Πώς να κερδίσετε τη μάχη με τη γραφειοκρατία

Για να διαπιστώσετε αν η επιχείρησή σας υποφέρει από υπερβολική γραφειοκρατία, απαντήστε στις ακόλουθες ερωτήσεις:

· Μήπως υπάρχουν έλεγχοι που δεν είναι απόλυτο αναγκαίοι;

· Μήπως κάποια δραστηριότητα γίνεται μόνο και μόνο για επιθεώρηση ή έγκριση της απόδοσης κάποιου άλλου;

· Χρειάζονται συνήθως πάνω από μια υπογραφές;

· Χρειάζονται συνήθως πάνω από ένα αντίγραφο;

· Μήπως υπάρχουν αντίγραφα που δεν ξέρετε σε τι χρησιμεύουν;

· Αποτελούν οι άνθρωποι, ομάδες κι οι διαδικασίες που εμπλέκομαι εμπόδιο στην έγκαιρη και αποτελεσματική ολοκλήρωση των εργα­σιών;

Αν η απάντησή σας στις περισσότερες από τις παραπάνω ερωτήσεις είναι "ναι", τότε πρέπει κάτι να κάνετε για τη γραφειοκρατία που απει­λεί να πνίξει την εταιρία σας. Πρέπει να καταστήσετε σαφές ότι:

· Η εταιρία δεν πρόκειται να ανέχεται περιττές διαδικασίες.

· Κάθε υπογραφή έγκρισης και κάθε δραστηριότητα αναθεώρησης θα πρέπει να αιτιολογείται με οικονομικά κριτήρια.

· Η μείωση του συνολικού χρόνου του κύκλου των διαδικασιών είναι ένας από τους κύριους στόχους της επιχείρησης.

· Οι δραστηριότητες που δεν προσθέτουν αξία - αναθεώρηση, έγκριση και δεύτερη υπογραφή, επιθεώρηση - και οδηγούν σε καθυστερήσεις θα πάψουν σταδιακά να υφίστανται.