Ως credit manager και πρώην ιδιοκτήτρια εταιρείας είσπραξης χρεών, έχω διαπιστώσει από πρώτο χέρι ότι οι επιχειρήσεις που δεν εφαρμόζουν μια πιστωτική πολιτική συχνά υφίστανται οδυνηρές συνέπειες και δεν αποκλείεται να οδηγηθούν σε χρεοκοπία.
Η πιστωτική πολιτική διαφυλάσσει το πιο σημαντικό περιουσιακό στοιχείο μιας επιχείρησης: τη ρευστότητα της. Εφόσον η εταιρεία σας παρέχει γραμμές πίστωσης, πρέπει να προστατέψετε τις ταμειακές σας ροές και να περιορίσετε τους πιστωτικούς κινδύνους. Εάν οι πελάτες σας δεν καταβάλλουν έγκαιρα τις οφειλές τους, τότε πλήττουν τις χρηματορροές σας, την ικανότητά σας να εξοφλείτε έγκαιρα τους δικούς σας λογαριασμούς, αλλά και τα καθαρά σας κέρδη. Ανακτήστε τον έλεγχο των ταμειακών σας ροών ακολουθώντας τις παρακάτω συμβουλές.
1. Τηλεφωνήστε στους πελάτες που έχουν ληξιπρόθεσμες οφειλές και ζητήστε τους να τις αποπληρώσουν. Ξεκινήστε τη συνομιλία ζητώντας την πλήρη οικονομική τακτοποίηση των οφειλών και στη συνέχεια διαπραγματευτείτε προς τα κάτω. Στη σημερινή οικονομική συγκυρία μπορεί να μην είναι εφικτό για κάποιον να εξοφλήσει το χρέος του, γι’ αυτό να είστε προετοιμασμένος να προσφέρετε ευκολίες πληρωμής. Προσπαθήστε να πάρετε τα μισά χρήματα τώρα και το υπόλοιπο σε δύο εβδομάδες. Κάντε μια πρόταση στον πελάτη σας που να είναι ευνοϊκή και για τους δυο σας.
2. Σταματήστε να καλύπτετε παραγγελίες πελατών που σας χρωστούν χρήματα. Εάν ένας πελάτης με ληξιπρόθεσμες οφειλές κάνει μια καινούρια παραγγελία, κρατήστε την σε αναμονή μέχρι να σας καταβάλει το υπόλοιπο και να συμφωνήσετε στους όρους πληρωμής της νέας παραγγελίας. Αλλιώς κινδυνεύετε να βρεθείτε ακριβώς στην ίδια θέση μόλις καταστεί απαιτητή η πληρωμή της καινούριας παραγγελίας.
3. Ελέγξτε την πιστοληπτική ικανότητα των πελατών σας. Η πιστοληπτική ικανότητα ενός ατόμου ή μιας επιχείρησης επηρεάζεται από τις εκάστοτε οικονομικές συνθήκες. Ένας πελάτης που μερικά χρόνια πριν είχε καλό ιστορικό συνέπειας, σήμερα μπορεί να βρίσκεται σε δυσμενή οικονομική κατάσταση. Επαναξιολογήστε τα πιστωτικά όρια των πελατών σας, έτσι ώστε να γλιτώσετε αυτούς μεν από μπελάδες, εσάς δε, από κινδύνους.
4. Αναθεωρήστε τους όρους πληρωμής. Εάν οι όροι πληρωμής σας προβλέπουν την εξόφληση εντός 30 ή 45 ημερολογιακών μερών από την αποστολή της παραγγελίας ή την ολοκλήρωση της παρεχόμενης υπηρεσίας (η λεγόμενη εμπορική πίστωση net 30 ή net 45 αντίστοιχα), προσφέρετε στους πελάτες σας κίνητρα για να σας πληρώσουν συντομότερα. Κάντε τους μια έκπτωση πρόωρης εξόφλησης, λόγου χάρη 2% για αποπληρωμή εντός 10 ημερών. Έτσι δικά σας τιμολόγια θα μπαίνουν πάνω - πάνω στη λίστα των εκκρεμών υποχρεώσεων, προς όφελος των ταμειακών σας ροών, ενώ οι πελάτες σας θα εξοικονομούν χρήματα.
5. «Απολύστε» μερικούς πελάτες. Τουλάχιστον μια φορά το χρόνο πρέπει να εξετάζετε προσεκτικά την πελατειακή σας βάση και να κάνετε ένα «ξεσκαρτάρισμα» των προβληματικών περιπτώσεων. Οι πελάτες που σπαταλούν το χρόνο και τους πόρους σας παραβαίνοντας τις εκάστοτε προθεσμίες πληρωμής δεν είναι αξιόπιστοι και καλά θα κάνετε να τους... απολύσετε. Στόχος σας είναι να χτίσετε μια πελατειακή βάση που προβαίνει σε τακτικές παραγγελίες και εμπρόθεσμες πληρωμές. Οι οφειλέτες που καθυστερούν να πληρώσουν, που κάνουν νέες παραγγελίες προτού να εξοφλήσουν τα χρέη τους και ξοδεύουν το χρόνο σας εξηγώντας γιατί αθέτησαν τις υποχρεώσεις τους, δεν σας αφορούν. Όταν ένας πελάτης δεν πληρώνει εγκαίρως, η επιχείρησή σας χάνει χρήματα.
* Η κα Michelle Dunn είναι συγγραφέας του βιβλίου The Guide to Getting Paid, Plymouth, New Hampshire