Η ψηφιακή μεταμόρφωση του ΑΣΕΠ είναι το αντικείμενο έργου που προκήρυξε η Κοινωνία της Πληροφορίας. Πρόκειται για το «Λειτουργικός και Οργανωτικός Ανασχεδιασμός -Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα ΑΣΕΠ και σύγχρονο περιβάλλον προσλήψεων στον Δημόσιο Τομέα» προϋπολογισμού πάνω από 13 εκατ. ευρώ.
Το έργο έρχεται να καλύψει την ανάγκη ο ΑΣΕΠ να εμπλακεί όχι μόνον τις νέες προσλήψεις αλλά, επίσης, την κινητικότητα (ως εσωτερική αγορά εργασίας) και τις επιλογές προϊσταμένων και στοχεύει στην πλήρη ψηφιοποίηση των σχετικών διαδικασιών, από το στάδιο της αίτησης έως τα τελικά αποτελέσματα κάθε υποψηφίου και την ικανότητα του ΑΣΕΠ να διαχειρίζεται τα αποτελέσματα αυτά.
Ο Ανάδοχος κατ’ελάχιστον θα κληθεί να υλοποιήσει στο πλαίσιο του έργου:
* Υλοποίηση όλων των απαραίτητων ενεργειών για τη μετεγκατάσταση των υφιστάμενων πληροφοριακών συστημάτων ΑΣΕΠ στο Κυβερνητικό Νέφος του Ελληνικού Δημόσιου Τομέα (G-Cloud) και την διασύνδεσή τους με τις υφιστάμενες υποδομές του ΑΣΕΠ
* Προμήθεια όλων των απαραίτητων αδειών που καλύπτουν όλες τις απαιτούμενες ενέργειες των υφιστάμενων πληροφοριακών συστημάτων ΑΣΕΠ και μετεγκατάσταση στο G-Cloud
* Ανάπτυξη νέων εφαρμογών/ βελτιστοποίηση υφιστάμενων / λειτουργικότητες
* Υλοποίηση όλων των απαραίτητων ενεργειών/ προμήθεια λογισμικών & εξοπλισμού προκειμένου να καταστεί πλήρως δυνατή η εξ αποστάσεως εργασία των εργαζομένων του ΑΣΕΠ
* Αναβάθμιση διαδικασιών και επιπέδου ασφάλειας, με δημιουργία και εφαρμογή νέας Πολιτικής Ασφάλειας σε συμμόρφωση με τον ΓΚΠΔ, σύμφωνα με τα πρότυπα της οικογένειας ISO 27000 (27001, 27701, 27017 κλπ),που θα περιλαμβάνει:
- Ανάλυση της τρέχουσας κατάστασης ως προς την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που διαχειρίζεται το ΑΣΕΠ
- Δημιουργία λεπτομερών ροών δεδομένων (Data Flow mapping) ανά υπηρεσία και ανά κατηγορία προσωπικών δεδομένων, όπου θα απεικονίζονται όλες οι πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο ΑΣΕΠ με σκοπό τη δημιουργία του αρχείου δραστηριοτήτων επεξεργασίας δεδομένων που αποτελεί απαίτηση του GDPR.
- Εντοπισμός κενών και ελλείψεων ως προς τις απαιτήσεις του κανονισμού (Gap Analysis), κατηγοριοποιημένα ανά θεματική περιοχή και κρισιμότητα.
- Αξιολόγηση και δημιουργία ενός λεπτομερούς, προτεραιοποιημένου και ολοκληρωμένου πλάνου ενεργειών συμμόρφωσης (Compliance Plan and Roadmap).
- Διεξαγωγή Web App & Infrastructure Penetration Test
- Σύνταξη Μελέτης Εκτίμησης αντίκτυπου (Privacy Impact Assessment) με βάση τα προβλεπόμενα στον Κανονισμό (GDPR).
- Μελέτη Ανάλυσης Επικινδυνότητας η οποία θα περιλαμβάνει τον εντοπισμό, τεκμηρίωση, κατηγοριοποίηση και ιεράρχηση των κινδύνων (τόσο σε τεχνικό όσο και σε επιχειρησιακό επίπεδο). Τα αποτελέσματα της μελέτης αυτής θα χρησιμοποιηθούν για τον προσδιορισμό των κατάλληλων δικλείδων ασφάλειας ώστε να ελαχιστοποιηθούν όσο είναι δυνατόν οι κίνδυνοι.
- Εκπόνηση των απαραίτητων Πολιτικών και Διαδικασιών Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, Ασφάλειας Πληροφοριών και Επιχειρησιακής Συνέχειας, με βάση τα προτεινόμενα μέτρα του πλάνου συμμόρφωσης
- Μελέτη Εφαρμογής σύμφωνα με τις απαιτήσεις των διεθνών προτύπων ISO 27001, ISO 27002 για την ασφάλεια των πληροφοριών
- Υλοποίηση νέου Συστήματος Διαχείρισης Ασφάλειας Πληροφοριών του ΑΣΕΠ
Σκοπός και Στόχοι της Σύμβασης
Επιμέρους στόχοι του έργου είναι:
- Ο ψηφιακός μετασχηματισμός και η αναβάθμιση του ΑΣΕΠ με σύγχρονες και καινοτόμες τεχνολογίες πληροφορικής με αποτέλεσμα τη βελτίωση της αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητάς του, ώστε να παρέχεται ένα σύγχρονο περιβάλλον για προσλήψεις στο δημόσιο τομέα.
- Η υποστήριξη του ΑΣΕΠ ώστε να σχεδιάσει και να αναμορφώσει τις διαδικασίες του σύμφωνα με τις προτεραιότητές του, λαμβάνοντας υπόψη τις αρχικές συνθήκες και τις αναμενόμενες κοινωνικοοικονομικές επιπτώσεις.
- Η υποστήριξη του ΑΣΕΠ ώστε να καθορίσει και να εφαρμόσει κατάλληλες διαδικασίες και μεθοδολογίες λαμβάνοντας υπόψη τις καλές πρακτικές και τα διδάγματα που αντλήθηκαν από άλλες χώρες για την αντιμετώπιση παρόμοιων καταστάσεων.
- Η μείωση του λειτουργικού κόστους του ΑΣΕΠ.
- Η υποστήριξη του ΑΣΕΠ ώστε να ενισχυθεί η αποδοτικότητα και η αποτελεσματικότητα της διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, μεταξύ άλλων, με την ενίσχυση των επαγγελματικών γνώσεων και δεξιοτήτων και τον καθορισμό σαφών ευθυνών
Αναμενόμενα Οφέλη
Η υλοποίηση του παρόντος έργου θα συμβάλλει καθοριστικά στον ανασχεδιασμό του τρόπου εσωτερικής οργάνωσης της εργασίας και στη βελτίωση της παραγωγικότητας του οργανισμού. Στο εσωτερικό περιβάλλον του έργου, τα οφέλη θα γίνουν ορατά από τους άμεσα εμπλεκόμενους και περιλαμβάνουν την απλοποίηση των διαδικασιών, την εξοικονόμηση χρόνου, την αποφυγή απώλειας εγγράφων και την εξοικονόμηση ανθρωποωρών για την υλοποίηση των απαιτούμενων διαδικασιών
Τα οφέλη από την υλοποίηση του έργου κυρίως τους τελικούς ωφελούμενους και συγκεκριμένα τους αρμόδιους φορείς του Δημοσίου αφορύν:
- τη διαλειτουργικότητα των συστημάτων και την παροχή ψηφιακών υπηρεσιών,
- την παροχή ποιοτικότερων υπηρεσιών υψηλής προστιθέμενης αξίας,
- τη μείωση του χρόνου περαίωσης των αιτημάτων,
- την έγκυρη ενημέρωση και τη μείωση πιθανοτήτων λάθους,
- τη μείωση του διοικητικού κόστους,
- τη μείωση των συναλλαγών ανά αποτέλεσμα,
- τη μείωση των χρόνων απόκρισης και την αυτοματοποίηση των διαδικασιών,
- τη διαφάνεια και αξιοπιστία.
Ο ψηφιακός εκσυγχρονισμός του Α.Σ.Ε.Π αναμένεται να βελτιώσει την εσωτερική οργάνωση και διενέργεια των εργασιών του αλλά και να διευκολύνει τους άμεσα ενδιαφερόμενους, όπως για παράδειγμα εκτέλεση των αιτημάτων τους και των διαδικασιών πρόσληψης. Παράλληλα, αναμένεται να επιφέρει περαιτέρω μείωση της διακίνησης φυσικών εγγράφων εξοικονομώντας με αυτό τον τρόπο οικονομικούς και φυσικούς πόρους.