Προκειμένου φορείς του Δημοσίου να «θωρακιστούν» σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης όπως η πανδημία και να μπορούν να συνεχίσουν τη λειτουργία τους μέσω τηλεργασίας, η ΚτΠ προχώρησε σε απευθείας ανάθεση σχετικής μελέτης. Πρόκειται για το έργο: «Έρευνα για την καταγραφή των αναγκών χρηστών εφαρμογών τηλεργασίας στη Δημόσια Διοίκηση», χρηματοδοτούμενο από την Έκτακτη Επιχορήγηση του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
Το έργο αυτό σχετίζεται με την πρόσφατη δημόσια διαβούλευση του Τεύχους Διακήρυξης που αφορά σε Ηλεκτρονικό Ανοικτό διαγωνισμό για το έργο «Προμήθεια Εξοπλισμού και Συνδέσεων για τη Δράση Επιχειρησιακή Συνέχεια», που στόχο έχει να διασφαλιστεί η εξ αποστάσεως εργασία των δημοσίων υπαλλήλων, όπου και όταν απαιτηθεί. Ο προϋπολογισμός του έργου αυτού είναι 72,4 εκατ. ευρώ και θα εξασφαλίσει, για μια ενδεικτική ομάδα δημόσιων υπαλλήλων, σε όσο το δυνατόν αντιπροσωπευτικότερους Φορείς της κεντρικής και γενικής κυβέρνησης, την εκπλήρωση εκείνων των προϋποθέσεων οι οποίες δύναται να διασφαλίσουν την επιχειρησιακή συνέχεια σε όλη τη Δημόσια Διοίκηση.
Αντικείμενο Σύμβασης της μελέτης
Το αντικείμενο του έργου «Έρευνα για την καταγραφή των αναγκών χρηστών εφαρμογών τηλεργασίας στη Δημόσια Διοίκηση» αφορά στη διενέργεια Έρευνας μεταξύ επιλεγμένων Φορέων της Δημόσιας Διοίκησης, σχετικά με τις εφαρμογές τηλεργασίας που θα ήταν απαραίτητες για την αποτελεσματική λειτουργία των Φορέων και την ικανοποίηση των χρηστών τους, στο συγκεκριμένο εργασιακό περιβάλλον.
Οι φορείς που θα επιλεγούν θα πρέπει:
- να έχουν στο πρόσφατο παρελθόν εφαρμόσει μοντέλο τηλεργασίας,
- να έχουν αποκτήσει άδειες χρήσης προϊόντων της εταιρείας Microsoft στο πλαίσιο του «Enterprise Agreement», που έχει συναφθεί με το Ελληνικό Δημόσιο για την προμήθεια προϊόντων της εν λόγω εταιρείας.
Το δείγμα φορέων που θα επιλεγεί, θα πρέπει να αποτελείται από τουλάχιστον 50 φορείς και θα πρέπει να παρουσιάζει διαστρωμάτωση (stratification) όσον αφορά το είδος των Φορέων (Υπουργεία, Φορείς Τοπικής Αυτοδιοίκησης, Ανεξάρτητες Αρχές, Ανώνυμες Εταιρίες) και το μέγεθος των Φορέων.
Η έρευνα θα διενεργηθεί στη βάση δομημένων συνεντεύξεων που θα πραγματοποιηθούν με εξουσιοδοτημένους χρήστες των Φορέων, με τη χρήση συγκεκριμένου προτύπου.
Στο συγκεκριμένο πρότυπο, θα πρέπει να περιλαμβάνονται τουλάχιστον τα παρακάτω:
- Εμπειρία του Φορέα στο πεδίο της τηλεργασίας,
- Εφαρμογές που έχουν χρησιμοποιηθεί στο παρελθόν,
- Εργασίες-ενέργειες που έχουν πραγματοποιηθεί μέσω τηλεργασίας,
- Προβλήματα που έχουν διαπιστωθεί,
- Ανάγκες - Απαιτήσεις.
Τα αποτελέσματα των συνεντεύξεων μετά την επεξεργασία, θα ταξινομηθούν και θα ομαδοποιηθούν κατά τρόπο ώστε να είναι δυνατή η σύνταξη του περιεχομένου των εκτελεστικών συμβάσεων που θα ανατεθούν στη βάση της Συμφωνίας Πλαίσιο που πρόκειται να συνάψει η ΚτΠ ΜΑΕ, για την κάλυψη των αναγκών της από 14-07-2021 Προγραμματικής Συμφωνίας με το Υπουργείο Εσωτερικών και το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης, στο πλαίσιο του έργου «Εισαγωγή του Μοντέλου της Τηλεργασίας στο Δημόσιο Τομέα».
Σκοπιμότητα
Η ΚτΠ ΜΑΕ, στο πλαίσιο της από 14-07-2021 Προγραμματικής Συμφωνίας με το Υπουργείο Εσωτερικών και το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης, υλοποιεί το Έργο «Εισαγωγή του Μοντέλου της Τηλεργασίας στο Δημόσιο Τομέα». Αντικείμενο του Έργου, αποτελεί η υλοποίηση Πιλοτικών Ενεργειών που σχετίζονται με την Τηλεργασία σε συγκεκριμένους φορείς της Δημόσιας Διοίκησης, οι οποίοι θα είναι αντιπροσωπευτικοί σε επίπεδο αρμοδιοτήτων στην ιεραρχία της Δημόσιας Διοίκησης (πχ Υπουργείο, Φορέας Τοπικής Αυτοδιοίκησης, Ανεξάρτητη Αρχή κ.λπ.).
Στο πλαίσιο των Πιλοτικών Ενεργειών, θα υλοποιηθούν επιχειρησιακά σενάρια υποστήριξης της Τηλεργασίας στους επιλεγμένους φορείς, με τη χρήση μιας σειράς εργαλείων με στόχευση:
- την εφαρμογή αυτών των επιχειρησιακών σεναρίων με τη χρήση πληροφοριακών εργαλείων στην κανονική λειτουργία των επιλεγμένων φορέων,
- την ανάδειξη των σεναρίων αυτών σε επαναλήψιμες καλές πρακτικές, που μπορούν να εφαρμοστούν στο σύνολο των φορέων της Δημόσιας Διοίκησης, με τη χρήση των ίδιων ή/και παρόμοιων πληροφοριακών εργαλείων, με αυτά που χρησιμοποιήθηκαν στην Πιλοτική Εφαρμογή,
- επιλεγμένες λειτουργικότητες, όπως ιδίως η καταγραφή της ανθρωποπροσπάθειας των στελεχών που είναι σε τηλεργασία, να μπορούν να έχουν καθολική εφαρμογή με βάση τα αποτελέσματα και συμπεράσματα της Πιλοτικής εφαρμογής.
Τα εργαλεία στη λειτουργικότητα των οποίων θα στηρίζονται και θα αφορούν τα σενάρια που θα αναπτυχθούν, αφορούν στις παρακάτω κατηγορίες:
- Εργαλεία Συνεργασίας (Collaboration Tools)
- Εργαλεία Σχεδιασμού, εκτέλεσης και παρακολούθησης έργων, αναθέσεων εργασιών
- Περιβάλλοντα Τηλεδιασκέψεων και Τηλεσυνεργασίας
- Εξειδικευμένα περιβάλλοντα Εικονικής Υποδομής Περιβάλλοντος Εργασίας (VDI)
Τα εργαλεία που θα αναπτυχθούν, θα είναι διαθέσιμα προς ανάκτηση από τους Φορείς της Δημόσιας Διοίκησης σε εξειδικευμένο δικτυακό τόπο που θα αναπτυχθεί για το σκοπό αυτό στο πλαίσιο του Έργου.
Στο παραπάνω πλαίσιο και προκειμένου να υλοποιηθούν οι εφαρμογές εκείνες που θα είναι σε θέση να καλύψουν το ευρύτερο δυνατόν φάσμα αναγκών της Δημόσιας Διοίκησης στο χώρο της τηλεργασίας, κρίνεται απαραίτητη η διενέργεια έρευνας καταγραφής των αναγκών χρηστών, που προέρχονται από όλο το φάσμα φορέων της Δημόσιας Διοίκησης.