Η... τέχνη της λήψης αποφάσεων

Είναι τέχνη η λήψη αποφάσεων; Για κάποιους η απάντηση είναι θετική. Όμως για κάποιους άλλους ισχύει το όχι. Η αλήθεια ίσως να βρίσκεται κάπου στη μέση. Σε κάθε περίπτωση πάντως, το να εργάζεται κανείς αποτελεσματικά είναι κάτι που μαθαίνεται. Και μια πρώτη τεχνική, είναι το περίφημο «Διάγραμμα του Αϊζενχάουερ».

«Οι πιο επείγουσες αποφάσεις σπανίως είναι και οι πιο σημαντικές». Αυτά τα λόγια αποδίδονται στον πρώην Πρόεδρο των ΗΠΑ Ντουάιτ Ντ. Αϊζενχάουερ, ο οποίος θεωρούνταν αυθεντία στη διαχείριση του χρόνου του, είχε δηλαδή την ικανότητα να κάνει τα πάντα τη σωστή στιγμή.

Η μέθοδος Αϊζενχάουερ θα σας βοηθήσει να διακρίνετε τα επείγοντα από τα σημαντικά. Όποια δουλειά κι αν φτάνει στα χέρια σας, ταξινομήστε την πρώτα με βάση το διάγραμμα του Αϊζενχάουερ και ύστερα αποφασίστε πότε θα πρέπει να κάνετε τι. Συχνά εστιάζουμε υπερβολικά στο πεδίο «επείγον και σημαντικό», δηλαδή στα πράγματα που πρέπει να γίνουν αμέσως.

Διερωτηθείτε: Πότε θα κάνω αυτά που είναι σημαντικά αλλά όχι επείγοντα; Πότε θα αφιερώσω χρόνο στις σημαντικές εργασίες προτού γίνουν επείγουσες; Αυτό είναι το πεδίο των στρατηγικών, μακροπρόθεσμων αποφάσεων.

Άλλος ένας τρόπος να διαχειριστείτε καλύτερα τον χρόνο σας είναι η μέθοδος που αποδίδεται στον πολυεκατομμυριούχο Ουόρεν Μπάφετ: Φτιάξτε μια λίστα με όλα όσα θέλετε να κάνετε σήμερα. Ξεκινήστε με την εργασία που βρίσκεται στην κορυφή της λίστας και μην προχωρήσετε παρακάτω αν δεν την τελειώσετε. Κάθε φορά που ολοκληρώνετε μια εργασία, διαγράφετέ την από τον κατάλογο.
Κάλλιο αργά παρά ποτέ. Αλλά ακόμα καλύτερα να μην αργείς ποτέ.

Ιδιαίτερα χρήσιμη επίσης στη λήψη αποφάσεων αλλά και στην εκτέλεση έργου, είναι η ανάλυση SWOT. Όπως αναφέρουν στο «Βιβλίο των αποφάσεων» οι Mikael Krogerusκαι RomanTschappeler (Εκδόσεις Διόπτρα), με την ανάλυση SWOT μπορούμε να εντοπίσουμε τα προτερήματα (Strengths), τα μειονεκτήματα (Weaknesses), τις ευκαιρίες (Opportunities) και τους κινδύνους (Threats) ενός εγχειρήματος.

Το μοντέλο ανάγεται σε μια έρευνα του Πανεπιστημίου Stanford κατά τη δεκαετία του 1960, στην οποία μελετήθηκαν οι πιο επιτυχημένες επιχειρήσεις των ΗΠΑ. Τι έδειξε η έρευνα; Ότι η απόκλιση μεταξύ σχεδιασμού και τελικού αποτελέσματος ανερχόταν σε ποσοστό 35%. Το πρόβλημα δεν ήταν οι ικανότητες των εργαζομένων, αλλά η ασάφεια των στόχων. Πολλοί δεν γνώριζαν καν για ποιον ακριβώς λόγο έκαναν ό,τι έκαναν. Βάσει των συμπερασμάτων της έρευνας, οι επιστήμονες ανέπτυξαν τη μέθοδο SWOT, η οποία αποσκοπεί στην καλύτερη κατανόηση ενός εγχειρήματος από τους συμμετέχοντες σε αυτό.

Κατά την εφαρμογή της μεθόδου καλό είναι να μη συμπληρώνονται απλώς τα πεδία μηχανικά, αλλά να τίθενται επιπλέον και ορισμένα ερωτήματα: Πώς μπορούμε να τονίσουμε τα δυνατά σημεία μας και να αντισταθμίσουμε (ή να καλύψουμε) τα αδύναμα; Πώς μπορούμε να αξιοποιήσουμε καλύτερα τις ευκαιρίες; Πώς μπορούμε να προστατευθούμε από τους κινδύνους;

Το ενδιαφέρον με την ανάλυση SWOT είναι η ευελιξία της: μπορεί να εφαρμοστεί εξίσου αποτελεσματικά στη λήψη επιχειρησιακών όσο και προσωπικών αποφάσεων.