Νέο manual στον ΕΦΚΑ για γρήγορη έκδοση συντάξεων

Ένα ολοκληρωμένο εγχειρίδιο, που περιέχει το σύνολο της τεχνογνωσίας, των νέων τεχνολογιών, των σύγχρονων μεθόδων μάνατζμεντ αλλά και διαχείρισης προβλημάτων και εταιρικής κουλτούρας που εφαρμόστηκαν τα τελευταία δυόμισι χρόνια στον ΕΦΚΑ, αναμένεται να περάσει τις επόμενες ημέρες στα χέρια της διοίκησης του φορέα.

Η ομάδα έργου, με επικεφαλής τον project manager Μιχάλη Κεφαλογιάννη, στελέχη της αγοράς, μια εξειδικευμένη ομάδα από την PricewaterhouseCoopers (PwC), μέλη της διοίκησης του ΕΦΚΑ αλλά και διευθυντικά στελέχη του φορέα, ολοκλήρωσε το έργο της. Όμως, η δουλειά που έγινε όλο το προηγούμενο διάστημα θα περάσει πλέον στον ΕΦΚΑ προκειμένου να λειτουργήσει ως «γέφυρα» που θα οδηγήσει τον φορέα στη νέα ψηφιακή εποχή.

Πρόκειται για την ομάδα που ανέλαβε και έφερε σε πέρας, σε πολύ μεγάλο βαθμό, το δύσκολο έργο εκκαθάρισης του στοκ των εκκρεμών συντάξεων, μια σύμπραξη ιδιωτικού και δημόσιου φορέα που στην αρχή μπορεί να προκάλεσε αντιδράσεις, πλέον όμως αποτελεί, εκ του αποτελέσματος, μια από τις πλέον επιτυχημένες επιλογές του μέχρι πρότινος υπουργού Εργασίας Κωστή Χατζηδάκη.

Στόχος είναι στα επόμενα τρία χρόνια ο νέος αυτός μηχανισμός έκδοσης συντάξεων, όπως σχεδιάστηκε, δοκιμάστηκε, διορθώθηκε και υλοποιήθηκε από την ομάδα έργου, να εφαρμοστεί εξολοκλήρου από τον ΕΦΚΑ. Το μοντέλο αυτό βέβαια είναι υβριδικό, καθώς ήδη, παράλληλα, σχεδιάζεται και υλοποιείται η μετάβαση στην επόμενη μέρα, που θα φέρει τον ΕΦΚΑ στη νέα ψηφιακή εποχή, με τη δημιουργία του δικού του, σύγχρονου Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος.

Οι πρώτοι διαγωνισμοί βρίσκονται σε εξέλιξη και το χρονοδιάγραμμα προβλέπει ότι προς το τέλος του 2026 το υβριδικό μοντέλο θα «βγει από την πρίζα» και θα τεθεί σε λειτουργία ένα νέο σύστημα, σχεδιασμένο εξολοκλήρου από την αρχή, λαμβάνοντας βέβαια υπόψη την εμπειρία των τελευταίων ετών. Παράλληλα, σχεδιάζεται και η ψηφιοποίηση του χαρτώου αρχείου του ΕΦΚΑ και η δημιουργία ενιαίου και ψηφιακού ασφαλιστικού βιογραφικού, με στόχο την επιτάχυνση απονομής συντάξεων σε όσους πλησιάζουν στην ηλικία συνταξιοδότησης και πληρούν τις σχετικές προϋποθέσεις, αλλά και ο αυτοματισμός και η ψηφιοποίηση των συναλλαγών ασφαλισμένων και εργοδοτών, η διαλειτουργικότητα με άλλες κρατικές υπηρεσίες, η απλοποίηση καθώς και η μείωση του συνολικού κόστους λειτουργίας του ενιαίου φορέα.

Όπως εξηγούν ο επικεφαλής project manager Μιχάλης Κεφαλογιάννης, ο υποδιοικητής του ΕΦΚΑ Αλέξανδρος Bαρβέρης αλλά και στελέχη της ομάδας έργου από την PricewaterhouseCoopers (PwC), μέσα από μια πολύπονη, πολύμηνη και δύσκολη διαδικασία, όπου πολλές φορές κυριαρχούσε η απογοήτευση ποτέ όμως η ηττοπάθεια, ο ΕΦΚΑ κατάφερε να περιορίσει δραστικά τις εκκρεμείς συντάξεις, που ήταν και το ζητούμενο. Δημιουργήθηκε όμως και ένας νέος μηχανισμός που λειτουργεί με κανόνες, οι οποίοι δοκιμάστηκαν, διορθώθηκαν και τελικά εφαρμόστηκαν στο σύνολο του φορέα. Η διαδικασία, επισημαίνουν μιλώντας στο Εuro2day.gr, προέβλεπε τρεις ξεχωριστούς άξονες.

Ο πρώτος αφορά τους πύργους ελέγχου. Πρόκειται για το «τεχνικό σκέλος» της διαδικασίας, το σύνολο δηλαδή της τεχνολογικής υποδομής που χρειάζεται για να στηθεί ένας πύργος ελέγχου, το οποίο και ανέλαβε κατά κύριο λόγο η ομάδα της ιδιωτικής εταιρείας PwC.

Ο δεύτερος άξονας αφορά την υποστήριξη της διαδικασίας, μέσα από συνεχείς ενημερώσεις, για το πώς λειτουργούσαν τα εργαλεία του πρώτου άξονα στην πράξη. Υπήρξε συνεχής ενημέρωση, δηλαδή, απ' όλα τα περιφερειακά τμήματα έκδοσης συντάξεων για το πώς λειτουργούσαν και ποια προβλήματα υπήρχαν. Συμμετείχαν τόσο ο επικεφαλής της ομάδας Μ. Κεφαλογιάννης όσο και εργαζόμενοι του ΕΦΚΑ και στελέχη της PwC. Σημαντική ήταν και η συμμετοχή της διοίκησης του ΕΦΚΑ. Εάν, για παράδειγμα, υπήρχε ένα πρόβλημα στην Ανατολική Μακεδονία-Θράκη και δεν προχωρούσε η έκδοση συντάξεων με βάση τον αναμενόμενο ρυθμό, αμέσως ζητούσαν report με όλα τα στοιχεία της αμέσως προηγούμενης ημέρας. Έβλεπαν τα στοιχεία, μιλούσαν με τους ανά τοπική διεύθυνση επικεφαλής, διαπίστωναν το πρόβλημα, «έσπαγαν το κεφάλι τους και έβρισκαν λύση», κι έδιναν ραντεβού σε μια βδομάδα, να δουν τι έχει γίνει, πώς έχει προχωρήσει το θέμα. Γινόταν δηλαδή διάγνωση προβλημάτων και συντονισμός της διαχείρισης.

Και ο τρίτος άξονας αφορά τη διαχείριση και τον συντονισμό της καθημερινότητας. Η ομάδα έργου, σε στενή συνεργασία με τις γενικές διευθύνσεις συντάξεων και τη διοίκηση του ΕΦΚΑ με επικεφαλής τον κ. Παναγιώτη Δουφεξή, έχοντας βρει τις λύσεις που απαιτούνταν στον δεύτερο άξονα, τις περνούσε στα χέρια των υπευθύνων του φορέα για να τις επικοινωνήσουν στο σύνολο των τοπικών διευθύνσεων, προκειμένου να εφαρμοστεί καθολικά, ως γενικός κανόνας.

Όλη αυτή η δυναμική διαδικασία καταγράφηκε σ' ένα εγχειρίδιο, το οποίο θα παραδοθεί στα χέρια της διοίκησης του ΕΦΚΑ, ως γέφυρα μεταξύ του παλαιού και του νέου ΕΦΚΑ.

Αυτό βοήθησε πολύ καθώς εγκαταστάθηκαν σε ενιαίο κτίριο: στο στρατηγείο του ΕΦΚΑ, στο πράσινο κτίριο της λεωφόρου Κηφισίας. Εκεί, όπως εξηγούν, έστησαν μια συντονιστική ομάδα, μέσα από τη θεσμική διοίκηση του ΕΦΚΑ, που έπρεπε να συντονίζει την όλη προσπάθεια. Όχι έξω από τον φορέα, αλλά στην καρδιά του προβλήματος, σε μια από τις μεγαλύτερες μονάδες απονομής συντάξεων. Άλλωστε, στη συνέχεια μεταφέρθηκαν εκεί και οι υπόλοιπες μονάδες. Στην πορεία, όπου υπήρχαν λάθη, διορθώνονταν.

Πλέον, σήμερα υπάρχει ένας μηχανισμός που δουλεύει με τον ίδιο τρόπο. Αλλάζει μόνο ό,τι εμφανίζει προβλήματα. Η διαδικασία είναι δυναμική. Στηρίζεται δε στο management report που δίνουν οι πύργοι ελέγχου, κάτι που έχει αλλάξει πλέον όλη τη φύση της δουλειάς. «Το να μπορεί ο ΕΦΚΑ να στηρίζεται πλέον σε management reports είναι επαναστατικό όχι μόνο για τον ΕΦΚΑ αλλά και για το σύνολο του Δημοσίου», επισημαίνουν τα μέλη της ομάδας.

Αυτή η διαδικασία λοιπόν, που γεννήθηκε από τη σύμπραξη Δημόσιου και Ιδιωτικού τομέα, πλέον θα περάσει στα χέρια της διοίκησης του ΕΦΚΑ. Βάσει αυτής άλλωστε, έχει ξεκινήσει η εκπαίδευση εργαζόμενων του ΕΦΚΑ και εκτιμάται ότι θα συνεχιστεί για όσο χρειαστεί.