Την απευθείας ανάθεση στην εταιρεία TRILLION SYSTEMS SINGLE MEMBER P.C.του έργου «Παροχή Ψηφιακής Υπηρεσίας για την Ηλεκτρονική Υποβολή και Παρακολούθηση πλατφόρμα του Συνηγόρου του Πολίτη» αποφάσισε η ΚτΠμ βάζοντας τέλος στην αποστολή των αιτήσεων με ταχυδρομείο και στην ταλαιπωρία για επίσκεψη στην Ανεξάρτητη Αρχή, αν ο ενδιαφερόμενος ήθελε να ενημερωθεί για την πορεία της αίτησης που είχε καταθέσει.
Η Ανεξάρτητη Αρχή «Συνήγορος του Πολίτη» προσφέρει ήδη μέσω του ιστοχώρου της (www.synigoros.gr) κάποιες ψηφιακές υπηρεσίες προς τους ενδιαφερόμενους. Το εν λόγω έργο στοχεύει στον εκσυγχρονισμό των ψηφιακών εργαλείων της Αρχής, καθώς και στην αναβάθμιση των παρεχόμενων υπηρεσιών προς τους πολίτες και τις επιχειρήσεις, μέσω της παροχής ψηφιακής υπηρεσίας για την ηλεκτρονική υποβολή και παρακολούθηση αναφορών στην πλατφόρμα της Αρχής.
Ειδικότερα, με την ολοκλήρωση του παρόντος Έργου, ο πολίτης/ επιχείρηση που αντιμετωπίζει κάποιο πρόβλημα και επιθυμεί να υποβάλλει αναφορά προς τον Συνήγορο του Πολίτη, θα μπορεί να την υποβάλλει ηλεκτρονικά, μέσα από την ιστοσελίδα της Αρχής. Θα μπορεί επίσης να συνυποβάλλει ηλεκτρονικά ό,τι αρχεία θέλει, συνημμένα ή σχετικά της αναφοράς του.
Μετά την υποβολή της αναφοράς του, ο αναφερόμενος θα λαμβάνει στο e-mail που δήλωσε ηλεκτρονικό μήνυμα με τους κωδικούς ταυτοποίησής του. Με αυτούς θα μπορεί στη συνέχεια να παρακολουθεί την εξέλιξη/πορεία της αναφοράς του και να ενημερώνεται γι’ αυτήν. Θα μπορεί επίσης, όποτε θέλει, μετά από τη σύνδεση/ταυτοποίησή του, να υποβάλλει και νέα στοιχεία/αρχεία σχετικά με την υπόθεση του.
Ηλεκτρονική παρακολούθηση της αναφοράς του θα μπορεί να αιτηθεί και οποιοσδήποτε πολίτης ή επιχείρηση κατέθεσε με διαφορετικό τρόπο, αρχικά, την αναφορά του στον Συνήγορο του Πολίτη, αλλά στην πορεία επιθυμεί να την παρακολουθεί ηλεκτρονικά.
Η υπηρεσία βήμα βήμα
Το αντικείμενο του Έργου περιλαμβάνει τις παρακάτω λειτουργίες:
I.1. Υποβολή Αναφοράς
Υποβολή ηλεκτρονικού αιτήματος από τον ενδιαφερόμενο πολίτη ή επιχείρηση, μέσω της ιστοσελίδας της Αρχής, μέσω ειδικής λειτουργίας του portal.
Ο αναφερόμενος μπορεί μέσω της σελίδας υποβολής αναφοράς της ιστοσελίδας www.synigoros.gr, να υποβάλει ηλεκτρονικά την αναφορά του.
Συμπληρώνει τη φόρμα υποβολής των προσωπικών στοιχείων του, καθώς και τις φόρμες τις σχετικές με το αίτημα/ την αναφορά του.
Σε αυτές συμπεριλαμβάνονται τα παρακάτω στοιχεία, με υποχρεωτικά ορισμένα από αυτά:
Α. ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ (Επώνυμο, όνομα (υποχρεωτικό), Αρ. Δελτίου Ταυτότητας / Αρ. Διαβατηρίου
Β. ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΚΑΤΟΙΚΙΑΣ/ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ
Γ. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
Δ. ΑΝΑΦΟΡΑ (Θέμα, Υπηρεσία/ Οργανισμός με την οποία/ τον οποίο σχετίζεται η αναφορά, σύντομη περιγραφή του προβλήματος, επισύναψη αρχείων σχετικών της αναφοράς.
I.2. Προεπισκόπηση της Αναφοράς
Μετά την ολοκλήρωση της συμπλήρωσης της αρχικής φόρμας αναφοράς, ο αναφερόμενος μπορεί να επιβεβαιώσει τα στοιχεία της αναφοράς που έχει υποβάλει, μέσω της προεπισκόπησης της. Στην περίπτωση που επιθυμεί να διορθώσει κάποια στοιχεία, μπορεί να επιλέξει να επιστρέψει στην προηγούμενη σελίδα και να διορθώσει ότι επιθυμεί, διαφορετικά, μπορεί να συνεχίσει με την υποβολή της αναφοράς.
I.3. Επιβεβαίωση - Υποβολή Αναφοράς - Εμφάνιση επιβεβαιωτικού μηνύματος
Πριν την οριστική υποβολή, θα πρέπει να υπάρχει μηχανισμός/ σύστημα ελέγχου ανθρώπου/ μηχανής για την αποτροπή ανεπιθύμητών μηνυμάτων κ.λπ.
Κατά την οριστική υποβολή της αναφοράς του, θα πρέπει να εμφανίζεται επιβεβαιωτικό μήνυμα, με πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με την υποβολή της αναφοράς.
I.4. Επιβεβαίωση Ηλεκτρονικής Διεύθυνσης - Αποστολή Αριθμού Πρωτοκόλλου
Μετά την υποβολή του ηλεκτρονικού αιτήματος από τον ενδιαφερόμενο πολίτη ή επιχείρηση μέσω της ιστοσελίδας της Αρχής, για την ταυτοποίηση της ηλεκτρονικής του διεύθυνσης, πριν την ολοκλήρωση της διαδικασίας παραλαβής από το σύστημα και πρωτοκόλλησης της αναφοράς, ακολουθούνται οι παρακάτω διαδικασίες:
Αποστολή αυτοματοποιημένου μηνύματος στο e-mail του ενδιαφερόμενου, για την επιβεβαίωση της ηλεκτρονικής διεύθυνσης του, με επιβεβαιωτικό link, το οποίο θα πρέπει να ενεργοποιήσει οενδιαφερόμενος, για την έναρξη των επόμενων διαδικασιών, δηλαδή της αποστολής Κωδικού Παρακολούθησης Αναφοράς (ΚΠΑ) και Αριθμού Πρωτοκόλλου.
Αποστολή αυτοματοποιημένου μηνύματος στο e-mail του ενδιαφερόμενου, με τον Κωδικό Παρακολούθησης Αναφοράς - ΚΠΑ και τον αριθμό και την ημερομηνία πρωτοκόλλου.
II. Παρακολούθηση Web-Αναφοράς
Μετά την ολοκλήρωση υποβολής του ηλεκτρονικού αιτήματος από τον ενδιαφερόμενο πολίτη ή επιχείρηση, μέσω της ιστοσελίδας της Αρχής, ο αναφερόμενος μπορεί μέσω της σελίδας παρακολούθησης αναφοράς της ιστοσελίδας www.synigoros.gr, να παρακολουθήσει ηλεκτρονικά την αναφορά του και τις ενέργειες που έχουν πραγματοποιηθεί για αυτήν, ακολουθώντας την παρακάτω διαδικασία:
II.1. Σύνδεση και Παρακολούθηση Web Αναφοράς
Α. ΣΥΝΔΕΣΗ
Σύνδεση στην σελίδα παρακολούθησης της αναφοράς, στην ιστοσελίδα της Αρχής, μέσω κωδικών (Κωδικού Παρακολούθησης Αναφοράς ΚΠΑ και e-mail).
Β. ΕΜΦΑΝΙΣΗ - ΕΠΙΛΟΓΗ
Εμφάνιση στο site, όλων των αναφορών που έχει υποβάλει ο συγκεκριμένος ενδιαφερόμενος και έχει χρησιμοποιηθεί το ίδιο e-mail. Οι αναφορές αυτές, μπορεί να έχουν υποβληθεί είτε μέσω της υπηρεσίας της web αναφοράς, είτε και με άλλο τρόπο, αλλά ο ενδιαφερόμενος έχει ζητήσει την παρακολούθηση τους ηλεκτρονικά, μέσω του site. Βασική προϋπόθεση αποτελεί να έχει χρησιμοποιηθεί το ίδιο e-mail.
Επιλογή της συγκεκριμένης αναφοράς που ενδιαφέρει.
Εμφάνιση στο site, από τη Βάση Δεδομένων της Αρχής, μέσω διαφορετικών tab:
α. Των στοιχείων της αρχικής αναφοράς, δηλαδή του Φακέλου Υπόθεσης, του αριθμού πρωτοκόλλου και της ημερομηνίας της αρχικής αναφοράς, των στοιχείων του χειριστή ειδικού επιστήμονα (όνομα - τηλέφωνο), καθώς και του Κύκλου Αρμοδιότητας (ονομασία, τηλέφωνο Γραμματειακής Υποστήριξης του Κύκλου, e-mail Γραμματειακής Υποστήριξης του Κύκλου)
β. Των ενεργειών των εισερχομένων εγγράφων που έχουν αποσταλεί από φορείς κ.λπ. στην Αρχή, για τη συγκεκριμένη αναφορά (πρωτόκολλο εισερχομένου/ ημερομηνία, θέμα εγγράφου).
γ. Των ενεργειών των εξερχομένων από την Αρχή εγγράφων που έχουν αποσταλεί για τη συγκεκριμένη αναφορά (πρωτόκολλο/ ημερομηνία, θέμα εγγράφου και το ακριβές αντίγραφο του εξερχομένου εγγράφου).
δ. Των σχετικών εγγράφων, με ενσωμάτωση και των απεσταλμένων συνημμένων αρχείων, που έχει υποβάλλει ηλεκτρονικά ο ενδιαφερόμενος, μετά την αρχική υποβολή της αναφοράς του.
ε. Του ιστορικού κινήσεων/ συνδέσεων του ενδιαφερόμενου.
III. Υποβολή επιπρόσθετων Σχετικών Εγγράφων
III.1. Σύνδεση - Επιλογή Αναφοράς
Ο ενδιαφερόμενος πολίτης ή επιχείρηση, μπορεί μέσω της σελίδας παρακολούθησης αναφοράς, της ιστοσελίδας www.synigoros.gr να υποβάλει ηλεκτρονικά, επιπρόσθετα έγγραφα/ αρχεία σχετικά της αναφοράς του, ακολουθώντας την παρακάτω διαδικασία:
Σύνδεση στη σελίδα παρακολούθησης της αναφοράς, στην ιστοσελίδα της Αρχής, μέσω κωδικών (Κωδικού Παρακολούθησης Αναφοράς ΚΠΑ και E-mail).
Εμφάνιση στο site, μέσω διαθέσιμων link, όλων των αναφορών που έχει υποβάλει ο συγκεκριμένος ενδιαφερόμενος είτε μέσω του site και της web αναφοράς, είτε με άλλο τρόπο, αλλά ο ενδιαφερόμενος έχει ζητήσει την παρακολούθηση τους, ηλεκτρονικά, μέσω του site. Βασική προϋπόθεση αποτελεί να έχει χρησιμοποιηθεί το ίδιο e-mail.
Επιλογή της συγκεκριμένης αναφοράς που ενδιαφέρει.
III.2. Υποβολή Πρόσθετων Σχετικών Στοιχείων
Υποβολή επιπρόσθετων σχετικών εγγράφων – Συμπλήρωση φόρμας αιτήματος υποβολής σχετικών εγγράφων.
Α. ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ
Β. ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
Γ. ΣΧΕΤΙΚΟ ΑΝΑΦΟΡΑΣ
α. Θέμα
β. Περιγραφή - Σύντομη Περιγραφή του αιτήματος υποβολής σχετικού εγγράφου
γ. Επισύναψη νέων σχετικών αρχείων της αναφοράς - περιγραφή της μορφής των αρχείων που μπορούν να επισυναφθούν.
δ. Προεπισκόπηση φόρμας. Μετά την ολοκλήρωση της συμπλήρωσης της αρχικής φόρμας υποβολής σχετικού της αναφοράς, ο αναφερόμενος μπορεί να επιβεβαιώσει τα πρόσθετα στοιχεία που υποβάλει, μέσω της προεπισκόπησης του αιτήματος του. Στην περίπτωση που επιθυμεί να διορθώσει κάποια στοιχεία, μπορεί να επιλέξει να επιστρέψει στην προηγούμενη σελίδα και να διορθώσει ότι επιθυμεί, διαφορετικά, μπορεί να συνεχίσει με την υποβολή του σχετικού αιτήματος υποβολής σχετικών εγγράφων της αναφοράς του.
- IV. Επιβεβαίωση - Υποβολή Σχετικού Αναφοράς - Εμφάνιση επιβεβαιωτικού μηνύματος
Κατά την οριστική υποβολή του σχετικού εγγράφου της αναφοράς του, θα πρέπει να εμφανίζεται στον αναφερόμενο, επιβεβαιωτικό μήνυμα, με πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με την υποβολή του σχετικού.
- V. Αποστολή Αυτοματοποιημένου Μηνύματος με Αριθμό Πρωτοκόλλου