Ταμείο Ανάκαμψης: Εργο 40 εκατ. για αρχειοθέτηση 1,4 εκατομμυρίων κιβωτίων με έγγραφα!

Το… χάος που είχαν δημιουργήσει σε δημόσιους οργανισμούς τα αρχεία με φακέλους και κούτες πεταμένες άναρχα ανάμεσα σε αίθουσες που υποδέχονται πολίτες ή σε υπόγεια που κάνουν απαγορευτική την ανάκτησή τους θα εξομαλύνει έργο του Ταμείου Ανάκαμψης με τίτλο: «Υπηρεσίες εγκιβωτισμού, καταγραφής, μεταφοράς, ασφαλούς φύλαξης και ασφαλούς διαχείρισης αρχείου δημοσίων φορέων».

Η Κοινωνία της Πληροφορίας Μ.Α.Ε προχώρησε στη διενέργεια Δημόσιας Διαβούλευσης επί του Τεύχους Διακήρυξης που αφορά σε Ηλεκτρονικό Ανοικτό Άνω των Ορίων Διαγωνισμό για το έργο, με χρηματοδότηση από το Ταμείο Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας και καλεί τους ενδιαφερόμενους οικονομικούς φορείς σε ανοιχτή, μη δεσμευτική συμμετοχή στη διαδικασία διαβούλευσης για την κατάθεση παρατηρήσεων / προτάσεων.

Οι παρατηρήσεις, προτάσεις ή και τα σχόλια που υποβάλλονται στη διαβούλευση θα πρέπει να σχετίζονται άμεσα με το υπό διαβούλευση ζήτημα, με αναφορά της συγκεκριμένης ενότητας, παραγράφου ή και υποπαραγράφου στην οποία αναφέρονται, με πλήρη τεκμηρίωση. Επίσης, πρέπει να δίνονται τα πλήρη στοιχεία του ενδιαφερόμενου Οικονομικού Φορέα (Επωνυμία, e-mail) που υποβάλλει σχόλιο/παρατήρηση/πρόταση.

Η διαδικασία διαβούλευσης θα διεξαχθεί μέσω του Συστήματος ΕΣΗΔΗΣ, στην ηλεκτρονική διεύθυνση www.promitheus.gov.gr, για χρονικό διάστημα 15 ημερών από την ημερομηνία ανάρτησης.

Αντικείμενο

Το αντικείμενο του έργου αφορά στην παροχή Υπηρεσιών Εγκιβωτισμού, Καταγραφής,  Μεταφοράς, Ασφαλούς Φύλαξης και Ασφαλούς Διαχείρισης Αρχείου Δημοσίων  Φορέων. Το προς φύλαξη αρχείο θα παραλαμβάνεται τμηματικά από τους χώρους των  δημόσιων φορέων όπου βρίσκεται σήμερα και θα μεταφέρεται για φύλαξη και διαχείριση στις εγκαταστάσεις του Αναδόχου.

Ο συνολικός όγκος αρχείου που αναμένεται να εγκιβωτιστεί και να φυλαχτεί για χρονικό  διάστημα έως τρία έτη εκτιμάται σε 1.440.000 κιβώτια. Στο αντικείμενο του έργου περιλαμβάνεται:

• Μελέτη Εφαρμογής. Η μελέτη Εφαρμογής που περιλαμβάνει την εκπόνηση μελέτης για τη μεθοδολογία εκτέλεσης - αρχειοθέτησης του αρχείου, διασφάλισης της ποιότητας του έργου καθώς και διαστασιοποίησης των φορέων.
• Ανάπτυξη πλατφόρμας για την Υποστήριξη των Φορέων της Δημόσιας Διοίκησης για την Εφαρμογή της ασφαλούς Αρχειοφύλαξης.
• Υπηρεσίες εκπαίδευσης.
• Υπηρεσίες διαστασιοποίησης και Ποσοτικής Καταγραφής αρχείου φορέων.
• Υπηρεσίες Εγκιβωτισμού, Παραλαβής και Μεταφοράς αρχειακού κιβωτίου στις εγκαταστάσεις του Αναδόχου.
• Υπηρεσίες Καταγραφής στις εγκαταστάσεις του αναδόχου και καταχώρηση σε ηλεκτρονική πλατφόρμα.
• Ασφαλής φύλαξη και ασφαλής διαχείριση εγκιβωτισμένου αρχείου για τρία (3) έτη.
• Υπηρεσίες καταστροφής αρχείου.
• Ψηφιοποίηση αρχείου μεγέθους Α0-Α1-Α2 (περιλαμβάνονται έως 3 μεταδεδομένα).
• Ψηφιοποίηση αρχείου μεγέθους Α3-Α4-Α5 (περιλαμβάνονται έως 3 μεταδεδομένα).
• Υπηρεσίες Μεταφοράς σε χώρους τρίτων.

Εκτιμώμενη αξία της σύμβασης

Η εκτιμώμενη αξία της σύμβασης ανέρχεται στο ποσό των 32.257.500 € μη περιλαμβανομένου ΦΠΑ. Προϋπολογισμός δικαιώματος προαίρεσης φυσικού αντικειμένου: έως € 16.127.500 μη  περιλαμβανομένου ΦΠΑ 24% (προϋπολογισμός με ΦΠΑ: € 19.998.100).

Διάρκεια σύμβασης

Η διάρκεια της σύμβασης ορίζεται σε σαράντα μήνες από την υπογραφή της.

Οι υπηρεσίες που θα παρασχεθούν

Πιο αναλυτικά, οι επιμέρους απαιτούμενες υπηρεσίες που θα παρασχεθούν στο πλαίσιο του παρόντος έργου εξειδικεύονται στα παρακάτω αντικείμενα:

Μελέτη Αρχειοθέτησης

Ο ανάδοχος, στην πρώτη φάση του έργου, θα εκπονήσει μελέτη στην οποία θα αποτυπώσει με λεπτομέρεια τη μεθοδολογία που θα ακολουθήσει για να υλοποιήσει το έργο.

Ειδικότερα, θα περιγράψει τα εργαλεία, τις υποδομές και τους ανθρώπινους πόρους που  θα διαθέσει ώστε να φέρει εις πέρας το εν λόγω έργο.

Επιπρόσθετα, θα εκπονήσει οδηγό ορθής αρχειοθέτησης που θα σταλεί στους δημόσιους  φορείς. Ο οδηγός θα περιλαμβάνει οδηγίες και καλές πρακτικές για το πώς πρέπει να οργανώνεται και να αρχειοθετείται το αρχείο των δημόσιων φορέων από την πλευρά  τους.

Πλατφόρμα Υποστήριξης των Φορέων της Δημόσιας Διοίκησης για την Εφαρμογή της  ασφαλούς Αρχειοφύλαξης

Στο πλαίσιο του έργου, ο ανάδοχος θα αναπτύξει και θα παραδώσει εργαλείο ώστε να μπορεί να γίνει η πρώτη και ενδεικτική ψηφιακή ταξινόμηση από την πλευρά των δημόσιων φορέων για το προς φύλαξη αρχείο τους.

Το εργαλείο απευθύνεται στους φορείς δημόσιας διοίκησης προκειμένου να διευκολυνθούν στην επιλογή του αρχείου που θα φυλαχτεί και στην απόφασή τους για την περαιτέρω ασφαλή διαχείρισή του.

Υπηρεσίες Εκπαίδευσης

Ο ανάδοχος θα εκπαιδεύσει το προσωπικό των φορέων στη χρήση της πλατφόρμας αλλά και στο πεδίο της ορθής μεθοδολογίας της διαχείρισης του αρχείου του.

Προετοιμασία και Διάθεση Θέσεων Φύλαξης Αρχειακού Υλικού

Ο Ανάδοχος θα επισκεφθεί τις εγκαταστάσεις των φορέων που θα του υποδείξει η αναθέτουσα αρχή με στόχο την διαστασιοποίηση και ποσοτική καταγραφή του αρχείου τους.

Υπηρεσίες Παραλαβής, Εγκιβωτισμού, Μεταφορά και Καταγραφής (καταλογογράφησης) αρχείων (Εγκιβωτισμός)

Ο Ανάδοχος θα εγκιβωτίσει το φυσικό αρχείο σε κιβώτια κατάλληλων προδιαγραφών, έτσι ώστε να διασφαλίζεται η προστασία των εγγράφων από κάθε είδους φθορά.

Ο εγκιβωτισμός θα πραγματοποιείται σε ειδικό αρχειακό κιβώτιο με ενδεικτικές  διαστάσεις κιβωτίου 40 cm μήκος, 35 cm πλάτος και 28 cm ύψος με απόκλιση +/- 15% σε κάθε διάσταση. Κατά τον εγκιβωτισμό θα επικολλώνται σχετικά αυτοκόλλητα γραμμωτού κώδικα (barcodes) στα κιβώτια για την ορθή παράδοση και παραλαβή του αρχείου.

Μεταφορά

Το αρχείο θα φορτώνεται και θα μεταφέρεται στις εγκαταστάσεις του Αναδόχου.

Υπηρεσίες Καταγραφής στις εγκαταστάσεις του αναδόχου και καταχώρηση σε ηλεκτρονική πλατφόρμα

Ο Ανάδοχος θα διαθέτει ηλεκτρονική βάση δεδομένων («αποθήκη Αρχείων»),  προσβάσιμη μέσω διαδικτύου (Internet) από τους χρήστες του Φορέα. Στην παραπάνω  βάση, για κάθε Αρχείο του Φορέα θα αναφέρονται όλα τα στοιχεία που αναγράφονται στη συσκευασία των Αρχείων (Φορέας, διεύθυνση, τμήμα, περιγραφή, ημερομηνίες, κ.λ), καθώς και οι γραμμικοί κώδικες (barcodes) των Αρχείων οι οποίοι θα δοθούν και θα  επικολληθούν από τον Ανάδοχο κατά την καταχώρηση αυτών. Η παραπάνω ηλεκτρονική  βάση δεδομένων θα είναι «κυριότητα» του Φορέα.

Το υφιστάμενο αρχείο θα καταγράφεται, με συγκεκριμένη κωδικοποίηση, σύμφωνα με τις υποδείξεις της Αναθέτουσας Αρχής, επικολλώντας σχετικά αυτοκόλλητα γραμμωτού κώδικα (barcodes) και καταχώρησή του στην πλατφόρμα, η οποία θα είναι προσβάσιμη από τους φορείς.

Ασφαλής φύλαξη και ασφαλής διαχείριση εγκιβωτισμένου αρχείου για τρία έτη

Ο Ανάδοχος θα παρέχει φύλαξη του αρχείου, όπως θα παραλαμβάνεται, σε συσκευασμένες κούτες οι οποίες θα προωθούνται για αποθήκευση, σε συγκεκριμένο  ράφι (με ιχνηλάτηση -με νέα επικόλληση Γραμμωτού κώδικά του Αναδόχου όπου απαιτείται).

Ο Ανάδοχος θα διασφαλίσει τη φύλαξη, προστασία κατά παντός κινδύνου (κλοπής, φθοράς, φωτιάς, πλημμύρας κ.λπ.) σύμφωνα με τα υπάρχοντα πρότυπα και βέλτιστες πρακτικές. Έχει δικαίωμα να τα φυλάξει οπουδήποτε εντός της Ελλάδας, λαμβάνοντας υπόψη ότι τα έγγραφα περιέχουν και προσωπικά δεδομένα.

Για το υφιστάμενο αρχείο, η Αναθέτουσα Αρχή δύναται να ζητήσει από τον Ανάδοχο την υποστήριξη στην προετοιμασία του, πριν την αποστολή του. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να έχει τις κατάλληλες εγκαταστάσεις, εξοπλισμό και λογισμικό (Records Management System) για να τεθεί σε πλήρη λειτουργία η αποθήκη, η διαχείριση - παραλαβή του αρχείου, με βάση τις ανάγκες και τις απαιτήσεις της. Επίσης, έχει την υποχρέωση να  ανακτά και να παραδίδει στον Αναθέτουσα Αρχή, εφόσον του ζητηθεί, συγκεκριμένο αρχείο από το αποθηκευμένο (κούτα ή φάκελος). Η παράδοση θα γίνεται στις  εγκαταστάσεις της Αναθέτουσας Αρχής για όλη τη διάρκεια της σύμβασης.

Η διαδικασία της ανάκλησης του αρχείου θα γίνεται ηλεκτρονικά, σε εφαρμογή που θα διαθέσει ο Ανάδοχος, όπου με ασφάλεια τα στελέχη του εκάστοτε Φορέα θα  καταχωρούν το σχετικό αίτημα και θα παρακολουθούν την υλοποίησή του.

Η εφαρμογή του Αναδόχου θα πρέπει να είναι συμμορφωμένη με τα σύγχρονα πρότυπα ασφάλειας.

Για την Ανάκληση του Αρχείου μετά τη λήψη και καταχώρηση του αιτήματος, θα πρέπει να ενημερώνεται το σύστημα για την εύρεση του κιβωτίου / φακέλου που έχει ζητηθεί. Κατόπιν με αυτοματοποιημένο τρόπο θα πρέπει να εκδίδεται ένα πρωτόκολλο παράδοσης - παραλαβής όπου θα υπογράφεται από εξουσιοδοτημένα στελέχη της Αναθέτουσας Αρχής και του Αναδόχου με τη φυσική παραλαβή του Αρχείου. Το Αρχείο θα πρέπει να μεταφέρεται με τα μεταφορικά μέσα και με τρόπο ασφαλή.

Η υποβολή των αιτημάτων από το προσωπικό της Αναθέτουσας Αρχής θα πρέπει να γίνεται μέσω εφαρμογής που θα παρέχει ο ανάδοχος, με τρόπο ασφαλή και που θα επιτρέπει την παρακολούθηση της επεξεργασίας του κάθε αιτήματος.

Υπηρεσίες Καταστροφής Αρχείου

Ο ανάδοχος μετά από σχετικό αίτημα του αρμόδιου φορέα θα μπορεί να καταστρέφει (αποσύρει) συγκεκριμένο μέρος του αρχείου. Με την καταστροφή του αρχείου θα παραδίδεται σχετικό πρωτόκολλο καταστροφής.

Ψηφιοποίηση αρχείου

Μετά από υποβολή αιτήματος από εξουσιοδοτημένους χρήστες προς τον Ανάδοχο, αυτός θα υποχρεούται να παραδίδει στην Αναθέτουσα Αρχή εντός επτά εργάσιμων ημέρων από την υποβολή αιτήματος του χρήστη, ψηφιοποιημένα έγγραφα από το αρχείο σε μορφή pdf.

Η υποβολή των αιτημάτων ψηφιοποίησης από το προσωπικό της Αναθέτουσας Αρχής  θα πρέπει να γίνεται μέσω εφαρμογής που θα παρέχει ο ανάδοχος, με τρόπο  ασφαλή και που θα επιτρέπει την παρακολούθηση της επεξεργασίας του κάθε  αιτήματος.

Η αποστολή - παράδοση των ψηφιοποιημένων αρχείων θα γίνεται επίσης μέσω της εφαρμογής, ώστε να υπάρχει πλήρης παρακολούθηση του κύκλου του αιτήματος και να διασφαλισθεί η ασφάλεια της πληροφορίας (δεν θα γίνεται με αποστολή e-mail).

Στο αντικείμενο του έργου περιλαμβάνεται η μεταφορά του συνόλου ή και μέρους του αρχείου και η παράδοσή του σε χώρους φύλαξης του αναδόχου. Η διαδικασία θα πραγματοποιείται κατόπιν σχετικού αιτήματος της Αναθέτουσας Αρχής, όπου θα αναφέρονται ο αριθμός καταγραφής των κιβωτίων, ο τόπος παράδοσης και ο χρόνος  παράδοσης. Κατά την παράδοση θα υπογράφεται σχετικό δελτίο παράδοσης - παραλαβής μεταξύ της Αναθέτουσας Αρχής και του Αναδόχου.