Η τέχνη της οργάνωσης

Η δουλειά του επιτελικού μάνατζερ είναι να καταστρώνει σχέδια με τα οποία η εργασία που θέλει να κάνει, να γίνεται.  

Στην βάση αυτού του στόχου, που θα έπρεπε να υπάρχει ακόμα και στις πολύ μικρές επιχειρήσεις, η τέχνη της οργάνωσης αποσκοπεί στο να καθορίσουμε ποιος και τί κάνει. Με απλά λόγια, αποσκοπεί στον καθορισμό ευθυνών, στην δημιουργία δομών και στην ανάπτυξη σχέσεων. Βασικό στοιχείο έτσι της οργάνωσης είναι το ανθρώπινο δυναμικό και οι σχέσεις συνεργασίας στους κόλπους του.

Η οργάνωση δεν είναι κάτι στατικό. Αλλαγές συμβαίνουν διαρκώς μέσα στην ίδια την επιχείρηση, μέσα στο περιβάλλον στο οποίο λειτουργεί και στο ανθρώπινο δυναμικό που απασχολεί. Αυτό είναι και η αιτία που η εφαρμογή ενός σχεδίου οργάνωσης γίνεται δύσκολη, αν όχι ακατόρθωτη.

Αξίζει βέβαια να έχετε κάποιο πρότυπο σχεδίου στο μυαλό σας, αλλά θα χρειαστεί να το τροποποιήσετε. Ο τρόπος με τον οποίο θα το τροποποιήσετε εξαρτάται από τις περιστάσεις και ειδικά από το ανθρώπινο δυναμικό.

Για παράδειγμα, στα ανώτερα κλιμάκια της επιχείρησης πιθανόν θα αναγκασθείτε να δεχθείτε να προσαρμόσετε το σχέδιό σας ανάλογα με τις δυνατότητες, τις αδυναμίες και τις γνώσεις των στελεχών που διαθέτει η επιχείρηση –τουλάχιστον βραχυχρόνια.

Πιο αναλυτικά, όταν καταστρώνετε ένα νέο σχέδιο οργάνωσης ή μελετάτε την αποτελεσματικότητα του σχεδίου που ήδη υπάρχει, είναι σκόπιμο να:

1.Καθορίσετε τους στόχους αυτού του σχεδίου.

2.Αναλύσετε τις περιστάσεις κάτω από τις οποίες πραγματοποιούνται οι εργασίες της επιχείρησης –δηλαδή, με ποια τεχνολογία, τον ρυθμό ανάπτυξης, ή τον ρυθμό με τον οποίο συμβαίνουν οι αλλαγές, την μορφή του μάνατζμεντ, την στάση των μάνατζερς, το εξωτερικό περιβάλλον.

3.Καθορίσετε ποιες ενέργειες πρέπει να γίνονται για να επιτύχετε τους σκοπούς του σχεδίου.

4.Κάνετε μία λογική ομαδοποίηση των ενεργειών που πρέπει να γίνονται.

5.Καθορίσετε τις σχέσεις που θα πρέπει να υπάρχουν μέσα στο σχέδιο (κάθετα, μέσα σε κάθε ενέργεια, και οριζόντια, ανάμεσα σε όλες τις ενέργειες), δίνοντας ιδιαίτερη προσοχή στην ανάγκη που παρουσιάζεται για ολοκλήρωση των συναφών ενεργειών.

6.Επιδιώξετε όλα τα στελέχη της επιχείρησης να κατανοήσουν τί θα πρέπει να κάνουν (καθορισμός ευθυνών-αρμοδιοτήτων), μέχρι ποιο σημείο μπορούν να προχωρήσουν (καθορισμός έκτασης της εξουσίας), το πλαίσιο μέσα στο οποίο θα δρουν, και τις σχέσεις που θα πρέπει να διατηρούν.