Η Ένωση Εταιρειών «QUALITY & RELIABILITY Α.Ε. - PLANETA.E.» συνήψε με την Κοινωνία της Πληροφορίας (ΚτΠ) σύμβαση για το Έργο «Σύστημα Υποστήριξης Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Σχεδιασμού του Υπουργείου Εξωτερικών», της Δράσης 16742 «Ψηφιακός Μετασχηματισμός του Υπουργείου Εξωτερικών», με Κύριο του Έργου το Υπουργείο Εξωτερικών. Στην Ένωση η QUALITY & RELIABILITY Α.Ε. συμμετέχει με ποσοστό 80%. Ο συνολικός προϋπολογισμός του έργου ανέρχεται στο ποσό των 4.008.854,00 € πλέον ΦΠΑ, ενώ το ποσό που αναλογεί στην Εταιρεία αντιστοιχεί στο ποσό των 3.207.083,20 € πλέον ΦΠΑ.
Σκοπός και Αντικείμενο του Έργου
Σκοπός του έργου είναι, η εφαρμογή του ψηφιακού μετασχηματισμού του Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Σχεδίου του Υπουργείου, δηλαδή η διασύνδεση των στόχων του με τους πόρους του, και είναι αναμφισβήτητα μεγάλης σημασίας για το ΥΠΕΞ, καθόσον μπορεί να συμβάλει πολλαπλασιαστικά στην ευρύτερη προβολή του έργου του και στη βελτιστοποίηση της αξιοποίησης των πόρων του, μέσω της στοχευμένης ευθυγράμμισής τους με τους επιδιωκόμενους στόχους. Το Υπουργείο Εξωτερικών μέσω του έργου θα δημιουργήσει για πρώτη φορά με συστηματικό τρόπο ενιαίες διαδικασίες Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Σχεδίου (ΣΕΣ), εκμεταλλευόμενο τα θετικά σημεία και την εμπειρία που έχει αποκομίσει από την μέχρι σήμερα δραστηριότητα του.
Για την επιτυχημένη εφαρμογή του, θεωρείται δεδομένη:
• η ενεργός συμμετοχή όλων των Δομών του ΥΠΕΞ στη διαμόρφωση των επιδιωκόμενων στόχων, προκειμένου να ενισχυθεί το αίσθημα κυριότητας (ownership) επί αυτών και κατά συνέπεια, να καταστεί ευκολότερη η συστηματική ευθυγράμμιση των Δράσεων και Ενεργειών της καθημερινής λειτουργίας των δομών, με αυτούς και
• η ολοκληρωμένη κατανόηση των διαστάσεων του ΣΕΣ, δηλαδή των εννοιών του (Όραμα - Αποστολή - Αξίες - Στρατηγικοί Άξονες - Στρατηγικοί Στόχοι - Δράσεις - Ενέργειες - Δείκτες Απόδοσης), για όλο το φάσμα των διεργασιών που θα περιλαμβάνει και για τους ρόλους κάθε συμμετέχοντα σε αυτές.
Το αντικείμενο του έργου συνοπτικά αποτελείται από μια σειρά δράσεων ως εξής:
Α. Εκπόνηση Σειράς Μελετών.
Στο πλαίσιο του έργου περιλαμβάνεται η αναλυτική καταγραφή και ο λεπτομερής ανασχεδιασμός του υφιστάμενου τρόπου υλοποίησης του ΣΕΣ συμπεριλαμβανομένης της μεθοδολογίας, των διαδικασιών και των οργανωτικών μονάδων που συμμετέχουν κατά την υλοποίηση. Για τους σκοπούς του (ανα)σχεδιασμού και της εφαρμογής Διοίκησης Ποιότητας στο σύστημα του Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Σχεδιασμού, ο Ανάδοχος καλείται να εκπονήσει μια σειρά μελετών που αναδεικνύουν όλες τις όψεις του και ενδεικτικά περιλαμβάνονται οι παρακάτω:
• Μελέτη Ροών
• Μελέτη Εμπλεκόμενων Ρόλων
• Μελέτη Προτυποποίησης Μοντέλων
• Μελέτη επιλογής Μεθοδολογίας και Κριτηρίων
• Μελέτη για την επιλογή και υλοποίηση της Μεθοδολογίας Προτεραιοποίησης των Στόχων και Δράσεων του Υπουργείου
• Μελέτη για την επιλογή και εφαρμογή
o Μεθοδολογίας Επιλογής των Δομών και των Δεικτών Επίδοσης
o Παρακολούθηση Επίδοσης Υλοποίησης
o Ανάπτυξης σύγχρονου ψηφιακού συστήματος διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού (State of the art HRMS)
Κατά αυτόν τον τρόπο, και σε επόμενο χρόνο, θα καθίσταται δυνατή η πιστοποίηση των εν λόγω διεργασιών με εγκεκριμένο πρότυπο ποιότητας.
Β. Διαδικτυακή (web-based) Πλατφόρμα Ροής Εργασιών, Παρακολούθησης, Αξιολόγησης και Αναφορών του Στρατηγικού και Επιχειρησιακού Σχεδίου του Υπουργείου Εξωτερικών.
Η Διαδικτυακή (web-based) Πλατφόρμα Ροής Εργασιών, διαχείρισης εγγράφων και ηλεκτρονικής αλληλογραφίας θα υποστηρίζει, με ασφάλεια και λειτουργικότητα, το πλέγμα της ογκώδους, συστηματικής, πολύπλευρης και σύνθετης σε περιεχόμενο επικοινωνίας μεταξύ των Δομών και της ΔΣΕΣ και αποτελείται από υποσυστήματα διαλειτουργούντα μεταξύ τους, όπως:
1. Πλατφόρμα Ροής Εργασιών (workflow).
2. Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων.
3. Σύστημα Ηλεκτρονικής Αλληλογραφίας (email).
4. Σύστημα Διαχείρισης Ρόλων και Χρηστών.
Το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του έργου είναι 24 μήνες.