Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας: Ολες οι υποχρεώσεις των επιχειρήσεων

Νέες ημερομηνίες για παλαιές, αλλά και νέες υποχρεώσεις που σχετίζονται με την εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας εργασίας, έχουν οι επιχειρήσεις με το πληροφοριακό σύστημα Εργάνη να ενημερώνει τα λογιστήρια για το χρονοδιάγραμμα του τρόπου καταγραφής των αλλαγών στην οργάνωση του χρόνου απασχόλησης κάθε εργαζόμενου.

Μάλιστα, ξεκαθαρίζει πως με την μη έγκαιρη υποβολή των απαραίτητων στοιχείων ελλοχεύει ο κίνδυνος επιβολής τσουχτερών προστίμων. Άλλωστε, πλέον, το σύστημα Εργάνη δίνει στοιχεία στην Ανεξάρτητη Αρχή Επιθεώρησης Εργασίας και σύμφωνα με τα αποτελέσματα των ελέγχων κατά τον μήνα Οκτώβριο του 2023, διαπιστώθηκαν παραβάσεις στην εφαρμογή της εργατικής νομοθεσίας, κυρίως όσον αφορά την δήλωση του πραγματικού χρόνου εργασίας, στο 50,34% των επιχειρήσεων που ελέγχθηκαν.

Οι έλεγχοι ήταν στοχευμένοι, διενεργήθηκαν πανελλαδικά με βάση τα στοιχεία που δόθηκαν την ανεξάρτητη αρχή από το ηλεκτρονικό σύστημα risk analysis, που διαθέτει το πληροφοριακό σύστημα Εργάνη, του υπουργείου Εργασίας. Συνολικά, ελέγχθηκαν 580 επιχειρήσεις από διάφορους κλάδους της οικονομίας, από τις οποίες οι 292 εντοπίστηκαν παραβατικές. Βεβαιώθηκαν 324 πράξεις επιβολής προστίμων, συνολικού ύψους 1.192.700 ευρώ.

Να σημειωθεί ότι, η α’ φάση της ίδιας στοχευμένης δράσης είχε πραγματοποιηθεί το δίμηνο Ιουλίου – Αυγούστου 2023 και τότε η παραβατικότητα κυμαινόταν επίσης σημαντικά υψηλά, λίγο χαμηλότερα όμως από αυτά του Οκτωβρίου, στο 44%.

Σύμφωνα με στελέχη της Ανεξάρτητης Αρχής, όσο περνούν οι μήνες και βελτιώνονται οι διασταυρώσεις στοιχείων από το σύστημα Εργάνη, παράλληλα με την καλύτερη στόχευση, οι έλεγχοι θα βελτιώνονται ακόμη περισσότερο και θα είναι πιο αποτελεσματικοί. Σε αυτό βέβαια, αναμένεται να βοηθήσει και η επέκταση της χρήσης της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας, στο σύνολο του λιανικού εμπορίου και της βιομηχανίας.

Όσο για τα κριτήρια που αξιοποιούνται ως προς το risk analysis, είναι η παραβατικότητα των προηγούμενων ετών και το μέγεθος εντοπισμού της παράβασης, καθώς επίσης και το μέγεθος των ίδιων των επιχειρήσεων. Αυτό στην πράξη σημαίνει πως αξιολογείται διαφορετικά μια μικρή, συνοικιακή επιχείρηση, που βρέθηκε να γίνεται υπέρβαση ωραρίου σε έναν εργαζόμενο, ενώ στο παρελθόν δεν έχει απασχολήσει ποτέ την Επιθεώρηση Εργασίας και αλλιώς, αν εντοπίστηκε κάποια μεγάλη επιχείρηση που συστηματικά εντοπίζεται να παραβαίνει το νόμο.

Ο οδικός χάρτης των υποχρεώσεις

Στον ενιαίο οδηγό με τις αναλυτικές οδηγίες που εκδόθηκε από το σύστημα Εργάνη προς τα λογιστήρια, με αφορμή και την εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας, καταγράφονται οι εξής προθεσμίες:

• Δήλωση μεταβολής στοιχείων εργασιακής σχέσης: Υποβάλλεται είτε στην τρέχουσα ημερομηνία είτε σε μεταγενέστερο χρόνο.
• Ψηφιακό Ωράριο Απασχόλησης – Σταθερό Εβδομαδιαίο και μεταβαλλόμενο ανά ημέρα: Υποβάλλεται το αργότερο έως και την ίδια ημέρα αλλαγής του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και πάντως πριν από την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο.
• Ψηφιακό Ωράριο Απασχόλησης – Μεταβαλλόμενο ανά ημέρα (οδηγοί): Υποβάλλεται εντός 15 ημερών μετά το τέλος κάθε εβδομαδιαίας περιόδου εργασίας.
• Άδειες: Υποβάλλονται το 1ο δεκαήμερο κάθε μήνα για στοιχεία αδειών που χορηγήθηκαν τον προηγούμενο μήνα. Προσοχή όμως. Με την ολοκλήρωση του πληροφοριακού συστήματος Εργάνη ΙΙ, ο έλεγχος των αδειών των εργαζομένων θα γίνεται απογραφικά εντός του επόμενου μήνα, από το μήνα χορήγησής τους.
• Ε8 – Αναγγελία νόμιμης υπερωριακής απασχόλησης: Αναγγέλλεται πριν από την έναρξη πραγματοποίησής της.
• Ε8 – Αναγγελία νόμιμης υπερωριακής απασχόλησης (οδηγοί): Αναγγέλλεται και υποβάλλεται εντός 15 ημερών μετά το τέλος κάθε εβδομαδιαίας περιόδου εργασίας.
• Δήλωση έναρξης και λήξης κάρτας εργασίας: Υποβάλλεται σε στοιχεία πραγματικού χρόνου εργασίας, με μέγιστο χρόνο καθυστέρησης 15 λεπτά + 1 (περισσότερα ή λιγότερα) από την έναρξη ή τη λήξη το χρόνου εργασίας.

Οδηγός για την Κάρτα

Παράλληλα, το υπουργείο Εργασίας προχώρησε στην έκδοση ενός αναλυτικού οδηγού με ερωτήσεις και απαντήσεις, για την πλήρη ενημέρωση όχι μόνο των επιχειρήσεων και των λογιστηρίων αλλά και των ίδιων των εργαζόμενων, για την χρήση της ψηφιακής κάρτας εργασίας. Να σημειωθεί εδώ, ότι από την αρχή του χρόνου, η χρήση της κάρτας έχει επεκταθεί στις επιχειρήσεις λιανικού εμπορίου αλλά και της βιομηχανίας.

Έτσι, για παράδειγμα, επισημαίνεται ως γενικός κανόνας ότι δεν επιτρέπεται η εκπρόθεσμη υποβολή δήλωσης για την έναρξη ή και την λήξη της εργασίας, μέσω της χρήσης της Ψηφιακής Κάρτας. Αιτιολόγηση εκπρόθεσμης δήλωσης επιτρέπεται μόνο σε περιπτώσεις γεγονότος ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής αδυναμίας που δεν οφείλεται σε υπαιτιότητα του εργοδότη και εμποδίζει τη λειτουργία του συστήματος μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων ή τη διαβίβαση των στοιχείων του συστήματος αυτού στο σύστημα και αφορά τους παρακάτω λόγους:

• Πρόβλημα στα συστήματα του εργοδότη ή
• Πρόβλημα στην ηλεκτροδότηση/τηλεπικοινωνίες ή
• Πρόβλημα σύνδεσης με το ΠΣ Εργάνη

Προσοχή όμως. Ο εργοδότης υποχρεούται να ειδοποιήσει αμέσως, με κάθε πρόσφορο τρόπο, την οικεία Επιθεώρηση Εργασίας. Την ίδια υποχρέωση έχει ο εργοδότης και αμέσως μόλις λήξει η κατάσταση ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής αδυναμίας που δεν οφείλεται σε υπαιτιότητα του. Στην πράξη, σε περίπτωση τέτοιου γεγονότος ο εργοδότης πρέπει να προβεί στις εξής ενέργειες:

1. Να ειδοποιήσει αμέσως, με κάθε πρόσφορο τρόπο, την οικεία Επιθεώρηση Εργασίας για το πρόβλημα.
2. Να ειδοποιήσει αμελλητί, με κάθε πρόσφορο τρόπο, την οικεία Επιθεώρηση Εργασίας αμέσως μόλις λήξει η κατάσταση ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής αδυναμίας που δεν οφείλεται σε υπαιτιότητα του εργοδότη, η οποία εμποδίζει τη λειτουργία του συστήματος μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων ή τη διαβίβαση των στοιχείων του συστήματος αυτού στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ.
3. Να μπει στο σύστημα και να κάνει εκπρόθεσμη δήλωση αποστέλλοντας παράλληλα τα στοιχεία του συστήματος μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων, για το διάστημα που δεν είχε τη δυνατότητα να το κάνει, εφόσον αυτό είναι εφικτό.

Αν τώρα, ο εργαζόμενος παραλείψει να «χτυπήσει» την κάρτα του κατά την είσοδο ή και έξοδο, δεν προβλέπεται κάποια διαδικασία εκ μέρους του εργοδότη για τη συμπλήρωση των «χτυπημάτων». Η σήμανση της ψηφιακής κάρτας εργασίας αποτελεί υποχρέωση του εργαζομένου και δεν μπορεί να υποκατασταθεί κατ' άλλο τρόπο από τον εργοδότη. Σε κάθε περίπτωση, βέβαια, η ευθύνη για την εφαρμογή της ανήκει στον εργοδότη. Μάλιστα, η επαναλαμβανόμενη μη υποβολή δηλώσεων έναρξης και λήξης στο σύστημα, θα οδηγήσει το σύστημα ελέγχου του ΣΕΠΕ (risk analysis) στο… κόκκινο, με αποτέλεσμα η επιχείρηση να τεθεί στο στόχαστρο των ελέγχων.

Σε περίπτωση που εργαζόμενος είναι αδικαιολογήτως απών και εξ αυτού του λόγου δεν «χτυπήσει» την κάρτα του, το υπουργείο Εργασίας ξεκαθαρίζει πως ο σύστημα Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας δεν παρακολουθεί την απουσία, αλλά την εργασία.