Τα meetings και πως να τα χειριστείτε

Έχετε παρακολουθήσει δήθεν συζητήσεις στα τηλεοπτικά παράθυρα; Αν καταλάβατε κάτι από αυτές, τότε θα πρέπει να θέσετε πολλά ερωτήματα στον εαυτό σας. Όμως, αν δεν καταλάβατε τίποτε, τότε θα μπορέσετε να συνειδητοποιήσετε ότι σε μία συζήτηση πρέπει να μένετε στο θεματολόγιο και να έχετε την αίσθηση του χρόνου.

Δεν είναι δύσκολο να ξεφύγει μία συζήτηση σε άλλα θέματα. Αυτό μπορεί να συμβεί είτε από συνειδητή επιλογή κάποιου μέλους της ομάδας για κάποιον δικό του λόγο, είτε απλά επειδή έχει χαθεί ο έλεγχος. Συχνά σε μία συζήτηση έρχονται συνειρμικά παραστάσεις και σκέψεις έξω από το θέμα.

Καμιά φορά αυτές ξεκουράζουν το μυαλό και εκτονώνουν εντάσεις και φορτισμένες στιγμές. Το πρόβλημα βρίσκεται στην υπερβολή. Και εδώ καταλυτικό ρόλο παίζει ο συντονιστής της ομάδας, ο οποίος θα πρέπει γρήγορα να επαναφέρει την συζήτηση στον δρόμο της.

Ως συντονιστής μίας σύσκεψης, να τελειώνετε πάντα στην ώρα σας. Μερικοί από την ομάδα μπορεί να έχουν κανονίσει άλλες εργασίες και συναντήσεις μετά την σύσκεψη.

Προσέξτε μήπως τους εκθέτετε με τον τρόπο αυτό σε τρίτους. Αν ο χρόνος δεν έφθασε και πάλι, διακόψτε και συνεχίστε άλλη ώρα ή ημέρα. Σκεφθείτε ξανά μήπως δεν ελέγξατε την συζήτηση και πλάτειασε, καθώς και το αν συζητήσατε πρώτα τα σημαντικά θέματα, όπως θα έπρεπε.

Επίσης, στην συζήτηση στο πλαίσιο μίας σύσκεψης, μην ανταγωνίζεστε τα μέλη που συμμετέχουν σε αυτήν. Αντιθέτως, καλόν είναι να δώσετε προτεραιότητα στις δικές τους ιδέες. Να προσέχετε και να τους ακούτε όλους.

Παραφράστε αυτά που λένε, αλλά μην τα κρίνετε. Μην βάζετε κανέναν σε αμυντική θέση. Όλων οι ιδέες είναι σημαντικές. Ελέγξτε τους κυριαρχικούς τύπους, χωρίς να τους κάνετε να απομακρυνθούν. Ελέγξτε αν το δικό σας ενδιαφέρον και το δικό σας μεράκι είναι μεταδοτικά και σε αυτούς.

Κρατήστε τους όλους ενήμερους για το πού βρίσκονται και για το τί αναμένετε από αυτούς. Κρατήστε σημειώσεις γι αυτά που λένε, έτσι ώστε να βλέπουν όλοι καθαρά.

Ελέγχετε αν οι προτεινόμενες ιδέες, ενώ δίνουν λύση, συναντούν αντιπαλότητα. Δώστε τον έλεγχο των συσκέψεων διαδοχικά σε κάποιον άλλον.

Όποιος ξέρει να ελέγχει μία συνάντηση, γίνεται καλύτερο μέλος.