Ο ΕΦΚΑ ξεφορτώνεται εκατοντάδες χιλιάδες κιβώτια, με κρίσιμες πληροφορίες για τους ασφαλισμένους, εξοικονομώντας περί που 1,5 εκατ. ευρώ το χρόνο, μόνο από τα ενοίκια. Υπολογίζεται ότι τουλάχιστον 57 κτίρια του ΕΦΚΑ άδειασαν από έγχαρτο υλικό, στο πλαίσιο της προσπάθειας για ασφαλή αποθήκευση φυσικών αρχείων του Δημοσίου.
Συνολικά, εκτιμάται ότι περισσότερα από 1,4 εκατομμύρια κιβώτια με πολύτιμα αρχεία όχι μόνο του ΕΦΚΑ, αλλά και άλλων φορέων του Δημοσίου, θα «μετακομίσουν» με ασφάλεια σε προστατευμένα μέρη, θα αποθηκευτούν και θα αρχειοθετηθούν επιστημονικά ώστε ούτε θα κινδυνεύουν από πλημμύρες ή φωτιές – φαινόμενα που έχουν συμβεί κατά κόρον, στο παρελθόν - ούτε θα καταστρέφονται ή θα χάνονται από μετακόμιση σε μετακόμιση. Αν και φαντάζει απίστευτα αναχρονιστικό να συζητάμε ακόμη για έγχαρτα αρχεία, η διαδικασία αυτή θεωρείται ζωτικής σημασίας για τη λειτουργία του ΕΦΚΑ και για την παροχή αξιόπιστων υπηρεσιών στους ασφαλισμένους.
Το όλο εγχείρημα άλλωστε, εντάσσεται σε ένα ευρύτερο σχέδιο για την ασφαλή αποθήκευση φυσικών αρχείων (secure storage), καθώς θεωρείται μια εξαιρετικά κρίσιμη ανάγκη για το δημόσιο τομέα, δεδομένου του μεγάλου όγκου δεδομένων που διαχειρίζεται και του σημαντικού ρόλου που διαδραματίζουν τα δεδομένα αυτά, στη λειτουργία του κράτους.
Την εκτέλεση του έργου, έχει αναλάβει η Κοινωνία της Πληροφορίας, με στόχο τη δημιουργία υποδομών και διαδικασιών που θα επιτρέπουν την ασφαλή αποθήκευση και διαχείριση φυσικών αρχείων. Η ανάγκη για αυτή την πρωτοβουλία μάλιστα, θεωρείται πως είναι μεγαλύτερη από ποτέ, καθώς οι παραδοσιακές μέθοδοι αποθήκευσης έχουν αποδειχθεί ανεπαρκείς στην αντιμετώπιση των σύγχρονων απαιτήσεων ασφαλείας και αποτελεσματικότητας.
Το έργο χρηματοδοτείται από το Εθνικό Σχέδιο Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας 2.0. Ο συνολικός όγκος αρχείου του δημόσιου τομέα που αναμένεται να εγκιβωτιστεί, και να φυλαχθεί εκτιμάται σε ένα 1.440.000 κιβώτια, ενώ ο συνολικός προϋπολογισμός του ανέρχεται σε 48.386.700 ευρώ. Με την υλοποίησή του, οι ελληνικές αρχές στοχεύουν να αναβαθμίσουν τις υποδομές του δημόσιου τομέα και να ενισχύσουν την εμπιστοσύνη των πολιτών στο σύστημα διαχείρισης πληροφοριών.
Οι βασικοί στόχοι υλοποίησης του έργου περιλαμβάνουν:
- Την προετοιμασία χώρων και η διάθεσή τους για την ασφαλή φύλαξη 1.440.000 κιβωτίων ευαίσθητου αρχειακού υλικού
- Την οργανωμένη καταγραφή, φύλαξη και διαχείριση του αρχειακού υλικού των δημόσιων φορέων.
- Την αποθήκευση του ευαίσθητου αρχειακού υλικού σε ειδικές συνθήκες που αποτρέπουν την καταστροφή του από φυσικές συνθήκες.
- Τη φύλαξη και προστασία του αρχειακού υλικού κατά παντός κινδύνου (κλοπής, φθοράς, φωτιάς, πλημμύρας κ.λπ.), σύμφωνα με τα υπάρχοντα πρότυπα και βέλτιστες πρακτικές.
- Τη δυνατότητα άμεσης αναζήτησης και ανάκλησης του αρχείου από κάθε δημόσιο φορέα μέσω ειδικής ηλεκτρονικής υπηρεσίας που θα διαθέσει ο Ανάδοχος. Η διαδικασία θα γίνεται ηλεκτρονικά, σε εφαρμογή όπου με ασφάλεια τα διαβαθμισμένα στελέχη κάθε Φορέα θα καταχωρούν το σχετικό αίτημα, και θα παρακολουθούν την εξέλιξή του.
- Την παροχή πρόσθετων υπηρεσιών που αφορούν στο υπό φύλαξη αρχείου, όπως ενδεικτικά η στοχευμένη ψηφιοποίηση εγγράφων και η άντληση δεδομένων επ’ αυτών.
- Την εν γένει δημιουργία κουλτούρας εντός της δημόσιας διοίκησης, μέσω εκπαίδευσης των στελεχών της, ως προς την αξιολόγηση της χρήσης του αρχειακού υλικού και τον τρόπο διαχείρισής του.
Πρόλαβε ο ΕΦΚΑ
Ο e-ΕΦΚΑ, ως ο κύριος φορέας κοινωνικής ασφάλισης στην Ελλάδα, διαχειρίζεται έναν τεράστιο όγκο αρχείων που περιλαμβάνει ευαίσθητες πληροφορίες για εκατομμύρια πολίτες. Στην πράξη, θεωρήθηκε αναπόφευκτο να σπεύσει, προκειμένου να διασφαλίσει την σωστή και ασφαλή αποθήκευση αυτών των αρχείων, που θεωρούνται άλλωστε «ζωτικής σημασίας» για τη λειτουργία του οργανισμού και για την παροχή αξιόπιστων υπηρεσιών στους ασφαλισμένους. Η διαδικασία περιλαμβάνει την υιοθέτηση προηγμένων τεχνολογιών ασφάλειας, την ανάπτυξη νέων πρωτοκόλλων για τη διαχείριση πληροφοριών και την εκπαίδευση του προσωπικού σε θέματα ασφάλειας δεδομένων.
Όπως χαρακτηριστικά επισημαίνει ο διοικητής του Φορέα, Αλέξανδρος Bαρβέρης, η μετάβαση από τις παραδοσιακές, φυσικές μεθόδους διαχείρισης αρχείων σε μία σύγχρονη προσέγγιση δεν αποτελεί μόνο μία τεχνική αναβάθμιση, αλλά μια στρατηγική επένδυση με πολυεπίπεδα οφέλη για τον οργανισμό, τους πολίτες και το κράτος γενικότερα.
Αναλυτικά, σύμφωνα με τον κ. Βαρβέρη, η ενοποίηση υπηρεσιών και πόρων θα συμβάλει ώστε ο Φορέας να επιτύχει οικονομίες κλίμακας, μειώνοντας κατ’ αρχάς τα λειτουργικά κόστη. Η παραδοσιακή διαχείριση αρχείων απαιτεί σημαντικούς πόρους για την αποθήκευση, τη συντήρηση και την ασφάλεια των φυσικών εγγράφων. Με τον νέο τρόπο αποθήκευσης, το κόστος μειώνεται δραστικά καθώς εξαλείφονται οι ανάγκες για μεγάλες αποθήκες, φυσικούς φακέλους και εξειδικευμένο προσωπικό για τη διαχείριση αυτών.
Είναι μάλιστα εντυπωσιακό το πόσο γρήγορα έσπευσε η διοίκηση να ενταχθεί στο πρόγραμμα. Σύμφωνα με τα διαθέσιμα στοιχεία, έχει ήδη ζητηθεί η μεταφορά αρχείων από τουλάχιστον 57 κτήρια του e-ΕΦΚΑ.
Εξίσου σημαντική είναι και η εξοικονόμηση που προκύπτει, κυρίως, από την απελευθέρωση των ενοικιασμένων κτηρίων που χρησιμοποιούνται στην παρούσα φάση για τις ανάγκες φύλαξης αρχείων. Από τα ποσά που δαπανώνται για ενοίκια – βάσει των αρχικών υπολογισμών θα εξοικονομηθούν περίπου 1,5 εκατ. ευρώ σε ετήσια βάση - μπορούν να επαναχρησιμοποιηθούν σε πιο παραγωγικές δραστηριότητες, όπως η βελτίωση των υπηρεσιών προς τους πολίτες.
Παράλληλα, ο περιορισμός της φυσικής αποθήκευσης αρχείων συμβάλλει στη μείωση του περιβαλλοντικού αποτυπώματος του οργανισμού. Λιγότερα κτήρια, σημαίνουν λιγότερη κατανάλωση ενέργειας και λιγότερες εκπομπές άνθρακα, κάτι που ευθυγραμμίζεται με τις προσπάθειες για μια πιο βιώσιμη ανάπτυξη.
Επιπλέον, οι σύγχρονες, αυτοματοποιημένες διαδικασίες θα οδηγήσουν, βάσει των εκτιμήσεων, σε υψηλότερη απόδοση, στο πλαίσιο των καθημερινών λειτουργιών. Οι υπάλληλοι του e-ΕΦΚΑ θα μπορούν να αφιερώσουν περισσότερο χρόνο σε πιο παραγωγικές δραστηριότητες, αντί να αναλώνονται σε χρονοβόρες διαδικασίες αναζήτησης και αρχειοθέτησης εγγράφων.
Να σημειωθεί εδώ, ότι, η ασφαλής αποθήκευση φυσικών αρχείων «τρέχει» σε συνδυασμό με την ψηφιοποίηση του χαρτώου υλικού που βρίσκεται σε εξέλιξη. Ο συνδυασμός των δύο αυτών δράσεων, εκτιμάται ότι θα αναβαθμίσει την ποιότητα εξυπηρέτησης των ασφαλισμένων καθώς η πρόσβαση σε δεδομένα και πληροφορίες θα είναι σχεδόν άμεση. Οι αιτήσεις και τα αιτήματα θα διεκπεραιώνονται ταχύτερα, βελτιώνοντας την ικανοποίηση των πολιτών από τις υπηρεσίες του e-ΕΦΚΑ.
Όπως χαρακτηριστικά επισημαίνει ο κ. Bαρβέρης, η πρωτοβουλία για την ασφαλή αποθήκευση και διαχείριση αρχείων από τον ΕΦΚΑ αποτελεί ένα σημαντικό βήμα προς την κατεύθυνση της αποτελεσματικότητας και του εκσυγχρονισμού του οργανισμού. «Οι οικονομίες κλίμακας, η απελευθέρωση νοικιασμένων κτηρίων, η βελτίωση των υπηρεσιών και η ενίσχυση της ασφάλειας δεδομένων αποτελούν μόνο μερικά από τα μεγάλα οφέλη» σημειώνει χαρακτηριστικά.