Οδηγίες για αποτελεσματική ανάθεση καθηκόντων

Γνωστός και σοβαρός καθηγητής Διοίκησης των Επιχειρήσεων, ο κ. Δημ. Μπουραντάς δεν χρήζει συστάσεων. Το έργο του μιλά από μόνο του και βέβαια λέει πολλά.

Ιδού λοιπόν τι συστήνει στους ηγετικούς μάνατζερ, που επιδιώκουν να αναθέσουν καθήκοντα και έργα προς εκτέλεση σε συνεργάτες τους:

1. Επιλέγω τον πιο κατάλληλο συνεργάτη.

2. Εξηγώ με πλήρη σαφήνεια τι και γιατί πρέπει να υλοποιηθεί, με ποιες ενέργειες, πότε και πώς; Θα μετρηθούν τα αποτελέσματα ή θα αξιολογηθεί η ποιότητα της εργασίας; Εξηγώ επίσης γιατί κάνω τη συγκεκριμένη ανάθεση.

3. Κάνω σαφή σύνδεση του ανατιθέμενου έργου με τους στόχους της διεύθυνσης ή του τμήματος και της επιχείρησης, και εξηγώ πλήρως τη σημαντικότητα του έργου.

4. Εξηγώ με σαφήνεια τα οφέλη για τον συνεργάτη [ανάπτυξη, αξιολόγηση, αναγνώριση, εξέλιξη],

5. Προσδιορίζω σαφώς και συζητώ με τον συνεργάτη την υποστήριξη των συνεργασιών, των μέσων, των πληροφοριών ή οτιδήποτε άλλο θα είναι αναγκαίο για την αποτελεσματική υλοποίηση του ανατιθέμενου έργου.

6. Προσδιορίζω με ακρίβεια την ευθύνη και την ελευθερία πρωτοβουλιών του συνεργάτη, ποιες αποφάσεις θα παίρνει ο ίδιος και για ποιες θα ζητά έγκριση.

7. Συμφωνώ τον τρόπο και τον χρόνο παρακολούθησης και αξιολόγησης των αποτελεσμάτων και του feedback που θα δίνω στον συνεργάτη.

8. Ενθαρρύνω τον συνεργάτη να κάνει ερωτήσεις και να εκφράζει φόβους, περιορισμούς [π.χ. έλλειψη χρόνου], εμπόδια.

9. Ενισχύω την αυτοεκτίμηση και την αυτοπεποίθηση του συνεργάτη.

10. Καθοδηγώ τον συνεργάτη για το πώς θα κάνει τα σωστά πράγματα σωστά. Επισημαίνω κρίσιμους παράγοντες επιτυχίας και πιθανών λαθών ή τις παγίδες.

11. Ενημερώνω όλους όσους αφορά η ανάθεση.

12. Μέσω ερωτήσεων βεβαιώνομαι αν ο συνεργάτης κατανόησε το τί, το γιατί, το πώς και το πότε της ανάθεσης, και βολιδοσκοπώ τη διάθεσή του να ανταποκριθεί.