Να αλλάξει τα δεδομένα στην εξυπηρέτηση του πολίτη, «καταργώντας» τη γραφειοκρατία και επισπεύδοντας σημαντικές διαδικασίες θα επιχειρήσει το υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης με τη δημοπράτηση από την Κοινωνία της Πληροφορίας του έργου: «Ανάπτυξη και τεχνική υποστήριξη του Παρατηρητηρίου για τη Γραφειοκρατία και του Εθνικού Προγράμματος Απλούστευσης Διαδικασιών» συνολικού προϋπολογισμού 1,7 εκατ. ευρώ.
Το έργο έχει ως στόχο να βάλει τέλος στην ταλαιπωρία των πολιτών που μέχρι σήμερα καλούνταν για να ολοκληρώσουν μια διαδικασία να πάνε σε πάνω από δύο υπηρεσίες ή να περιμένουν πολλές μέρες για μία απάντηση από Δημόσιο Φορέα ή, τέλος, να χρειάζονται δεκάδες έγγραφα από διαφορετικούς φορείς. Όλα τα παραπάνω απλουστεύονται με στόχο την «αντιστροφή αρνητικών στερεοτύπων και αντιλήψεων για το κράτος και τη δημόσια διοίκηση, γεγονός που θα βελτιώσει και την εμπιστοσύνη τους προς το κράτος, σύμφωνα με τις πρόσφατες έρευνες του ΟΟΣΑ» όπως αναφέρεται χαρακτηριστικά στην προκήρυξη του έργου.
Ο διαγωνισμός για το έργο θα πραγματοποιηθεί με χρήση της πλατφόρμας του Εθνικού Συστήματος Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων (ΕΣΗΔΗΣ), μέσω της διαδικτυακής πύλης www.promitheus.gov.gr του συστήματος, κατόπιν παρέλευσης τουλάχιστον τριάντα ημερών από την ημερομηνία αποστολής της Προκήρυξης στην Υπηρεσία Επίσημων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, εφόσον η υποβολή των προσφορών γίνεται με ηλεκτρονικά μέσα.
Το φυσικό αντικείμενο της σύμβασης αφορά στην υλοποίηση ενός ολοκληρωμένου σχεδίου δράσεων για την ανάπτυξη και τεχνική υποστήριξη της στρατηγικής του Εθνικού Προγράμματος Απλούστευσης Διαδικασιών (ΕΠΑΔ) και του Παρατηρητηρίου για τη Γραφειοκρατία, σε μεσοπρόθεσμο ορίζοντα προκειμένου:
- Να υπάρξει η στρατηγική για την απαραίτητη εσωτερική τεκμηρίωση και κινητοποίηση των φορέων της δημόσιας διοίκησης σχετικά με τις υποχρεώσεις τους στο πλαίσιο του ΕΠΑΔ και τον τρόπο που πρέπει πλέον να διαχειρίζονται τη διακυβέρνηση των διοικητικών διαδικασιών.
- Να υπάρξει καλύτερη στόχευση στις δράσεις απλούστευσης διαδικασιών, ώστε να μειωθούν τα διοικητικά βάρη σε περιοχές με τη μεγαλύτερη θετική επίπτωση σε πολίτες και επιχειρήσεις, είτε από την άποψη της ποσοτικής μείωσης σε εθνικό επίπεδο είτε από την άποψη της ασύμμετρης ενόχλησης που προκαλούν οι μεμονωμένες συναλλαγές τους με το κράτος και
- Να υπάρξει ευαισθητοποίηση και ενημέρωση των πολιτών καθώς και ενεργή συμμετοχή τους στις δράσεις απλούστευσης, προκειμένου να αλλάξει η αντίληψη τους ως προς την παροχή υπηρεσιών της δημόσιας διοίκησης.
Στο ΕΠΑΔ εντάσσονται δράσεις που υλοποιεί το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης σχετικά με την αναδιοργάνωση των φορέων του Δημοσίου Τομέα και βελτίωσης της λειτουργίας τους. Το φυσικό αντικείμενο των δράσεων αυτών άπτεται στον ανασχεδιασμό ή κατάργηση των εσωτερικών διαδικασιών και ροών εργασιών, εφόσον έχει γίνει καταγραφή και αποτύπωση της υφιστάμενης κατάστασης και εντοπισμός των προβληματικών σημείων, στην εφαρμογή των αναγκαίων αλλαγών σε όμορα νομοθετήματα, σε λειτουργίες βασικών ψηφιακών μητρώων, στην παροχή οριζόντιων ψηφιακών υπηρεσιών (shared services), στην ανάπτυξη νέων τρόπων αυθεντικοποίησης, σε ρυθμίσεις λόγω ενσωμάτωσης και εφαρμογής ενωσιακών κανονισμών, σε ψηφιοποίηση των διαδικασιών, διαλειτουργικότητα συστημάτων, κ.λπ. Περαιτέρω, στο πλαίσιο υλοποίησης του ΕΠΑΔ σχεδιάζονται και υλοποιούνται δράσεις ανασχεδιασμού και απλούστευσης διοικητικών διαδικασιών και ροής εργασιών ή τροποποίησης, βελτίωσης ή κατάργησης δικαιολογητικών, διατυπώσεων ή υποχρεώσεων πληροφόρησης προς τη δημόσια διοίκηση ή προς τρίτους.
Ως απλουστευμένη διαδικασία θεωρείται η κατάλληλα δημοσιοποιημένη διαδικασία, η οποία με το απαραίτητο «θεσμικό περίβλημα» θα προβαίνει τουλάχιστον σε ένα από τα πιο κάτω αναφερόμενα:
- Μείωση, απαλοιφή, κατάργηση στοιχείων - δικαιολογητικών που χρειάζεται να υποβάλει ο πολίτης ή η επιχείρηση
- Μείωση, απαλοιφή, κατάργηση ενδιάμεσων σταδίων - συναρμόδιων Υπηρεσιών
- Δημιουργία ολοκληρωμένης διαδικασίας, το αποτέλεσμα της οποίας θα καθίσταται λειτουργικό για τον πολίτη ή την επιχείρηση
- Αλλαγή του τρόπου έκδοσης (τυποποιημένο έγγραφο, ηλεκτρονική συναλλαγή, συμπεριλαμβανομένης και της ηλεκτρονικής επικοινωνίας συναρμοδίων υπηρεσιών, αυτεπάγγελτη αναζήτηση, δημιουργία βάσης δεδομένων για άντληση/διασταύρωση στοιχείων κ.λπ.)
- Μείωση χρόνου έκδοσης/απάντησης
Παράλληλα, η προτεινόμενη προς απλούστευση διαδικασία θα πρέπει να καλύπτει αποδεδειγμένα μία από τις παρακάτω αναφερόμενες προϋποθέσεις:
- να αφορά μεγάλο αριθμό πολιτών
- να επηρεάζει ευαίσθητες κοινωνικές ομάδες
- να αφορά άμεσα θέματα επιχειρηματικής δραστηριότητας παρουσιάζοντας μεγάλη ζήτηση μεταξύ των ενδιαφερομένων
- να χρησιμοποιείται συχνά από τους ενδιαφερόμενους
- να παρουσιάζει έντονες δυσλειτουργίες, χρονικές καθυστερήσεις πολλές συναρμοδιότητες κ.λπ. με σοβαρές κοινωνικές, οικονομικές, υπηρεσιακές επιπτώσεις
- να είναι κομβικής σημασίας, ώστε ο επανασχεδιασμός της να έχει ως αποτέλεσμα τον ανασχεδιασμό άλλων διαδικασιών που εξαρτώνται από αυτή, επιτυγχάνοντας έτσι πολλαπλασιαστικά αποτελέσματα
- να έχει μοντελοποιημένη μορφή μετά από αξιοποίηση ανοιχτών προτύπων, ώστε η οποιαδήποτε μελλοντική της τροποποίηση να είναι εύκολα προσαρμόσιμη με την τροποποίηση συγκεκριμένων παραμέτρων
- να έχει οικονομικό αντίκτυπο είτε προς τον πολίτη ή την επιχείρηση είτε στον δημόσιο τομέα.
Το Παρατηρητήριο για τη Γραφειοκρατία αποτελεί τον μηχανισμό αποτίμησης των δράσεων του ΕΠΑΔ με ποσοτικούς και ποιοτικούς όρους. Ουσιαστικά αποτελεί έναν μόνιμο μηχανισμό που αποτυπώνει την εξέλιξη της γραφειοκρατίας στην Ελλάδα και ο οποίος εκδίδει τις κατάλληλες αναφορές προς την πολιτική ηγεσία του Υπουργείου και την Κυβέρνηση ευρύτερα. Στόχος του Παρατηρητηρίου, σύμφωνα και με τις διεθνείς καλές πρακτικές είναι να υπάρχει συνεχής ροή πληροφορίας σχετικά με την Εθνική Πολιτική Διαδικασιών προκειμένου να βελτιωθεί η λήψη των αποφάσεων από τη δημόσια διοίκηση αλλά και να υπάρχει διαφανής αποτύπωση των διοικητικών διαδικασιών στη χώρα με οφέλη τόσο στην αγορά όσο και στην προσέλκυση επενδύσεων στη χώρα.
Σκοπός - Στόχοι της Σύμβασης
Ο στόχος του έργου είναι η υλοποίηση ενός συνεκτικού και ολοκληρωμένου σχεδίου δράσεων υποστήριξης σε τεχνικό, συμβουλευτικό και επικοινωνιακό επίπεδο ώστε να ολοκληρωθούν πλήρως και να διαλειτουργούν οι δύο πυλώνες της Εθνικής Πολιτικής Διοικητικών Διαδικασιών-το ΕΠΑΔ και το Παρατηρητήριο για τη Γραφειοκρατία-καθώς και να υπάρχει καλύτερη στόχευση για τις δράσεις και διάχυση των αποτελεσμάτων της πολιτικής για την απλούστευση και τον ανασχεδιασμό διαδικασιών που υλοποιούνται μέσα από το Εθνικό Πρόγραμμα Απλούστευσης Διαδικασιών (ΕΠΑΔ) και των οποίων η αποτίμηση γίνεται μέσα από το Παρατηρητήριο για τη Γραφειοκρατία.
Η αρχιτεκτονική του Εθνικού Προγράμματος Απλούστευσης Διαδικασιών, όπως περιγράφεται στην Εφαρμοστική Απόφαση (ΦΕΚ Β΄2747/2020) δομείται σε τρεις κύριους άξονες:
- Ποιοτικές και φιλικές ρυθμίσεις (Άξονας Α)
- Απλές και κατανοητές διαδικασίες (Άξονας Β)
- Έγκαιρη και ακριβής πληροφόρηση (Άξονας Γ)
Η μείωση της γραφειοκρατίας προκειμένου να επιφέρει τα μέγιστα δυνατά αποτελέσματα και να έχει πραγματικό αντίκτυπο τόσο στους πολίτες όσο και στις επιχειρήσεις πρέπει να βασίζεται σε ενδελεχή έρευνα ή και ανάλυση δεδομένων προκειμένου η διοίκηση να είναι σε θέση να κατανοεί
α) ποιες διαδικασίες είναι περισσότερο επιβαρυντικές για τους πολίτες
β) ποιες διαδικασίες γίνονται αντιληπτές από τους πολίτες ως πιο ενοχλητικές
γ) ποιες διαδικασίες χρειάζονται περαιτέρω επεξήγηση στο ευρύ κοινό προκειμένου να γίνει αντιληπτή η αναγκαιότητα ύπαρξής τους και η σημασία τους
δ) και τέλος, ποια αποτελέσματα πολιτικής πρέπει να επικοινωνηθούν προκειμένου να υπάρχει το μεγαλύτερο θετικό αντίκτυπο.
Συνεπώς, το έργο αποσκοπεί στην πιο αποτελεσματική ανάπτυξη και θεμελίωση της νέας πολιτικής τόσο προς τη δημόσια διοίκηση όσο και προς τους πολίτες και τις επιχειρήσεις, μέσω της δημιουργίας των κατάλληλων εργαλείων και της εκπόνησης στοχευμένων μελετών.