Στο πλαίσιο της ψηφιοποίησης του κράτους και με σκοπό να μειωθούν οι κούτες και η χαρτούρα που στοιβάζεται σε υπουργεία και δημόσιες επιχειρήσεις η Κοινωνία της Πληροφορίας προχώρησε στην προκήρυξη του έργου «Ψηφιοποίηση Αρχείου Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής».
Το έργο το οποίο έχει ενταχθεί στο Ταμείο Ανάκαμψης έχει καταληκτική ημερομηνία στις 14 Φεβρουαρίου 2023. To αντικείμενο αφορά στην ψηφιοποίηση μέρους του αρχείου του Υπουργείου Ναυτιλίας & Νησιωτικής Πολιτικής (Υ.ΝΑ.Ν.Π) & παροχή συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων για τα ψηφιοποιημένα αρχεία.
Οι Διευθύνσεις των οποίων τα αρχεία θα ψηφιοποιηθούν είναι: Διεύθυνση Ποντοπόρου Ναυτιλίας (Δ.Π.Ν.) & συγκεκριμένα τα τμήματα που αφορούν την εποπτεία των νηολογίων του κεντρικού Λιμεναρχείου του Πειραιά, τα Μητρώα Πλοίων & τα Μητρώα Ναυτικών Εταιρειών & Αλλοδαπών Ναυτιλιακών Εταιρειών & η Διεύθυνση Εκπαίδευσης Ναυτικών (Δ.Ε.Κ.Ν.) & συγκεκριμένα το τμήμα Αποδεικτικών Ναυτικής Ικανότητας.
Το σύνολο των σελίδων που θα ψηφιοποιηθούν ανέρχεται περίπου σε 8.431.174 και η εκτιμώμενη συνολική αξία χωρίς ΦΠΑ θα ανέλθει σε 6.250.580,35 ευρώ.
Αντικείμενο του έργου αποτελεί:
- Η ψηφιοποίηση αρχείων του Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής και πιο συγκεκριμένα τα αρχεία:
- Της Διεύθυνσης Ποντοπόρου Ναυτιλίας και πιο συγκεκριμένα το αρχείο των νηολογίων του Κεντρικού Λιμεναρχείου Πειραιά, του τμήματος Μητρώων Πλοίων και του τμήματος Μητρώων Ναυτικών και Ναυτιλιακών Εταιρειών,
- Της Διεύθυνσης Εκπαίδευσης Ναυτικών του Κλάδου Β, του τμήματος Αποδεικτικών Ναυτικής Ικανότητας.
- Η προμήθεια, εγκατάσταση και παραμετροποίηση συστήματος διαχείρισης του ψηφιοποιημένου αρχείου.
- Η παροχή λοιπών υπηρεσιών: ελέγχου, διαχωρισμού, καταλογογράφησης, κατηγοριοποίησης, καταχώρησης, καταστροφής και εγκιβωτισμού και μεταφοράς όπου χρειαστεί του φυσικού αρχείου, καθώς και λοιπές υπηρεσίες ψηφιακής διαχείρισης αρχείου που έχει ψηφιοποιεί, όπως ενδεικτικά διαχωρισμός ψηφιακών εγγράφων, αυτόματο indexing εγγράφων, άντληση δεδομένων από έγραφα.
Σκοπός και Στόχοι της Σύμβασης
Κύριος στόχος του έργου είναι ο εκσυγχρονισμός και βελτίωση των υπηρεσίων του Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής με άμεσα ωφελούμενο πληθυσμό τους Ναυτικούς και το προσωπικό του Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιώτικης πολιτικής που απασχολείται με τη διεκπεραίωση, έλεγχο και παρακολούθηση αιτημάτων αλλά και οι ναυτιλιακές εταιρείες και συνεργαζόμενες επιχειρήσεις, που θα μπορούν να αξιοποιούν τα αρχεία για την ταχύτερη και αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση αιτημάτων τους.
Αναμενόμενα Οφέλη
Η υλοποίηση του παρόντος έργου θα συμβάλλει καθοριστικά στον ανασχεδιασμό του τρόπου εσωτερικής οργάνωσης της εργασίας και στη βελτίωση της παραγωγικότητας του οργανισμού.
Ο ψηφιακός εκσυγχρονισμός του Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής αναμένεται να βελτιώσει την εσωτερική οργάνωση και διενέργεια των εργασιών του Υπουργείου αλλά και να διευκολύνει τους άμεσα ενδιαφερόμενους, όπως για παράδειγμα τους ναυτικούς, τις ναυτιλιακές εταιρείες και τους συνεργαζόμενους επαγγελματίες στην εκτέλεση των αιτημάτων τους. Παράλληλα, αναμένεται να επιφέρει περαιτέρω μείωση της διακίνησης φυσικών εγγράφων εξοικονομώντας με αυτό τον τρόπο οικονομικούς και φυσικούς πόρους.