Η GDPR, τα email εργαζομένων και πώς να μην την... πατήσετε

Η αντιμετώπιση ζητημάτων που αφορούν προσωπικά δεδομένα εργαζομένων (θα πρέπει να) απασχολεί το σύνολο των εργοδοτών και επιχειρήσεων. Τα θέματα αυτά αναφύονται, κατά κανόνα, κατά τη διάρκεια της εργασιακής σχέσης. Κάποια κατά τη διάρκεια αλλά και μετά τη λήξη της. Ένα τέτοιο θέμα είναι και η διαχείριση της επαγγελματικής διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (:e-mail) εργαζομένου που αποχωρεί από την εργασία του.

Η στάση της Βελγικής Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα

Η τύχη του επαγγελματικού e-mail εργαζομένου, μετά την αποχώρησή του από την εργασία του, απασχόλησε τη Βελγική Αρχή Προστασίας Δεδομένων με τη (σημαντική) υπ’ αριθμ. 64/2020 απόφασή της. Μια απόφαση που έχει ήδη δημιουργήσει προβληματισμούς αλλά και πονοκεφάλους, τόσο στο Βέλγιο όσο και στην Ευρώπη. Βεβαίως και στη χώρα μας.

Η περίπτωση που κλήθηκε να διαχειριστεί η Βελγική Αρχή Προστασίας Δεδομένων αφορούσε μια μικρή οικογενειακή (αρχικά) επιχείρηση. Η εταιρεία αυτή κάποια στιγμή απέλυσε, μεταξύ άλλων, τον CEO της.
Τον Μάρτιο του 2019, τρία χρόνια μετά την πρώτη απόλυση, διαπιστώθηκε πως εξακολουθούσαν να βρίσκονται σε χρήση οι επαγγελματικές ηλεκτρονικές διευθύνσεις εκείνων που απομακρύνθηκαν. Να σημειωθεί εδώ πως οι συγκεκριμένες ηλεκτρονικές διευθύνσεις απαρτίζονταν από το όνομα των εργαζομένων (όπως συνηθίζεται) και το όνομα της εταιρείας.

Ο πρώην CEO απαίτησε την παύση της χρήσης των ηλεκτρονικών τους διευθύνσεων από την εταιρεία. Η εταιρεία υποστήριξε πως τα συγκεκριμένα e-mail είχαν μεν απενεργοποιηθεί, τα εισερχόμενα μηνύματα, ωστόσο, προωθούνταν σε τρίτη ηλεκτρονική διεύθυνση της εταιρείας. Σκοπός της ήταν, κατά τη δήλωσή της, η αποτροπή απώλειας σημαντικών e-mails τρίτων, δεδομένης και της σημαντικής θέσης που κατείχαν οι αποχωρήσαντες.

Κατάληξη της ως άνω υπόθεσης αποτέλεσε η απόφαση της Βελγικής Αρχής, που επέβαλε πρόστιμο 15.000€ στη συγκεκριμένη εταιρεία. Ένα πρόστιμο όμως που δεν στερούνταν αξίας, δεδομένου και του μικρού της μεγέθους.

Η σημασία όμως της συγκεκριμένης απόφασης έγκειται, ιδίως, στις κατευθύνσεις που παρέχει, διάσπαρτες στο σώμα της, σχετικά με την αντιμετώπιση ανάλογων υποθέσεων.

Οι κατευθύνσεις της Βελγικής Αρχής

Η Βελγική Αρχή αναφέρεται, με την ως άνω απόφασή της, στη διαχείριση του συγκεκριμένου θέματος (:διαχείριση επαγγελματικών e-mail εργαζομένων) πριν και μετά τη λύση της εργασιακής σχέσης.

Πριν τη λύση της εργασιακής σχέσης

Κάθε εργασιακή σχέση θα βρεθεί, κάποια στιγμή (και κατ’ αναπόδραστη συνέπεια) στο πέρας της. Ένα πέρας που συναρτάται με την παραίτηση του εργαζομένου, τη συνταξιοδότηση, την απόλυση ή τον θάνατό του. Σε κάθε περίπτωση, η εταιρεία οφείλει να έχει μεριμνήσει εκ των προτέρων και (μεταξύ άλλων) για την τύχη των επαγγελματικών e-mail των εργαζομένων της. Ως εκ τούτου, όπως αναφέρει η Βελγική Αρχή, κάθε εταιρεία θα πρέπει να ενημερώνει (μέσω της σχετικής Πολιτικής της) τους εργαζομένους της για τον τρόπο που πρόκειται να διαχειριστεί τα συγκεκριμένα e-mail τους, σε περίπτωση λύσης της εργασιακής σχέσης.

Με βάση λοιπόν την ανωτέρω απόφαση κατά τη φάση της (επικείμενης) αποχώρησης του εργαζομένου (αυτονοήτως, όταν δεν λαμβάνει χώρα αιφνιδίως):

(α) Ο εργαζόμενος θα πρέπει να μπορεί να συλλέξει ή να διαγράψει τις ιδιωτικές ηλεκτρονικές επικοινωνίες του. Θα πρέπει, επίσης, να ενημερώνεται για το «μπλοκάρισμα» της διεύθυνσης του επαγγελματικού του e-mail.

(β) Η εταιρεία θα πρέπει παράλληλα, πριν από τον αποκλεισμό της επαγγελματικής διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να δημιουργήσει μια αυτοματοποιημένη απάντηση στους (προς εκείνη) αποστολείς ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Θα πρέπει, επίσης, το αργότερο μέχρι την ημέρα της πραγματικής αποχώρησης του εργαζομένου, να έχει «μπλοκάρει» τη διεύθυνση του επαγγελματικού του e-mail.

Μετά τη λύση της εργασιακής σχέσης

Η ανωτέρω απόφαση δίνει, όπως ήδη αναφέραμε, σαφείς κατευθύνσεις (και) όσον αφορά το διάστημα που ακολουθεί τη, με οποιονδήποτε τρόπο, αποχώρηση του εργαζόμενου. Συγκεκριμένα, επισημαίνει ότι:

(α) Η αυτοματοποιημένη απάντηση θα πρέπει να είναι ενεργή και να αποστέλλεται στους αποστολείς-τρίτους για χρονικό διάστημα ενός μήνα και, υπό προϋποθέσεις, για ένα τρίμηνο.

(β) Η επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του εργαζομένου θα πρέπει, κατά την ως άνω απόφαση, να διαγράφεται μετά την παρέλευση του προαναφερθέντα μήνα (ή, κατά παράταση, τριμήνου -κατ’ ανώτατο όριο).

Είναι δεδομένο πως η εν λόγω απόφαση υπέρμετρα (κατά την άποψη του γράφοντος) περιορίζει την επιχειρηματική ελευθερία. Ιδίως όσον αφορά το χρονικό διάστημα (:μήνα ή, κατ’ ανώτατο όριο, τρίμηνο) που αξιολογεί ως ικανό/αρκετό για την ενημέρωση των αποστολέων-τρίτων (λ.χ. πελατών και συνεργατών) της επιχείρησης/εργοδότη. Τούτο μάλιστα, ως οριζόντια ρύθμιση, ανεξάρτητα από το μέγεθός της και τον αριθμό των υπαλλήλων, πελατών και συνεργατών της.

Σε κάθε περίπτωση: η συγκεκριμένη απόφαση της Βελγικής Aρχής είναι, ήδη, δεδομένη. Αποτελεί γεγονός -με την όποια νομική αξία μπορεί να έχει σε πανευρωπαϊκό επίπεδο. Ας ελπίσουμε όμως στην αναθεώρησή της από τις αντίστοιχες Αρχές των επιμέρους χωρών-μελών της ΕΕ, οι οποίες με βεβαιότητα θα κληθούν να διαχειριστούν αντίστοιχα θέματα.

Μέχρι τότε, μία και μόνη μπορεί να είναι η προτροπή (και) προς τις ελληνικές επιχειρήσεις: Γρηγορείτε!


* Managing Partner Koumentakis and Associates Law Firm