Οδηγός για την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση: Τι πρέπει να γνωρίζετε

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση, είναι η ψηφιακή ανταλλαγή τιμολογίων μεταξύ προμηθευτή και αγοραστή ενός αγαθού ή μιας υπηρεσίας, ενώ το ηλεκτρονικό τιμολόγιο είναι ένα αρχείο που εκδίδεται, αποστέλλεται και παραλαμβάνεται με δομημένο τρόπο που καθιστά εύκολη την αυτόματη και ηλεκτρονική επεξεργασία του.

Στην Ευρωπαϊκή Ένωση, επιχειρήσεις και δημόσιοι φορείς χρησιμοποιούν το ευρωπαϊκό πρότυπο για την ηλεκτρονική τιμολόγηση. Ακολουθώντας τη σχετική οδηγία της ΕΕ, στην Ελλάδα είναι πλέον υποχρεωτική η ηλεκτρονική τιμολόγηση στο πλαίσιο όλων των συναλλαγών με δημόσιους φορείς (B2G), ενώ σε ό,τι αφορά τις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων, προς το παρόν είναι προαιρετική.

Ωστόσο, ακολουθώντας το παράδειγμα άλλων χωρών, σύντομα η Ελλάδα θα καταστήσει την ηλεκτρονική τιμολόγηση υποχρεωτική και για τις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων (B2B). Hδη τον Ιούλιο 2024, η κυβέρνηση κατέθεσε αίτημα στην Κομισιόν για την καθολική εφαρμογή του μέτρου σε όλες τις επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στην Ελλάδα από τον Ιανουάριο του 2025.

Αυτό σημαίνει ότι όλες οι επιχειρήσεις που εκδίδουν τιμολόγια θα πρέπει να επιλέξουν κάποιον πιστοποιημένο Πάροχο Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, όπως η SOFTONE IMPACT ακόμα κι αν δεν συναλλάσσονται με το Δημόσιο –χωρίς να περιμένουν το νομικό πλαίσιο, καθώς με αυτόν τον τρόπο πραγματοποιείται και η αυτόματη διαβίβαση των παραστατικών στα Ηλεκτρονικά Βιβλία myDATA η οποία έτσι κι αλλιώς είναι υποχρεωτική.

Τι είναι το EINVOICING;

Το EINVOICING της SOFTONE IMPACT, είναι μία υπηρεσία που απαλλάσσει κάθε επιχείρηση από οποιαδήποτε εργασία εκτύπωσης, αρχειοθέτησης, εμφακέλωσης και αποστολής έντυπων παραστατικών.

Αναφέρουμε τη λέξη “υπηρεσία” και όχι εφαρμογή διότι πρόκειται για ένα εργαλείο το οποίο λειτουργεί στο cloud. Χωρίς αρχική επένδυση και χωρίς να χρειάζεται ειδικός εξοπλισμός, η επιχείρηση μπορεί να εκδίδει και να διακινεί ηλεκτρονικά τιμολόγια και αποδείξεις λιανικής απευθείας από το σύστημα λογισμικού ή τιμολόγησης που χρησιμοποιεί, αρχειοθετώντας τα αυτόματα στο cloud.

Οφέλη στη λιανική (B2C)

Το EINVOICING της SOFTONE IMPACT απλοποιεί σημαντικά ολόκληρη τη διαδικασία ενός παραστατικού λιανικής, από την έκδοση και αποστολή του στον πελάτη μέχρι τη διαβίβασή του στη myDATA και την αρχειοθέτησή του. Παράλληλα, η χρήση της πιστοποιημένης υπηρεσίας EINVOICING καταργεί την παραδοσιακή ταμειακή μηχανή με όλα τα πλεονεκτήματα που αυτό συνεπάγεται (κόστος, αναβαθμίσεις συσκευών, service, συνδέσεις κ.λπ).

Όπως προαναφέραμε, πρόκειται για μια συνδρομητική cloud υπηρεσία 100% ασφαλή και προσβάσιμη από οποιαδήποτε συσκευή, η οποία δεν απαιτεί απολύτως καμία αρχική επένδυση εκ μέρους της επιχείρησης. Η αποθήκευση των αποδείξεων λιανικής στο cloud επιτρέπει την αναζήτησή τους ανά πάσα στιγμή, τόσο από το κατάστημα, όσο και από τον πελάτη. Και όλα αυτά, οποιαδήποτε στιγμή και από οποιαδήποτε συσκευή.

Οφέλη στο χονδρεμπόριο (Β2Β)

Σε επίπεδο πωλήσεων μεταξύ επιχειρήσεων (Β2Β), το EINVOICING έχει και πάλι να επιδείξει μία σειρά από εξαιρετικά πλεονεκτήματα όπως:

• Σημαντική μείωση κόστους σε σχέση με τη χειροκίνητη διαδικασία εκτύπωσης και αποστολής παραστατικών.
• Τα φορολογητέα κέρδη μειώνονται μέσω της προσαύξησης κατά 100%, όλων των δαπανών που αφορούν το πρώτο έτος χρήσης της υπηρεσίας EINVOICING.
• Ο απαιτούμενος χρόνος τήρησης των φορολογικών στοιχείων και βιβλίων που υπόκεινται σε έλεγχο από την ΑΑΔΕ περιορίζεται κατά δύο.
• Το διάστημα επιστροφής φόρου περιορίζεται στις 45 ημέρες.
• Τα τιμολόγια εισπράττονται σε λιγότερες μέρες περιορίζοντας δραστικά τον χρόνο επεξεργασίας και παράδοσής τους.

Οφέλη για τους προμηθευτές του δημόσιου τομέα (B2G)

Στις συμβάσεις του δημοσίου, η υπηρεσία IMPACT B2G EINVOICING καλύπτει την υποχρέωση του νόμου και προσφέρει τη δυνατότητα αυτοματοποιημένης και ασφαλούς αποστολής ηλεκτρονικών τιμολογίων στο Δημόσιο με άμεσα λειτουργικά οφέλη για τον προμηθευτή. Συνοπτικά:

1. Μειώνει τον χρόνο και το κόστος προετοιμασίας και αποστολής παραστατικών σε σχέση με ό,τι ίσχυε μέχρι σήμερα, ενώ η ηλεκτρονική παραλαβή από το Δημόσιο βοηθά στην άμεση και χωρίς σφάλματα επεξεργασία και πληρωμή του, χωρίς την ανάγκη για επαναποστολή λόγω πιθανής απώλειας.
2. Ο προμηθευτής έχει άμεση ενημέρωση σχετικά με την κατάσταση επεξεργασίας των παραστατικών του από την πλευρά της αναθέτουσας αρχής, με απώτερο στόχο την αποφυγή καθυστερήσεων και την ταχύτερη εκκαθάριση και συμφωνία του υπολοίπου.
3. Η χρήση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στο πλαίσιο των δημοσίων συμβάσεων προσφέρει πολλαπλά φορολογικά οφέλη για την επιχείρηση.

H SOFTONE IMPACT είναι μία από τις πρώτες εταιρείες που πιστοποιήθηκε από την ΑΑΔΕ, ενώ η υπηρεσία EINVOICING είναι συμβατή με οποιοδήποτε εμπορικό πρόγραμμα/ERP χρησιμοποιεί η επιχείρηση, πράγμα που σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να αλλάξει ή να αναβαθμίσει το λογισμικό που ήδη χρησιμοποιεί.

Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για τη SOFTONE IMPACT και την υπηρεσία EINVOICING εδώ.

Μπορείτε να μάθετε περισσότερα για τις λύσεις της SOFTONE, μέλος του Ομίλου Olympia εδώ.