O manager και η διαδικασία ελέγχου

Δεν αρκεί μόνον να βάζετε στόχους, πρέπει και να τους υλοποιείτε. Και για να τους υλοποιήσετε χρειάζεστε συστήματα «συναγερμού».

Υπάρχουν τρεις ερωτήσεις: 1) Τί είναι αυτό που ίσως πάει στραβά; · 2) Πώς και πότε θα το μάθω; · 3) Τί θα κάνω τότε;

Η πρώτη ερώτηση παραπέμπει στην έννοια των προτύπων (standards). Τα πρότυπα είναι μέτρο της αποτελεσματικότητας της απόδοσης στην προσπάθεια να πετύχουμε τους στόχους. Ποσοτικοποιούν την απόδοση. Τα πρότυπα αναγκαστικά πρέπει να είναι αποδεκτά και κατανοητά. Η δυσκολία είναι να βρεθεί η κατάλληλη μεταβλητή που θα δίνει τα σωστά μηνύματα για την πορεία προς τον στόχο, που θα μετριέται απλά, αλλά και που θα μπορεί να την παρακολουθεί εύκολα και ο εργαζόμενος την ώρα που συμβαίνει.

Η δεύτερη ερώτηση παραπέμπει στο σύστημα συλλογής πληροφοριών και των κατάλληλων μετρήσεων. Πληροφορίες είναι αυτές που περνούν μέσα από τα επίσημα κανάλια επικοινωνίας της επιχείρησης, αλλά και σε άλλες. Σε ποιες στηρίζεστε; Τί θα μετράτε; Κάθε πότε; Ποιος θα μετράει; Με ποιον τρόπο;

Τέλος, υπάρχει το θέμα της παρέμβασης. Είναι η καρδιά κάθε συστήματος ελέγχου. Γι’ αυτό πληρώνεστε. Μέχρι εδώ, τα θέματα είναι διαδικασίες. Εδώ μετριέται ο καθένας. Μην υπεραντιδράτε στις αποκλίσεις.

Μοιράστε τις στους συντελεστές της συγκεκριμένης δραστηριότητας. Ζητήστε την γνώμη τους. Αυτός που αποφασίζει παρεμβάσεις χωρίς να ρωτάει την πηγή των αποκλίσεων, δεν είναι απλώς αυταρχικός αλλά μάλλον αφελής –και είναι βέβαιον ότι έχει πάρει τον σίγουρο δρόμο της αποτυχίας. Ο κάθε εργαζόμενος είναι χρυσωρυχείο πληροφοριών για την δουλειά του. Μην στερείτε τον εαυτό σας από τις ουσιαστικές αυτές πληροφορίες.

Ο έλεγχος πρέπει να εστιάζει εκεί που το ρίσκο είναι μεγάλο –και μην ξεχνάτε ότι έχει κόστος.