Εφαρμογή αρχειοθέτησης email για την Uniteam Global Business Services από την Team Candi

Η Team Candi, θυγατρική της Info Quest Τechnologies, και μέλος του Ομίλου Quest, σχεδίασε και υλοποίησε εφαρμογή αρχειοθέτησης email (email archiving) στη Uniteam Global Business Services, οργανισμό παροχής επιχειρηματικών υπηρεσιών. Η νέα εφαρμογή αναπτύχθηκε με στόχο τη βελτιστοποίηση της αποθήκευσης και της ανάκτησης μεγάλου όγκου email για το σύνολο του προσωπικού, αυξάνοντας έτσι την παραγωγικότητα, την ασφάλεια, την πρόσβαση και την ακρίβεια της πληροφορίας.

Όπως αναφέρει σχετική ανακοίνωση, η Uniteam Global Business Services προσφέρει μια ευρεία γκάμα υπηρεσιών και λειτουργιών σε αρκετές χώρες. Αυτή η ποικιλία υπηρεσιών δημιουργεί σημαντικό όγκο επικοινωνίας και αυξημένη ανάγκη για ανταλλαγή πληροφοριών, οι οποίες διέπονται από συγκεκριμένους κανόνες και διαδικασίες συμμόρφωσης. Ως αποτέλεσμα, ο οργανισμός αντιμετώπιζε προκλήσεις στη διαχείριση της αλληλογραφίας, γεγονός που αύξανε την πολυπλοκότητα και περιόριζε τη δυνατότητα για έλεγχο. Επιπλέον, σε πολλές περιπτώσεις τα email χρησιμοποιούνται από τους εργαζομένους για την ανάκτηση κρίσιμων πληροφοριών, όπως εταιρικές πολιτικές, διοικητικές αποφάσεις, δεδομένα μισθοδοσίας κλπ. Δηλαδή τα emails λειτουργούσαν ως κύριος αποθηκευτικός χώρος για πληροφορίες και δεδομένα του οργανισμού.

Ανταποκρινόμενη στη πρόκληση αυτή, η Team Candi, σχεδίασε και υλοποίησε μια εξατομικευμένη λύση που ανιχνεύει εισερχόμενα και εξερχόμενα email και τα αποθηκεύει ως αρχείο, εξασφαλίζοντας ότι τα όλα δεδομένα είναι άμεσα προσβάσιμα και η διαχείρισή τους γίνεται αποτελεσματικά για την εξαγωγή συμπεραμάτων.

H υλοποίηση της εφαρμογής στηρίζεται στην ανίχνευση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνονται ή αποστέλλονται σε πραγματικό χρόνο, με χρήση των Azure Logic Apps και κατόπιν στην ανάλυση του email, με ένα Azure function που εξάγει όλα τα metadata, βάσει συγκεκριμένων κανόνων και στη συνέχεια τα αποθηκεύει σε μια ασφαλή SQL βάση δεδομένων, επιτρέποντας στην Uniteam Global Business Services να διατηρεί ανενόχλητα αναλυτικές εγγραφές. Το τελευταίο βήμα της λύσης είναι η αρχειοθέτηση στο cloud, όπου όλα τα email αποθηκεύονται σε ένα Azure Storage Account.

Για την απλoποίηση του τρόπου πρόσβασης σε όλα τα αποθηκευμένα email, η Team Candi ανέπτυξε μια φιλική προς το χρήστη εφαρμογή (portal) που επιτρέπει σε κάθε χρήστη να αναζητήσει, να διαβάσει και να κάνει download όλο το ιστορικό email ή οποιαδήποτε από τα συνημμένα του, πιο εύκολα σε σύγκριση με το περιβάλλον του Outlook.

O Δημήτρης Γκόβαρης, Sales Manager της Team Candi δήλωσε σχετικά:

«Η Team Candi διαθέτει εκτενή εμπειρία στην υλοποίηση έργων αυτοματοποίησης διαδικασιών, η οποία σε συνδυασμό με το υψηλό επίπεδο εξειδίκευσης, μάς επιτρέπει να σχεδιάζουμε και να υλοποιούμε έργα που προσθέτουν πραγματική αξία στην καθημερινή εργασία των πελατών μας και αυξάνουν την παραγωγικότητά τους. Θέλουμε να ευχαριστήσουμε ολόκληρη την ομάδα της Uniteam Global Business Services για την εμπιστοσύνη και τη συνεργασία τους στην υλοποίηση του έργου»

Ο Head Information Technology, Warren Gibbs, της Uniteam Global Business Services σχολίασε:

«Η Team Candi είναι ένας αξιόπιστος συνεργάτης στον τομέα των ψηφιακών τεχνολογιών . Η τεχνογνωσία της εταιρείας στις τεχνολογίες της Microsoft, στην ανάπτυξη εφαρμογών και στη διαχείριση έργων αποδείχθηκε πλήρως κατά τη διάρκεια αυτής της πολύ καλής συνεργασίας. Η εφαρμογή βελτιστοποίησε μια από τις βασικές διαδικασίες του οργανισμού μας και μπορεί να αναπτυχθεί περαιτέρω για να ωφελήσει και άλλες ομάδες».