Τη λύση ηλεκτρονικής διαβίβασης τιμολογίων υπογεγραμμένων με προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή ανέπτυξε και παρέχει στην ευρωπαϊκή αγορά, μέσω των θυγατρικών της Ideal Systems (ανάπτυξη εξειδικευμένου επιχειρηματικού λογισμικού) και Adacom (Εγγεγραμμένος Πάροχος Υπηρεσιών Πιστοποίησης), η Ideal.

Όπως ανακοίνωσε, στο πλαίσιο της τρέχουσας νομοθεσίας και εκμεταλλευόμενη την εμπειρία των δύο (2) εταιριών στην παροχή εξειδικευμένων επιχειρησιακού λογισμικού και υπηρεσιών πιστοποίησης και ηλεκτρονικής υπογραφής, η Ideal ολοκλήρωσε την απαιτούμενη υποδομή προκειμένου να είναι σε θέση να παραλαμβάνει τα τιμολόγια του προμηθευτή, να τα υπογράφει ηλεκτρονικά και να τα διαβιβάζει τόσο στον τελικό τους παραλήπτη όσο και στον προμηθευτή προς αρχειοθέτηση.

Τα δύο εμπλεκόμενα μέρη (ο προμηθευτής και ο παραλήπτης) μπορούν σε κάθε χρονική στιγμή να ελέγξουν τόσο την ακεραιότητα του ηλεκτρονικά διαβιβασμένου τιμολογίου όσο και την γνησιότητά του βασιζόμενη στην εγκυρότητα της προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής που βασίζεται σε αναγνωρισμένο πιστοποιητικό.

Η υποδομή της ηλεκτρονικής διαβίβασης και υπογραφής των τιμολογίων μπορεί να φιλοξενηθεί είτε στον Οργανισμό που εκδίδει τα προς ηλεκτρονική διαβίβαση ηλεκτρονικά υπογεγραμμένα τιμολόγια είτε στην Adacom ή σε τρίτο εξουσιοδοτημένο από τον προμηθευτή οργανισμό που θα λειτουργήσει και ως κομβικό σημείο για την ηλεκτρονική διαβίβαση ηλεκτρονικά υπογεγραμμένων τιμολογίων με το μοντέλο ASP παρέχοντας ταυτόχρονα την υπηρεσία σε πολλούς προμηθευτές.

Τα οφέλη από την συγκεκριμένη υπηρεσία σε σχέση με τον παραδοσιακό τρόπο αποστολής τιμολογίων είναι πολλαπλά:

- Μείωση κόστους λόγω έλλειψης κόστους εκτύπωσης, εμφακέλλωσης, αποστολής

- Αύξηση της παραγωγικότητας μέσω της δυνατότητας απευθείας εισαγωγής των στοιχείων του τιμολογίου στα πληροφοριακά συστήματα των παραληπτών

- Ευκολία ελέγχου από ελεγκτικούς μηχανισμούς

- Δυνατότητα αυτοματισμών στις συμφωνίες (”reconciliation”) μεταξύ λογιστηρίων

- Δυνατότητα διαμόρφωσης των τιμολογίων ανάλογα με το προφίλ του κάθε πελάτη. Έτσι οι πελάτες μπορούν να λαμβάνουν προσωποποιημένα μυνήματα μαζί με τα τιμολόγια.

- Τα δεδομένα (μήνυμα ή κείμενο) που αποστέλλονται δε μπορούν να αποκαλυφθούν ή να διατεθούν σε μη εξουσιοδοτημένα άτομα (εμπιστευτικότητα).

- Τα δεδομένα δεν μπορούν να αλλοιωθούν κατά τη μετάδοσή τους. Ο παραλήπτης λαμβάνει τα δεδομένα που του στάλθηκαν, χωρίς αυτά να έχουν τροποποιηθεί στο ελάχιστο (ακεραιότητα).

- Σε μια τέτοια συναλλαγή, ο παραλήπτης είναι βέβαιος για την ταυτότητα του αποστολέα (αυθεντικότητα).

Τέλος, όπως επισημαίνεται, αντίθετα με παλαιότερα συστήματα (π.χ. EDI), τα τιμολόγια δεν χάνουν την φυσική τους μορφή. Παράλληλα, η υπηρεσία συνδέεται και είναι απόλυτα συμβατή με τα περισσότερα πληροφοριακά συστήματα (ERP) της αγοράς.