Τι είναι και σε τι χρησιμεύει το Balanced Scorecard

Το ότι μια επιχείρηση πρέπει να γνωρίζει ποιες είναι οι επιδόσεις της σε συγκεκριμένους τομείς και σε διάφορες δράσεις της, είναι θεμιτό και ευκταίο. Το Balanced Scorecard ως πρακτική, στο πλαίσιο αυτό, έχει αυξήσει σημαντικά τη δημοτικότητά του τα τελευταία 25 χρόνια.

Ξεκίνησε σαν ένα απλό πλαίσιο, σχεδιασμένο να βοηθάει τις επιχειρήσεις να δομήσουν τον τρόπο που μετρούν τις επιδόσεις τους, αλλά έχει εξελιχθεί σε ένα πολύ πιο σύνθετο εργαλείο στρατηγικού management.

Πολλά έχουν ειπωθεί για την ευρεία χρήση και την αποτελεσματικότητά του, υπάρχουν, όμως, και οι αντίθετες φωνές. Σίγουρα δεν χρhσιμοποιείται τόσο πολύ όσο κάποιοι ισχυρίζονται, ενώ υπάρχουν και περιπτώσεις όπου η ενσωμάτωσή του αποτυγχάνει ή δεν ανταποκρίνεται στις αρχικές προσδοκίες. Παρ όλα αυτό, υπάρχουν πάρα πολλά παραδείγματα οργανισμών κάθε είδους, που το χρησιμοποιούν με εξαιρετικά αποτελέσματα.

Στις ΗΠΑ 30 χρόνια πριν

Από ιστορικής πλευράς το Balanced Scorecard δημιουργήθηκε στις ΗΠΑ πριν 30 χρόνια, με πρωτεργάτες τους Robert Cohlan και David Norton, οι οποίοι παρουσίασαν στο Harvard Business Review τις περιοχές ανάπτυξης του με τη μορφή τεσσάρων ερωτήσεων:

• Πώς φαινόμαστε στους ιδιοκτήτες;
• Πώς φαινόμαστε στους πελάτες;
• Τί πρέπει να βελτιώσουμε;
• Πώς καινοτομούμε και διδασκόμαστε;

Ένα από τα βασικά κίνητρα για την ανάπτυξη του Balanced Scorecard στα τέλη της δεκαετίας του '80 και στις αρχές εκείνης του '90 ήταν να μειωθεί η εστίαση στα οικονομικά στοιχεία. Θεωρήθηκε πως υποσκάπτουν την ανταγωνιστικότητα, καθώς ενθαρρύνουν βραχυπρόθεσμες συμπεριφορές.

Οι Managers, έτυχαν κριτικής, η οποία διατύπωνε την άποψη πως καθυστερούσαν σημαντικές επενδύσεις κεφαλαίου, καθώς ενδιαφέρονταν να ικανοποιήσουν τους στόχους οικονομικής απόδοσης.

Οι επενδύσεις αντιμετωπίζονταν αρνητικά, καθώς θα είχαν μόνο κόστος τη συγκεκριμένη χρονιά που θα πραγματοποιούνταν και θα απέδιδαν τα επόμενα χρόνια. Ως εκ τούτου, διαφημιστικές καμπάνιες μετατίθεντο στο επόμενο οικονομικό έτος, ενώ προγράμματα εκπαίδευσης πολύ συχνά ματαιώνονταν.

Οι περικοπές εξόδων σήμαιναν υποβάθμιση της ποιότητας και το επίπεδο των υπηρεσιών έπεφτε εξαιτίας της μείωσης του προσωπικού. Όλες αυτές οι ενέργειες απέδιδαν βραχυπρόθεσμα, αλλά «εκνεύριζαν» τους πελάτες και έπλητταν την ανταγωνιστικότητα της επιχείρησης σε βάθος χρόνου.

Για αυτό και οι παραδοσιακοί τρόποι μέτρησης της απόδοσης άρχισαν να μοιάζουν αναχρονιστικοί, εσωστρεφείς και χωρίς εικόνα για το μέλλον. To Balanced Scorecard προσέφερε μια λύση, παρουσιάζοντας τέσσερις περιοχές που δημιουργούσαν μια αίσθηση ισορροπίας στον οργανισμό και εξασφάλιζαν μια εικόνα του τι θα φέρει το αύριο.

Βασικές ερωτήσεις-κρίσιμες απαντήσεις

Πάνω από όλα το Balanced Scorecard προσφέρει ένα πλαίσιο για σκέψη πάνω στους στόχους του οργανισμού, τις δράσεις που θα πρέπει να αναληφθούν για να επιτευχθούν και το πόσο καλά εξελίσσονται..

Μπορείτε συνεχώς να προσαρμόσετε το Balanced Scorecard για να ταιριάζει στις ανάγκες σας. Παρακάτω ακολουθούν οι βασικές ερωτήσεις που θα πρέπει να τίθενται προτού προχωρήσετε στην υλοποίηση του project:

• Ποιος είναι ο λόγος που σας κάνει να θέλετε να το πραγματοποιήσετε;
• Υπάρχει δέσμευση από την ανώτατη διοικητική ομάδα. Αν όχι το έργο δεν θα επιτύχει όσο θα μπορούσε και αυτό θα οδηγούσε σε σπατάλη χρόνου.
• Σε τι ακριβώς θα εφαρμοστεί το Balanced Scorecard; Είναι για μια επιχειρηματική μονάδα ή για το σύνολο της εταιρείας; Αν σας ενδιαφέρει το scorecard για περισσότερα του ενός τμήματα του οργανισμού σας, πόσο καλά μπορούν να συνδεθούν αυτά;

Πότε δεν προχωράτε σε εφαρμογή του

Οι μόνες περιπτώσεις όπου προτείνουμε να μην προχωρήσετε στην εφαρμογή ενός Balanced Scorecard είναι όταν ο οργανισμός είναι σε κρίση ή λειτουργείτε σε περιβάλλον με αναταράξεις. Μέρος της ομορφιάς του Balanced Scorecard είναι πως επιτρέπει χρόνο για συζήτηση και σκέψη. Σε περιόδους κρίσης το βασικό είναι να δρας. Το να περιμένεις για να ανταποκριθείς δεν είναι πάντοτε σκόπιμο.

Στο πλαίσιο λοιπόν των σκέψεων που προηγούνται, αν και υπάρχουν επιλογές, οι παρακάτω παράγοντες είναι πολύ σημαντικοί για την επιτυχία ενός Scorecard:

• Σκεφτείτε εκ των προτέρων ποιες διαδικασίες θα χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία του Balanced Scorecard.
• Επικοινωνήστε τη διαδικασία και κερδίστε την αποδοχή των ανθρώπων. Δείξτε τους ποια θα είναι τα οφέλη γι αυτούς.
• Ορίστε ένα συντονιστή για να χειρίζεται το σχεδιασμό και να επιβλέπει την εφαρμογή.
• Παραμείνετε σταθεροί. Αν και η ευελιξία είναι καλή, οι συνεχείς αλλαγές βλάπτουν την αξιοπιστία.
• Έχετε πάντα στο νους σας τους στόχους.
• Προσέχετε τι μετράτε!
• Διασφαλίστε πως οι μετρήσεις που κάνετε όντως μετράνε αυτό που θέλετε, διαφορετικά θα προκαλέσετε ανεπιθύμητες δράσεις.
• Διασφαλίστε πως τα συστήματά σας επιτρέπουν να μετράνε αυτό που θέλετε.
• Κρατήστε το τελικό Scorecard όσο πιο απλό γίνεται.