέλη που θα έχει να αποκομίσει η ίδια η διοίκηση του οργανισμού από την παρουσία εσωτερικού ελεγκτή, δηλαδή αποδοτικότερη και αποτελεσματικότερη διοίκηση.

Ο εσωτερικός ελεγκτής θα πρέπει να δρα έχοντας πάντα κατά νου τους στόχους του οργανισμού, το σύνολο των δραστηριοτήτων του κάθε οργανισμού, κατανοώντας τις δραστηριότητες και τις πηγές των εσόδων του και αναγνωρίζοντας τους πιθανούς κινδύνους που ενδέχεται να αποτρέψουν την επίτευξη των στόχων του.

Ο εσωτερικός έλεγχος στο ΧΑΚ προσπαθεί να ακολουθεί την προοδευτική προσέγγιση ελέγχου όπως περιγράφεται πιο πάνω και να διαδραματίζει τον ρόλο του συμβούλου της διοίκησης προσθέτοντας έτσι αξία στον οργανισμό.

Οι έλεγχοι που πραγματοποιούνται από το Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου ΧΑΚ δεν περιορίζονται στον παραδοσιακό οικονομικό έλεγχο, δηλαδή έλεγχος επί των οικονομικών καταστάσεων και μόνο, αντιθέτως κινούνται σε ένα ευρύτερο πεδίο εφαρμογής (π.χ. έλεγχοι παραγωγής, διοικητικοί έλεγχοι, λειτουργικοί έλεγχοι κ.λπ.) καλύπτοντας έτσι όλες τις λειτουργίες του οργανισμού.

Απώτερος σκοπός της αξιολόγησης των διαδικασιών είναι η αναγνώριση της πιθανής ανεπαρκής λειτουργίας των σημείων ελέγχου ή των δυνατοτήτων βελτίωσής τους και η παροχή εισήγησης προς τη διοίκηση του οργανισμού για βελτίωση αυτών των διαδικασιών.

Προσπάθεια πάντοτε είναι να τοποθετούνται οι κατάλληλες ασφαλιστικές δικλίδες για τη διασφάλιση της σωστής λειτουργίας των σημείων ελέγχου (π.χ. χρήση κωδικών για προστασία από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, διαχωρισμός καθηκόντων, έλεγχοι διαδικασιών, εξουσιοδοτήσεις κ.λπ.), αποσκοπώντας έτσι στην επίτευξη των στόχων που έχουν τεθεί από το συμβούλιο.

Με αυτό τον τρόπο η εργασία του εσωτερικού ελεγκτή προσθέτει αξία και θωρακίζει έτσι την αποτελεσματικότητα του οργανισμού στην επίτευξη των στόχων του.

Ενδεικτικά, ένα σύστημα εσωτερικού ελέγχου (internal control system) περιλαμβάνει μία σειρά υποσυστήματα, όπως:

* Τμήμα εσωτερικού έλεγχου.
* Εγκεκριμένο οργανόγραμμα της επιχείρησης (καθορισμός και διαχωρισμός καθηκόντων).
* Μηχανογραφικούς ελέγχους.
* Εγχειρίδια γραπτών διαδικασιών.
* Προγραμματισμό δράσης (βραχυπρόθεσμο - μακροπρόθεσμο) και απολογισμό.
* Πολιτική αγορών - προμηθειών, προσωπικού.
* Διαχείριση χαρτοφυλακίου, διαχείριση παγίων κ.λπ.

Λόγω των σημερινών ραγδαίων χρηματοοικονομικών συνθηκών και οικονομικών σκανδάλων που ταλανίζουν την οικονομία μας, η εμπιστοσύνη του επενδυτικού κοινού και γενικότερα των συμμέτοχων (τραπεζών, συνεργατών κ.ά.) έχει κλονιστεί ως προς τη δίκαιη διαχείριση των οργανισμών.

Εν όψει αυτών των εξελίξεων και λόγω της ευαισθησίας του ΧΑΚ για προστασία του επενδυτικού κοινού, έχει συντάξει Κώδικα Εταιρικής Διακυβέρνησης όπου καθορίζονται ο ρόλος του διοικητικού συμβουλίου, η πολιτική για την αμοιβή συμβούλων, οι ευθύνες του συμβουλίου, ο λογιστικός και εσωτερικός έλεγχος καθώς και οι σχέσεις με τους μετόχους.

Στόχος αυτού του κώδικα είναι να διασφαλίσει τη διαφανή και δίκαιη διοίκηση του ΧΑΚ καθώς και την προστασία των επενδυτών που είναι και ο κύριος σκοπός ύπαρξής του.

Ως εσωτερικός έλεγχος γνωρίζουμε ότι με την εφαρμογή των αρχών της Εταιρικής Διακυβέρνησης (δίκαιη διοίκηση, καθορισμός ρόλων των συμμέτοχων, κοινωνική ευαισθησία κ.λπ.) θωρακίζονται τα συμφέροντα του οργανισμού, των συμμέτοχων και των εργαζομένων.

Οι οργανισμοί για να καταστούν ανταγωνιστικοί θα πρέπει να μάθουν να λειτουργούν σε ένα πιο "ηθικό περιβάλλον" και να εφαρμόζουν τις αρχές της Εταιρικής Διακυβέρνησης. Μόνο έτσι θα είναι σε θέση να επιβιώσουν από αυτήν την πρωτόγνωρη χρηματοοικονομική κρίση.

Ο κάθε εσωτερικός ελεγκτής θα πρέπει να αναγνωρίσει ότι διαδραματίζουμε σημαντικό ρόλο στη διασφάλιση της αξιοπιστίας του οργανισμού με ταυτόχρονα επιβεβαιωτική και συμβουλευτική δράση προς τη διοίκηση του οργανισμού. Η ύπαρξη εσωτερικού ελέγχου είναι άμεσα συνδεδεμένη με την κουλτούρα του οργανισμού για χρηστή διοίκηση και Εταιρική Διακυβέρνηση.

---Ο σύγχρονος ανθρωποκεντρικός ρόλος του εσωτερικού ελεγκτή

Θα πρέπει σήμερα ο εσωτερικός ελεγκτής να δίνει μέγιστη σημασία στο καλό εργασιακό κλίμα μεταξύ του ίδιου και των ελεγχομένων. Γνωρίζουμε ότι ο ανθρώπινος παράγοντας στο σύγχρονο πολυδύναμο εργασιακό περιβάλλον επηρεάζει άμεσα την επίτευξη των στόχων του εσωτερικού ελεγκτή.

Ο εσωτερικός ελεγκτής είναι εργαλείο των ελεγχομένων, είναι ο άνθρωπος που βοηθά στην αποτελεσματικότητα της εργασίας των ελεγχομένων και για τον λόγο αυτό απαιτούνται η αποδοχή του από αυτούς και η αρμονική συνεργασία τους. Οι εσωτερικοί ελεγκτές δεν πρέπει να ξεχνούν ότι οι ελεγχόμενοι είναι και αυτοί συνάδελφοι και αντιμετωπίζουν τα ίδια προβλήματα και έχουν τους ίδιους στόχους.

Η επίτευξη των στόχων σε μια επιχείρηση είναι προσπάθεια όλων των εργαζομένων και όχι μόνο των εσωτερικών ελεγκτών.

Ο εσωτερικός έλεγχος στο ΧΑΚ, λαμβάνοντας υπόψη τα πιο πάνω και μέσω της αξιολόγησης των διαδικασιών και της διενέργειας των διαφόρων ελέγχων, διαβεβαιώνει τα στελέχη των τμημάτων ότι αυτό που κάνουν είναι σύμφωνα με τις αποφάσεις και τις εντολές της διοίκησης και εισηγείται βελτιωτικές διαδικασίες όπου υπάρχουν τα περιθώρια. Σημειώνεται ότι ο εσωτερικός έλεγχος δεν υποκαθιστά την ευθύνη των τμημάτων για τη σύνταξη κανονισμών και διαδικασιών, καθώς και για τη διενέργεια της εργασίας τους.

Μετά την ολοκλήρωση της ελεγκτικής εργασίας (εκτός από την περίπτωση καταδολίευσης) από τον εσωτερικό ελεγκτή δεν θα πρέπει να παραβλέπουμε τη σημασία ενημέρωσης της ελεγχόμενης μονάδας για τα ευρήματα του ελέγχου. Έτσι, οι ελεγχόμενοι ενημερώνονται για τις παρατηρήσεις του εσωτερικού ελεγκτή και επιβεβαιώνουν τους λόγους ύπαρξης των συγκεκριμένων ευρημάτων. Σε περίπτωση αντίθεσης της ελεγχόμενης μονάδας με τα ευρήματα του εσωτερικού ελεγκτή, συμπεριλαμβάνεται και η γνώμη της ελεγχόμενης μονάδας στην ελεγκτική έκθεση.

Με αυτόν τον τρόπο ενημερώνεται σφαιρικά η διεύθυνση του οργανισμού για το συγκεκριμένο πρόβλημα. Σημειώνεται ότι στην ετοιμασία των ελεγκτικών εκθέσεων θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη ότι οι απόψεις των εσωτερικών ελεγκτών είναι υπεύθυνες γνώμες και όχι ιεραρχικές εντολές όπως παλαιότερα.

Επίσης δεν πρέπει να αγνοούμε ότι ζούμε σε ένα μηχανογραφικό περιβάλλον όπου οι περισσότερες εργασίες και πληροφορίες των επιχειρήσεων είναι μηχανογραφημένες ή τυγχάνουν μηχανογραφικής επεξεργασίας.

Στο σύγχρονο εργασιακό περιβάλλον η ανθρώπινη παρέμβαση μειώνεται αισθητά και έτσι η φύση, τα είδη των ελέγχων και τα μέτρα ασφαλείας θα πρέπει να μπορούν να εγγυηθούν ένα δυνατό και αξιόπιστο μηχανογραφικό σύστημα.

Ώς εσωτερικοί ελεγκτές κάθε σύγχρονου και ανταγωνιστικού οργανισμού θα πρέπει να διαδραματίζουμε σημαντικό ρόλο τόσο στην ανάπτυξη ασφαλών και αξιόπιστων πληροφοριακών συστημάτων και εφαρμογών όσο και στην ανάλυση των διαδικασιών χρηστής διαχείρισης των πληροφοριακών συστημάτων του οργανισμού.

Στο πλαίσιο του ετήσιου ελεγκτικού προγράμματος ο εσωτερικός ελεγκτής θα πρέπει να πραγματοποιεί ελέγχους στις μηχανογραφικές διαδικασίες που ακολουθούνται από τον οργανισμό ελαχιστοποιώντας έτσι τους παράγοντες κινδύνου προτού αυτοί αναπτυχθούν και ολοκληρωθούν. Θα πρέπει να τοποθετούνται οι απαιτούμενες ασφαλιστικές δικλίδες για διασφάλιση της εμπιστευτικότητας, της ασφάλειας και της ακεραιότητας των μηχανογραφημένων πληροφοριών.

Είναι κατά γενική ομολογία καλύτερο να προλαμβάνεις ένα πρόβλημα με τη χρήση προληπτικών ελέγχων από το να το διαχειρίζεσαι αφού αυτό συμβεί.

Οι παράμετροι που επηρεάζουν την αποτελεσματικότητα του ρόλου του εσωτερικού ελέγχου

Αξίζει να σημειωθεί ότι η αποτελεσματικότητα της εργασίας του Εσωτερικού Ελεγκτή όπως περιγράφεται πιο πάνω επηρεάζεται από μία σειρά παραμέτρους όπως:

* Η ανεξαρτησία, η αντικειμενικότητα, η ικανότητα και η εμπιστευτικότητα του εσωτερικού ελεγκτή.
* Η ελευθερία δράσης και κινήσεων και η απρόσκοπτη πρόσβαση στα αρχεία του οργανισμού.
* Η σημασία που δίνεται από τη διοίκηση του οργανισμού στον εσωτερικό έλεγχο ως απαραίτητο εργαλείο διοίκησης.

Για να διασφαλίζεται η ανεξαρτησία του εσωτερικού ελεγκτή από τα άλλα τμήματα της ειχείρησης, θα πρέπει αυτός να υπάγεται ιεραρχικά στην διοίκηση του οργανισμού ή στην επιτροπή ελέγχου του συμβουλίου. Αυτό καθορίζει και τον βαθμό υποστήριξης του οργανισμού στον εσωτερικό ελεγκτή.

Στο ΧΑΚ ο εσωτερικός ελεγκτής υπάγεται απευθείας στην επιτροπή ελέγχου του συμβουλίου και οι ελεγκτικές εργασίες πραγματοποιούνται πάντα σύμφωνα με το εγκριμένο ετήσιο πρόγραμμα εσωτερικού ελέγχου και με πλήρη εναρμόνιση με τα Διεθνή Πρότυπα Εσωτερικού Ελέγχου.

Για την ετοιμασία αυτού του προγράμματος λαμβάνονται υπόψη οι εταιρικοί και επιχειρησιακοί στόχοι, οι στρατηγικές και οι επιμέρους διαδικασίες διαχείρισης των κινδύνων του οργανισμού. Αυτή η ιεραρχία διασφαλίζει την ανεξαρτησία και αντικειμενικότητα του εσωτερικού ελεγκτή και εξασφαλίζει την αμερόληπτη άσκηση της εργασίας του χωρίς παρεμβολές.

Η ύπαρξη εγκριμένου Καταστατικού Εσωτερικού Ελέγχου (Audit Charter) παρέχει πρόσθετη προστασία στην ανεξαρτησία του εσωτερικού ελεγκτή αφού διασφαλίζει την ανεξαρτησία του, τον σκοπό και το εύρος εργασιών, την αποστολή του, τις εξουσίες και ευθύνες του καθώς και την ελευθερία προσβάσεων με σκοπό την ολοκλήρωση της εργασίας του. Τα πιο πάνω δίνουν τη δυναμική στον εσωτερικό ελεγκτή να ολοκληρώνει το έργο του με αποδοτικό και αποτελεσματικό τρόπο.

Επίσης η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου πρέπει να είναι οργανωμένη και να στελεχώνεται από εξειδικευμένο και επιστημονικά καταρτισμένο προσωπικό, το οποίο θα πρέπει να διατηρεί ικανοποιητικό επίπεδο εξειδίκευσης με συνεχή εκπαίδευση και μάθηση.

Τα μέλη του τμήματος εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει να είναι ανεξάρτητα από το προσωπικό και τα στελέχη των ελεγχόμενων μονάδων έτσι ώστε να μην επηρεάζονται στην εργασία τους. Ως εσωτερικοί ελεγκτές θα πρέπει να δρούμε πάντα με επαγγελματισμό και με πλήρη εναρμόνιση με τα Διεθνή Πρότυπα Εσωτερικού Ελέγχου για την επαγγελματική άσκηση του εσωτερικού ελέγχου καθώς και με την πολιτική και τις διαδικασίες του οργανισμού.

Θα πρέπει επίσης να διατηρούνται συνεχής επαφή και άριστες σχέσεις με τη διοίκηση του οργανισμού. Με αυτό τον τρόπο ο εσωτερικός ελεγκτής ενημερώνεται για το σύνολο των δραστηριοτήτων του οργανισμού και έτσι είναι σε θέση να αναγνωρίσει και να τον βοηθήσει στην έγκαιρη αντιμετώπιση των κινδύνων που ενδέχεται να αποτρέψουν την επίτευξη των στόχων του.

Στο ΧΑΚ γνωρίζουμε ότι το σημερινό εργαλείο της διοίκησης των επιχειρήσεων είναι ο αποτελεσματικός εσωτερικός έλεγχος ο οποίος βοηθά τον οργανισμό να επιτύχει τους στόχους του μέσω της παροχής υψηλού επιπέδου υπηρεσιών προς τη διοίκηση, προσφέροντας μία συστηματική επιστημονική προσέγγιση για την αποτίμηση και τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας της διαχείρισης των κινδύνων, των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου και των διαδικασιών εταιρικής διακυβέρνησης.

* Η κ. Φρόσω Νικολάου Καπιρή είναι Εσωτερικός Ελεγκτής του ΧΑΚ.

Oι απόψεις που διατυπώνονται σε ενυπόγραφο άρθρο γνώμης ανήκουν στον συγγραφέα και δεν αντιπροσωπεύουν αναγκαστικά, μερικώς ή στο σύνολο, απόψεις του Euro2day.gr.