Κάντε τις συναντήσεις σας να αξίζουν

Πόσες φορές έχετε παραπονεθεί για τις ώρες που έχετε καταναλώσει συμμετέχοντας σε μη παραγωγικές και χρονοβόρες συναντήσεις;

Αλλά και πάλι πόσες φορές μια συνάντηση ήταν σωτήρια επειδή είχε σχεδιαστεί και υλοποιηθεί καλά; Επίσης πόσες φορές θυμώσατε που έγινε μια συνάντηση χωρίς εσάς που είχατε χρήσιμη εμπειρία να μοιραστείτε;

Οι επιδόσεις των εταιρειών εξαρτώνται πολύ από την ποιότητα των συναντήσεων:  Καλλίτερες συναντήσεις σημαίνουν καλλίτερη επικοινωνία και καλλίτερη επικοινωνία σημαίνει καλλίτερες αποφάσεις οι οποίες έχουν άμεσο αντίκτυπο στα οικονομικά αποτελέσματα της εταιρείας.

Ας δούμε κάποια μυστικά:

1.       Μην οργανώνετε συνάντηση με το παραμικρό

Αν είναι απλή πληροφορία μπορείτε να στείλετε  μήνυμα. Αν θέλετε πραγματικά την ειλικρινή ανταλλαγή απόψεων και γνώσεων ανάμεσα στα στελέχη σας ώστε να διαμορφώσετε ένα κοινό και ολοκληρωμένο σκεπτικό τότε οργανώστε μια καλή συνάντηση.  Στις περιπτώσεις που έχετε αναθέσει με σαφήνεια τις αρμοδιότητες στην ομάδα σας αφήστε τους να αποφασίσουν και ως ομάδα και μην παρεμβαίνετε.

2.       Μην συζητάτε

Οι συναντήσεις δεν είναι για να συζητάμε επι παντός επιστητού και οι παρουσιάσεις με σκοπό τον εντυπωσιασμό είναι παρωχημένες. Οι παραγωγικές συναντήσεις θέλουν ξεκάθαρους στόχους πάνω στους οποίους οι άνθρωποι δουλεύουν και ταιριαστούς δείκτες μέτρησης της απόδοσης. Στην συνάντηση λοιπόν δεν φέρνουν λίστες και δικαιολογίες, αλλά θέματα δράσης που απαιτούν τη συνολική σκέψη και δράση της ομάδας.

3.       Ξοδέψτε χρόνο για να έχετε χρόνο

Η λέξη – κλειδί είναι προετοιμάζομαι χτίζοντας μια καλή ατζέντα που την μοιράζονται όλοι οι καθ ύλην αρμόδιοι πριν από τη συνάντηση. Αυτό δεν μπορεί να σας πάρει πάνω από μισή το πολύ 1 ώρα. Και καμμιά φορά κατά τη διάρκεια της προετοιμασίας αντιλαμβανόμαστε ότι δεν χρειαζόμαστε συνάντηση.

4.       Μην επιτρέπετε φλυαρίες και παρέκκλιση από την ατζέντα

Η ευθεία είναι η συντομότερα πάσης οδού και ισχύει και για τα θέματα των συναντήσεων.Όλες οι εκτός ημερησίας διάταξης προτάσεις «παρκάρονται» σε ένα πίνακα ή σε ένα φύλλο χαρτί για να εξεταστούν στο μέλλον. Μην αφήνετε τους φλύαρους να σαμποτάρουν τη συνάντηση. Σταματήστε τους εγκαίρως και ευγενικά για να μην ξοδεύετε χρόνο και για να μην δυσκολεύετε τους λιγότερο ομιλητικούς να εκφραστούν.

5.       Αφήστε μια συγκεκριμένη ημέρα την εβδομάδα χωρίς συνάντηση

Τέτοιοι κανόνες βοηθούν στην απόκτηση μιας διαφορετικής στάσης από τη συνηθισμένη και υπογραμμίζουν ότι οργανώνουμε τις συναντήσεις με φειδώ αλλά τις οργανώνουμε καλά. Οι συναντήσεις στο όρθιο και με πολύ μικρή ατζέντα υπονοούν ότι η συνάντηση δεν είναι μια ώρα για ξάπλωμα στην πολυθρόνα όπου θα σκεφτόμαστε χωρίς να μας διακόπτουν.

Οι συναντήσεις είναι ένα εξαιρετικά χρήσιμο εργαλείο δημιουργίας καινοτόμων λύσεων και προτάσεων. Στο χέρι μας είναι να τις αξιοποιούμε συστηματικά.

*H Δρ Βενετία Κουσία είναι Γενική Διευθύντρια στο Συμβούλιο Ανταγωνιστικότητας της Ελλάδας