Tι πρέπει να ξέρετε για την online συμμετοχή σε Γενική Συνέλευση μιας ΑΕ

Καθώς η Γενική Συνέλευση της ΑΕ είναι το ανώτατο όργανό της, η συμμετοχή των μετόχων αποδεικνύεται μείζονος σημασίας. Είναι φυσιολογικό, ως εκ τούτου, να λαμβάνονται ιδιαίτερες μέριμνες από τον νόμο για τη διευκόλυνση της συμμετοχής τους σε αυτή (και) από απόσταση. Εδώ θα μας απασχολήσει η συμμετοχή, κατά τη διάρκειά της, με οπτικοακουστικά ή άλλα ηλεκτρονικά μέσα.

Η δυνατότητα συμμετοχής με οπτικοαουστικά ή άλλα ηλεκτρονικά μέσα

Η πρόσκληση της ΓΣ μπορεί να προβλέπει τη δυνατότητα συμμετοχής από απόσταση με οπτικοακουστικά ή άλλα ηλεκτρονικά μέσα, χωρίς να είναι αναγκαία η φυσική παρουσία του μετόχου στον τόπο συνεδρίασης της ΓΣ. Θεωρείται, στην περίπτωση αυτή, ότι συμμετέχει ωσάν να ήταν παρών. Δεν προϋποτίθεται σχετική καταστατική πρόβλεψη.

Οι μέτοχοι που συμμετέχουν, με τον συγκεκριμένο τρόπο, στη ΓΣ λαμβάνονται υπόψη για το σχηματισμό της απαρτίας και πλειοψηφίας, όπως ακριβώς και οι παρόντες. Είναι επιτρεπτή η εξ ολοκλήρου διεξαγωγή της ΓΣ με οπτικοακουστικά ή άλλα ηλεκτρονικά μέσα, εάν συναινούν προς τούτο όλοι οι μέτοχοι (:«καθολική» ΓΣ).

Παρά τις προφανείς ομοιότητες, η διεξαγωγή της ΓΣ με τη συμμετοχή μετόχων με οπτικοακουστικά ή άλλα ηλεκτρονικά μέσα δεν πρέπει να συγχέεται με την περίπτωση των virtual meeting, όπου η ΓΣ διεξάγεται, αποκλειστικά, με ηλεκτρονικά μέσα. Ελλείπει, δηλαδή, ο φυσικός τόπος συνεδρίασης. Απαιτείται, στην περίπτωση αυτή, προηγούμενη καταστατική πρόβλεψη.

Η αξίωση συμμετοχής σε ΓΣ με τηλεδιάσκεψη

Κάθε μέτοχος μπορεί να αξιώσει να διεξαχθεί η συνεδρίαση με τηλεδιάσκεψη ως προς αυτόν. Τούτο, εφόσον:

(α) κατοικεί σε άλλη χώρα από εκείνη όπου λαμβάνει χώρα η συνέλευση. Εναλλακτικά, όταν: (β) υπάρχει άλλος σπουδαίος λόγος, ιδίως ασθένεια, αναπηρία ή επιδημία.

Στις παραπάνω περιπτώσεις (αλλά και σε κάθε άλλη που συντρέχει σπουδαίος λόγος στο πρόσωπο μετόχου), η ΑΕ υποχρεούται (διά του ΔΣ) να μεριμνήσει, ώστε να συμμετάσχει ο αιτών μέτοχος στη ΓΣ με τηλεδιάσκεψη. Στην περίπτωση επίκλησης άλλου (εκτός από τους προαναφερθέντες) σπουδαίο λόγο καλείται το ΔΣ να κάνει τη σχετική αξιολόγηση.

Τα μέτρα διασφάλισης

Σε περίπτωση υβριδικής ΓΣ, η ΑΕ υποχρεούται να προβεί στη λήψη επαρκών μέτρων για τη διασφάλιση τριών, συγκεκριμένων, στόχων. Ειδικότερα:

• Ταυτότητας, νομιμοποίησης μετόχου & ηλεκτρονικής σύνδεσης

Η ΑΕ υποχρεούται να διασφαλίσει την ταυτότητα του συμμετέχοντος προσώπου. Τη συμμετοχή, επίσης, εκείνων, μόνον, των προσώπων που δικαιούνται να συμμετέχουν ή να παρίστανται στη ΓΣ-αποκλειστικά. Και, τέλος, την ασφάλεια της ηλεκτρονικής σύνδεσης.

Όσα το καταστατικό της ΑΕ (ενδεχομένως) προβλέπει να τηρηθούν για την κατάθεση και δέσμευση των μετοχών-ενόψει της ΓΣ, θα πρέπει απαρέγκλιτα να εφαρμοστούν και από τον μέτοχο που συμμετέχει από απόσταση˙ ωσάν να παρίστατο με φυσική παρουσία.

• Δικαιώματος συμμετοχής

Η ΑΕ υποχρεούται, επιπρόσθετα, να λαμβάνει επαρκή μέτρα, ώστε να παρέχεται η δυνατότητα στο μέτοχο που συμμετέχει με ηλεκτρονικά ή οπτικοακουστικά στη ΓΣ να ασκεί κάθε έκφανση του δικαιώματος συμμετοχής του στις εργασίες της (παρακολούθησης, αμφίδρομης επικοινωνίας, ψήφου κλπ.).

Η μεταχείριση του μετόχου που συμμετέχει από απόσταση του δεν πρέπει να καθίσταται δυσμενέστερη ούτε, όμως, και ευνοϊκότερη, σε σχέση με τους φυσικώς παρόντες. Τίθεται, ειδάλλως, ζήτημα παραβίασης της αρχής της ίσης μεταχείρισης των μετόχων.

• Ακριβούς καταγραφής ψήφου

Η ΑΕ υποχρεούται, επιπρόσθετα, να λαμβάνει επαρκή μέτρα, ώστε να είναι δυνατή η ακριβής καταγραφή της ψήφου του μετόχου που συμμετέχει από απόσταση. Απαγορεύεται η μυστική ψηφοφορία στην περίπτωση διεξαγωγής ΓΣ, στην οποία μετέχει μέτοχος με οπτικοακουστικά ή άλλα ηλεκτρονικά μέσα. Ειδικές ρυθμίσεις διέπουν τις εταιρείες με καταστατική έδρα στην Ελλάδα, των οποίων οι μετοχές έχουν εισαχθεί προς διαπραγμάτευση σε ρυθμιζόμενη αγορά της Ένωσης.

Ακυρωσία της απόφασης ΓΣ λόγω αδυναμίας συμμετοχής

Οι επιπλέον απαιτήσεις νομιμότητας της ως άνω υβριδικής διεξαγωγής της ΓΣ καθιστούν περισσότερο ευάλωτη την απόφασή της σε αιτιάσεις ακυρώσιμης λήψης της, εφόσον εδράζονται σε υπαιτιότητα της ΑΕ. Ακόμη και σε αυτήν την περίπτωση, ωστόσο, η τελευταία μπορεί να αποφύγει ακυρωσίες, εφόσον διαχειρίστηκε την κατάσταση με τον ενδεδειγμένο τρόπο.

Δηλαδή, εφόσον προέβη στην άμεση διακοπή των εργασιών της ΓΣ μέχρι την αποκατάσταση της διαδικτυακής συνδεσιμότητας του μετόχου και, στη συνέχεια, καταχώρισε προσηκόντως στα πρακτικά την αιτία της διακοπής και την τυχόν συνέχιση της συνεδρίασης.

Αν, αντίθετα, η αιτία της μη συμμετοχής του μετόχου οφείλεται σε υπαιτιότητά του ή τεχνικό πρόβλημα του παρόχου του ή σε ανωτέρω βία και η ΑΕ έλαβε τα αναγκαία και επαρκή μέτρα για τη διασφάλιση της συμμετοχής του, η ευθύνη βαρύνει τον ίδιο τον μέτοχο. Αποκλειστικά.

Οι εξελίξεις σε παγκόσμιο επίπεδο, η τεχνολογία, βεβαίως και η πανδημία, μας έχουν ήδη οδηγήσει να αποδεχθούμε πως η Γενική Συνέλευση της ΑΕ δεν είναι, πλέον, αναγκαίο να διενεργείται με τη φυσική παρουσία του συνόλου των μετόχων. Κάποιες φορές η ΓΣ διενεργείται υβριδικά (φυσική παρουσία και με ηλεκτρονικά μέσα συμμετοχή) και κάποιες άλλες μόνον με ηλεκτρονικά μέσα.

Περισσότερο από αναγκαίο, πάντως, στις περιπτώσεις αυτές, να καταβάλλουμε την αναγκαία μέριμνα τόσο σε τεχνικό, όσο και -ιδίως- σε νομικό επίπεδο για την αποφυγή λήψης αποφάσεων που είναι ενδεχόμενο να ακυρωθούν.

Τι συμβαίνει, όμως, με την επιστολική ψήφο; Περί αυτής σε επόμενη αρθρογραφία μας.

* Ο Σταύρος Κουμεντάκης είναι Managing Partner Koumentakis and Associates Law Firm