Το… χάος που είχαν δημιουργήσει σε δημόσιους οργανισμούς τα αρχεία με φακέλους και κούτες πεταμένες άναρχα ανάμεσα σε αίθουσες που υποδέχονται πολίτες ή σε υπόγεια που κάνουν απαγορευτική την ανάκτησή τους θα εξομαλύνει έργο του Ταμείου Ανάκαμψης με τίτλο: «Ασφαλής αποθήκευση φυσικών αρχείων του δημόσιου και ευρύτερου δημόσιου τομέα», όπου προσωρινός ανάδοχος επελέγη από την ΚτΠ, η NOVA.
Η Κοινωνία της Πληροφορίας ανέδειξε προσωρινό ανάδοχο του έργου αντί του συνολικού ποσού των 32,22 εκατ. ευρώ μη περιλαμβανομένου ΦΠΑ 24%, (αξία με ΦΠΑ: 39,9 εκατ.) και μη περιλαμβανομένου του δικαιώματος προαίρεσης αύξησης του φυσικού αντικειμένου, την εταιρείας «NOVATELECOMMUNICATIONS & MEDIA ΜΟΝΟΠΡΟΣΩΠΗ A.E.».
Το έργο θα ολοκληρωθεί από τον Ανάδοχο εντός 24 μηνών από την υπογραφή της Σύμβασης.
Το έργο αφορά στην παροχή υπηρεσιών εγκιβωτισμού, καταγραφής, μεταφοράς, ασφαλούς φύλαξης και διαχείρισης αρχείου δημοσίων φορέων του Δημοσίου, Γενικής και Κεντρικής Κυβέρνησης καθώς και ΟΤΑ α' και β' βαθμού. Πρόκειται για περίπου 1.440.000 κιβώτια, που αναλογούν σε περίπου 65.000.000 αρχεία ή σε 5.760.000 φακέλους φορέων του δημοσίου.
Το προς φύλαξη αρχείο θα παραλαμβάνεται τμηματικά από τους χώρους των δημόσιων φορέων όπου βρίσκεται σήμερα κατόπιν σχετικού αιτήματος του Δημόσιου Φορέα και θα μεταφέρεται για φύλαξη και διαχείριση στις εγκαταστάσεις του αναδόχου, για χρονικό διάστημα έως 2 έτη.
Όπως σημειώνεται στην προκήρυξη, η καλύτερη πρόσβαση στα αρχεία αναμένεται να οδηγήσει σε σημαντική εξοικονόμηση κόστους και στην απελευθέρωση πόρων.
Το αντικείμενο του έργου είναι αναλυτικότερα η μελέτη Εφαρμογής, που περιλαμβάνει την εκπόνηση μελέτης για τη μεθοδολογία εκτέλεσης - αρχειοθέτησης του αρχείου, διασφάλισης της ποιότητας του έργου καθώς και διαστασιοποίησης των φορέων (σε συνεργασία με τα Γενικά Αρχεία του Κράτους), η ανάπτυξη πλατφόρμας και η ψηφιοποίηση.
Περιγραφή της σύμβασης:
- Διάσωση και διαφύλαξη του πολύτιμου αρχειακού υλικού από φυσικές καταστροφές και από τη φθορά του χρόνου.
- Μείωση λειτουργικού κόστους αναπαραγωγής της πληροφορίας από πρωτότυπο υλικό, χωρίς ταυτόχρονα τον κίνδυνο καταστροφής του.
- Καλύτερη εξυπηρέτηση των συναλλασσόμενων με καλύτερο έλεγχο και ταχύτερη διεκπεραίωση στη διακίνηση της πληροφορίας μέσω αυτοματοποιημένων συστημάτων αναζήτησης, ανάκλησης και επεξεργασίας που βελτιστοποιεί τις κλασσικές χειροκίνητες μεθόδους.
- Αποτελεσματικότερη ανταλλαγή πληροφοριών με άλλους φορείς με ανάλογο αντικείμενο καθώς και με υπηρεσίες του εξωτερικού.