Ένας από τους βασικούς σκοπούς του νομοθέτη είναι η διευκόλυνση της συμμετοχής των μετόχων στο ανώτατο εταιρικό όργανο της ΑΕ˙ τη Γενική Συνέλευση. Υφίστανται, στο πλαίσιο αυτό, προβλέψεις που εξασφαλίζουν τη συμμετοχή των μετόχων στη ΓΣ (εισηγμένων και μη ΑΕ) από απόσταση. Διακρίνεται: (α) στη συμμετοχή με οπτικοακουστικά ή άλλα ηλεκτρονικά μέσα. Επίσης, (β) στη συμμετοχή, πριν τη ΓΣ, με επιστολική ψήφο. H τελευταία είναι που μας απασχολεί στο παρόν!
Οι (περισσότερες) περιπτώσεις συμμετοχής από απόσταση
Η δυνατότητα της επιστολικής ψήφου διακρίνεται από τις περιπτώσεις εκείνες που επιτρέπουν την από απόσταση συμμετοχή στη ΓΣ σε πραγματικό χρόνο (:virtual meeting) και συμμετοχή στη ΓΣ με ηλεκτρονικά μέσα: η περίπτωση της συμμετοχής με επιστολική ψήφο, έχει ως αποτέλεσμα την υποβολή της ψήφου του μετόχου σε χρόνο προγενέστερο της έναρξης των εργασιών της ΓΣ.
Περαιτέρω, η περίπτωση της επιστολικής ψήφου αφορά αποκλειστικά την άσκηση του δικαιώματος ψήφου για ένα ή περισσότερα θέματα που, ειδικά, περιλαμβάνονται στην πρόσκληση της ΓΣ˙ δεν παρέχεται, δι’ αυτής, στον μέτοχο η δυνατότητα άσκησης άλλων (πλην του δικαιώματος ψήφου) μετοχικών του δικαιωμάτων.
Προϋποθέσεις και διαδικασία συμμετοχής με επιστολική ψήφο
Η δυνατότητα συμμετοχής στην ψηφοφορία ΓΣ με επιστολική ψήφο προϋποθέτει σχετική καταστατική πρόβλεψη. Οι μέτοχοι που ψηφίζουν δι’ αλληλογραφίας ή με ηλεκτρονικά μέσα υπολογίζονται για το σχηματισμό της απαρτίας και της πλειοψηφίας εφόσον έχουν παραληφθεί από την ΑΕ «το αργότερο 24 ώρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης» της ΓΣ. Το καταστατικό δεν είναι δυνατό να συντέμνει τη σχετική προθεσμία, είναι όμως δυνατό να επιμηκύνει. Στην πρόσκληση, εξάλλου, θα πρέπει να αναγράφεται η ακριβής προθεσμία έως την οποία η ΑΕ θα πρέπει να έχει παραλάβει τις επιστολικές ψήφους.
Η συμμετοχή στη ΓΣ με επιστολική ψήφο, όπως ήδη αναφέρθηκε, μπορεί να λάβει χώρα είτε δια αλληλογραφίας, είτε με ηλεκτρονικά μέσα. Τα θέματα και τα ψηφοδέλτια μπορεί να διατίθενται και η συμπλήρωσή τους να γίνεται (και) ηλεκτρονικά μέσω διαδικτύου. Εναλλακτικά, μπορεί να διατίθενται σε έντυπη μορφή στην έδρα της ΑΕ.
Ο τρόπος ή οι τρόποι διάθεσης των θεμάτων και των ψηφοδελτίων είναι δυνατό να προβλέπονται στο καταστατικό. Κι αν τέτοια πρόβλεψη ελλείπει, εναπόκειται στο ΔΣ να καθορίσει τον τρόπο διάθεσης. Η πρόσκληση της ΓΣ θα πρέπει να περιέχει σαφείς και αναλυτικές, σχετικές, οδηγίες.
Προδιαγραφές διασφάλισης της διαδικασίας
Η ΑΕ υποχρεούται, στο ως άνω πλαίσιο, να υιοθετεί διαδικασίες για τη συμμετοχή στη ΓΣ από απόσταση. Επίσης, για τη διασφάλιση της ταυτότητας του προσώπου που συμμετέχει και της προέλευσης της ψήφου. Για την ασφάλεια, τέλος, της ηλεκτρονικής ή άλλης σύνδεσης.
Η τήρηση των εν λόγω διαδικασιών επαφίεται στην ΑΕ (δια του ΔΣ της)˙ ακόμα κι όταν ελλείπουν σχετικές καταστατικές πρόνοιες. Αυτονοήτως, και ως προς τη συμμετοχή στη ΓΣ εξ αποστάσεως μέσω επιστολικής ψήφου, απαιτείται να τηρούνται οι προϋποθέσεις νομιμοποίησης των δικαιούχων. Τόσο για τις εισηγμένες όσο και για τις μη εισηγμένες ΑΕ.
Επιστολική ψήφος και δια ζώσης συμμετοχή
Ο μέτοχος που ψήφισε από απόσταση επί ενός θέματος της ημερήσιας διάταξης, δεν εμποδίζεται να δηλώσει την φυσική του παρουσία στη ΓΣ (αυτοπροσώπως ή δια αντιπροσώπου) και να ψηφίσει επί των λοιπών θεμάτων της ημερήσιας διάταξης. Δεν εμποδίζεται, επίσης, να ασκήσει τα υπόλοιπα (πλην της ψήφου) δικαιώματά του, όπως, λ.χ., το δικαίωμα υποβολής ερωτήσεων.
Απαγόρευση μυστικής ψηφοφορίας
Και στην περίπτωση της εξ αποστάσεως συμμετοχής με επιστολική ψήφο, η ψηφοφορία απαιτείται να είναι φανερή. Να θυμηθούμε πως δεν επιτρέπεται μυστική ψηφοφορία όταν η ψήφος δίδεται από απόσταση.
Διάσταση σχεδίου απόφασης και ληφθείσας απόφασης
Εφόσον η απόφαση που θα ληφθεί, τελικά, από τη ΓΣ εμπεριέχεται εννοιολογικά στο περιεχόμενο του σχεδίου απόφασης που υπερψήφισε ο μέτοχος εξ αποστάσεως, τότε η ψήφος του θα συνυπολογισθεί ως θετική και ως προς την (ενδεχομένως) παραλλαγμένη απόφαση. Σε διαφορετική περίπτωση, θα λογίζεται ως αρνητική. Αν μέτοχος, λ.χ., είχε εγκρίνει την αύξηση του μετοχικού κεφαλαίου σε ύψος ανώτερο εκείνου που τελικά ενέκρινε η ΓΣ, τότε η ψήφος του μετόχου θα προσμετρηθεί στις θετικές ψήφους.
Αναγκαιότητα (ή μη) επανάληψης επιστολικής ψήφου
Επανάληψη της τυχόν παρασχεθείσας επιστολικής ψήφου δεν απαιτείται στην περίπτωση που: (α) η λήψη της απόφασης ΓΣ αναβλήθηκε επειδή τούτο αιτήθηκε η μειοψηφία και (β) η ΓΣ συγκροτηθεί σε σώμα και αποφασίσει να διακόψει τη συνεδρίαση σε επόμενο χρόνο.
Απαιτείται, όμως, επανάληψη της τυχόν παρασχεθείσας επιστολικής ψήφου στην περίπτωση: (α) της επαναληπτικής ΓΣ και (δ) που μειοψηφούντες μέτοχοι αιτηθούν την εγγραφή πρόσθετων θεμάτων στην ημερήσια διάταξη της, ήδη, συγκληθείσας ΓΣ και το ΔΣ δεν προβεί στην προσθήκη τους.
Η επιστολική ψήφος είναι μια ακόμα, όχι πρακτικά πολύτιμη (είναι αλήθεια) ευχέρεια, που παρέχεται από τον νομοθέτη για τη διασφάλιση της συμμετοχής περισσοτέρων μετόχων στη λήψη σημαντικών εταιρικών αποφάσεων. Στην περίπτωση, πάντως, αξιοποίησής της θα πρέπει επακριβώς να λαμβάνεται υπόψη το πλαίσιο που ο νόμος και το καταστατικό θέτουν. Ενδεχόμενη, εξάλλου, παραβίασή του οδηγεί, και εδώ, σε αποφάσεις της ΓΣ ακυρώσιμες-όχι επιθυμητό, φυσικά, σε κάθε περίπτωση.
Μπορούν, πάντως, στη ΓΣ να παρασταθούν και τρίτοι-μη μέτοχοι; Περί αυτών σε επόμενη αρθρογραφία μας.
* Σταύρος Κουμεντάκης Managing Partner Koumentakis and Associates Law Firm