Ο Εσωτερικός Έλεγχος αποβλέπει στην πρόληψη αποτροπής σφαλμάτων και έχει κατ’ ουσία χαρακτήρα προληπτικό. Πρόληψη για τον εσωτερικό έλεγχο, σημαίνει επάρκεια των συστημάτων ελέγχου, ολοκληρωμένες και αποτελεσματικές διαδικασίες, καθώς επίσης και περιορισμός της έκθεσης του οργανισμού σε κινδύνους. Με την έννοια της πρόληψης, οι Εσωτερικοί Ελεγκτές παίζουν σημαντικό ρόλο στην ενίσχυση της Εταιρικής Διακυβέρνησης.
Αποστολή
Ο Εσωτερικός Έλεγχος είναι μια ανεξάρτητη, αντικειμενική, διαβεβαιωτική και συμβουλευτική δραστηριότητα, η οποία προσθέτει αξία και βελτιώνει τις εταιρικές δραστηριότητες και λειτουργίες.
Υποστηρίζει τον οργανισμό στην επίτευξη των στόχων του, χρησιμοποιώντας συστηματική και πειθαρχημένη προσέγγιση, με σκοπό την αξιολόγηση και βελτίωση της αποτελεσματικότητας διαχείρισης των κινδύνων, των δικλείδων και των διαδικασιών διακυβέρνησης.
Βάσει των ανωτέρω, ο εσωτερικός έλεγχος αποτελεί εσωτερική λειτουργία του οργανισμού, η οποία χαρακτηρίζεται για την ανεξαρτησία στον τρόπο που δραστηριοποιείται, απαραίτητη για την εκπλήρωση των στόχων της. Περιλαμβάνει τα μέσα, τις μεθόδους και τις διαδικασίες που χρησιμοποιούνται, με σκοπό τον έλεγχο και την αξιολόγηση της επάρκειας της λειτουργίας των συστημάτων ελέγχου, ώστε να εξασφαλίζεται η εύρυθμη λειτουργία του οργανισμού στο σύνολο του, μέσα στα πλαίσια της πολιτικής που έχει θεσπίσει η διοίκηση. Με βασική επιδίωξη την προώθηση της εύρυθμης και αποτελεσματικής λειτουργίας του οργανισμού, ο εσωτερικός έλεγχος, ελέγχει και αξιολογεί όλα τα μέτρα που χρησιμοποιούνται:
• Για την προστασία των περιουσιακών στοιχείων του οργανισμού, με τη διαπίστωση τυχών λαθών, σπατάλης, απάτης, οργανωτικής αδυναμίας, αναποτελεσματικότητας χρήσης φυσικών και ανθρώπινων πόρων.
• Για την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας της εσωτερικής οργάνωσης και των εργασιών.
• Για τον έλεγχο και την εξασφάλιση της ορθής κατανόησης, από το προσωπικό και τους υπεύθυνους των τμημάτων, των αρμοδιοτήτων, των ευθυνών και των καθηκόντων τους και την εξασφάλιση της σωστής εκτέλεσης τους.
• Για την εξακρίβωση και την εκτίμηση της συμμόρφωσης κάθε τμήματος συνολικά στην οργάνωση και τις διαδικασίες που έχουν θεσπιστεί, με βάση την υπάρχουσα εταιρική πολιτική.
• Για τη διαπίστωση τυχών δυσλειτουργιών και αδυναμιών στις ελεγχόμενες διαδικασίες και την άμεση υποβολή προτάσεων για βελτιώσεις και λήψη διορθωτικών μέτρων.
• Για τη διασφάλιση της ορθολογικής λειτουργίας του λογιστικού συστήματος της οικονομικής μονάδας, ελέγχοντας την ποιότητα και την ακρίβεια των στοιχείων, με βάση τα οποία συντάσσονται οι χρηματοοικονομικές καταστάσεις.
• Για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης του οργανισμού με την κείμενη νομοθεσία.
Απαιτούμενα χαρακτηριστικά
Ο Εσωτερικός Ελεγκτής θα πρέπει να συγκεντρώνει τα παρακάτω χαρακτηριστικά, για την επιτυχή εκτέλεση των καθηκόντων του:
Επαγγελματισμός: ενώ για αρκετούς, ο επαγγελματισμός είναι εφάμιλλος της ανεξαρτησίας, της ακεραιότητας, της αντικειμενικότητας και της ορθής κρίσης, για άλλους είναι η διάθεση στο επάγγελμα των απαραίτητων ικανοτήτων για την ορθή διεξαγωγή των ελέγχων.
Κατανόηση των εργασιών: ο Εσωτερικός Ελεγκτής θα πρέπει να έχει κατανοήσει σε βάθος το είδος και αντικείμενο των δραστηριοτήτων που πρόκειται να ελέγξει. Θα πρέπει να έχει κατανοήσει το τι θα ελέγξει ώστε να προσαρμόσει κατάλληλα τα εργαλεία ελέγχου, στην ελεγχόμενη λειτουργία.
Παροχή λύσεων: το σκέλος που προσθέτει αξία και στον εσωτερικό ελεγκτή αλλά και στον οργανισμό, είναι η εισήγηση της διορθωτικής ενέργειας που αποτελεί την παροχή λύσης, ανεξάρτητα από το αν θα εφαρμοστεί ή όχι από τη μονάδα.
Ανεξαρτησία: εξασφαλισμένη ανεξαρτησία, ισοδυναμεί με αντικειμενική έκφραση γνώμης στα θέματα που ελέγχονται, διορθωτική πρόταση ανεξάρτητη από συμφέροντα και σκοπιμότητες. Μη ύπαρξη ανεξάρτητου Εσωτερικού Ελεγκτή, ισοδυναμεί με μη αποτελεσματικό έλεγχο.
Υψηλό προφίλ: ο Εσωτερικός Ελεγκτής θα πρέπει να διαθέτει τα προσωπικά στοιχεία εκείνα που θα εμπνεύσουν εμπιστοσύνη στον ελεγχόμενο και θα τον κάνουν να πιστέψει ότι ο ελεγκτής είναι σύμβουλος του που, θα τον βοηθήσει στην επίτευξη των στόχων του ελεγχόμενου και στην προσθήκη αξίας στην εργασία του.
Προσήλωση στον πελάτη: ανεξάρτητα από το αν ο ελεγκτής είναι εξωτερικός συνεργάτης ή εργαζόμενος της εταιρείας, η διενέργεια του ελέγχου σκοπό πρέπει να έχει τη βελτίωση του τρόπου λειτουργίας του πελάτη, να εντοπίσει κινδύνους κατά τη δραστηριοποίηση του πελάτη και τελικά να προσθέσει αξία στον πελάτη του.
Εξειδίκευση στις δικλείδες ασφαλείας: ο Εσωτερικός Ελεγκτής θα πρέπει να διαθέτει την τεχνογνωσία που να του επιτρέπει να προτείνει τη διορθωτική ενέργεια / την ασφαλιστική δικλείδα που θα προσθέσει αξία στον πελάτη του.
Ο Εσωτερικός Ελεγκτής ως Διοίκηση: για να είναι ο ελεγκτής πιο αποτελεσματικός και αποδοτικός θα πρέπει να πάρει το ρόλο της Διοίκησης και των μετόχων. Θα πρέπει να ενστερνιστεί τις ανησυχίες, τους φόβους, το όραμα της Διοίκησης και των μετόχων καθώς επίσης να μπει στην σκέψη τους και να διενεργήσει τον έλεγχο ως να ήταν ο ίδιος διοίκηση – μέτοχος.
Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου
Με τον όρο σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου εννοείται, το σύνολο των λειτουργιών, κανόνων, μέτρων, αρχών και διαδικασιών που θέτει σε λειτουργία ο οργανισμός, με σκοπό την εφαρμογή και τήρηση της πολιτικής και των αρχών της διοίκησης ώστε να εξασφαλιστούν τα συμφέροντά του. Είναι το σύστημα μέσω του οποίου ασκείται η Εταιρική Διακυβέρνηση. Η πολυπλοκότητα των οργανισμών, το είδος των δραστηριοτήτων, όπως και το περιβάλλον δραστηριοποίησης, καθιστά αναγκαία τη διαμόρφωση διαφορετικών συστημάτων. Για αυτό το λόγο, κάθε σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου θα πρέπει να σχεδιάζεται για τις ανάγκες του εκάστοτε οργανισμού.
* Κωνσταντίνος Ζοπουνίδης (φωτ.), Ακαδημαϊκός, καθηγητής, Πολυτεχνείο Κρήτης, Audencia Business School, France.
Δρ. Μάριος Μενεξιάδης, PhD, MAcc, MSc, FCPA, CPIA, CCS, CICA, CAIT
Χρήστος Λεμονάκης, Επίκουρος Καθηγητής στο Ελληνικό Μεσογειακό Πανεπιστήμιο