Ηλεκτρονικά και αποκλειστικά με δική τους ευθύνη θα μπορούν πλέον οι επιχειρήσεις να αναρτούν στο Γενικό Εμπορικό Μητρώο (ΓΕΜΗ) στοιχεία και πράξεις για τις οποίες είναι υποχρεωτική η δημοσίευσή τους, όπως για παράδειγμα οι οικονομικές καταστάσεις, οι ιδρυτικές πράξεις, η αύξηση του μετοχικού κεφαλαίου κ.ο.κ.
Η σχετική δυνατότητα, παρέχεται ήδη με το νόμο 4635/2019, ωστόσο, τεχνικά δεν ήταν εφικτή, καθώς απαιτούταν η έκδοση σχετικής απόφασης του υπουργού Ανάπτυξης και Επενδύσεων. Η απόφαση αυτή, υπεγράφη από τον Άδωνι Γεωργιάδη (ΦΕΚ Β’ 5160) με την οποία «κωδικοποιείται» η διαδικασία της αυτοματοποιημένης καταχώρισης. Για την αυτοματοποιημένη καταχώριση, θα δημιουργηθούν και θα αναρτηθούν στο ΓΕΜΗ, πρότυπες αιτήσεις, στη βάση των οποίων η κάθε εταιρεία θα προσαρμόζει την ανάλογη καταχώριση.
Με την ίδια απόφαση, προβλέπεται και η διενέργεια δειγματοληπτικού ελέγχου για τη διαπίστωση του βαθμού συμμόρφωσης. Αν υπάρχουν λάθη, τότε δίνεται η δυνατότητα διόρθωσή τους εκ μέρους των επιχειρήσεων σε συνεργασία με τις υπηρεσίες του ΓΕΜΗ. Επίσης, εάν κρίνεται σκόπιμο, οι υπηρεσίες του ΓΕΜΗ, μπορούν να προχωρούν αυτεπαγγέλτως σε καταχωρίσεις, διορθώσεις, μεταβολές και διαγραφές πράξεων.
Ωστόσο, αν το λάθος είναι σκόπιμο, δηλαδή υπάρχει δόλια παραποίηση των στοιχείων, τότε, όπως προβλέπει ο ν.4635/2019 θα επιβάλλονται πρόστιμα ύψους, ανάλογα με τη βαρύτητα της περίπτωσης, από 500 έως και 100.000 ευρώ. Σε περίπτωση υποτροπής για την ίδια παράβαση εντός τριετίας, το ποσό του επιβαλλόμενου προστίμου διπλασιάζεται και σε περίπτωση επανειλημμένης υποτροπής εντός του ίδιου χρονικού διαστήματος το ποσό του προστίμου τριπλασιάζεται.
Επισημαίνεται ότι αίτημα για διόρθωση σφάλματος, πέραν του ΓΕΜΗ μπορεί να υποβληθεί από έχοντα έννομο συμφέρον ή άλλη δημόσια υπηρεσία (Δικαστήρια, ΑΑΔΕ, ΕΦΚΑ, Ληξιαρχείο κ.ο.κ.) αλλά και από τρίτους.
Οι εξαιρέσεις
Σύμφωνα με όσα ορίζει η υπουργική απόφαση, από την αυτοματοποιημένη διαδικασία ανάρτησης, εξαιρούνται οι πράξεις που σχετίζονται με:
- Κάθε είδους μετασχηματισμό, (συγχωνεύσεις, διασπάσεις, μετατροπές)
- Λύση, διαγραφή και αναβίωση προσωπικής και κεφαλαιουχικής εταιρείας (ΟΕ, ΕΕ, ΕΠΕ, ΙΚΕ, ΑΕ),
- Τροποποίηση καταστατικού κεφαλαιουχικής εταιρείας (ΕΠΕ, ΙΚΕ, ΑΕ).
Οι παραπάνω πράξεις, θα συνεχίσουν να καταχωρίζονται και να δημοσιεύονται στο ΓΕΜΗ κατόπιν ελέγχου νομιμότητας που πραγματοποιείται από τις αρμόδιες υπηρεσίες του.
Ποιες πράξεις αναρτούν οι επιχειρήσεις
Λαμβάνοντας υπόψη τις παραπάνω εξαιρέσεις, εφεξής, οι επιχειρήσεις θα μπορούν να αναρτούν αυτοματοποιημένα και χωρίς εκ των προτέρων έλεγχο, τις εξής πράξεις:
α) Οι ιδρυτικές πράξεις των ανωνύμων εταιρειών με το καταστατικό και, όπου τυχόν απαιτείται, με την εγκριτική απόφαση της Διοίκησης.
β) Ο διορισμός και η για οποιοδήποτε λόγο παύση, με τα στοιχεία ταυτότητας, των προσώπων που:
- Ασκούν τη διαχείριση της εταιρείας,
- Εχουν την εξουσία να την εκπροσωπούν από κοινού ή μεμονωμένα,
- Είναι αρμόδια να ασκούν τον τακτικό της έλεγχο.
γ) Κάθε απόφαση για τακτική ή έκτακτη αύξηση ή μείωση του κεφαλαίου της εταιρείας. Στην απόφαση για αύξηση του κεφαλαίου πρέπει να αναγράφεται το νέο κεφάλαιο, ο αριθμός και το είδος των μετοχών που εκδίδονται, η ονομαστική τους αξία και γενικά οι όροι έκδοσής τους, καθώς και ο συνολικός αριθμός των μετοχών της εταιρείας.
δ) Η πιστοποίηση της καταβολής του κεφαλαίου, είτε κατά τη σύσταση της εταιρείας είτε μετά από κάθε αύξησή του.
ε) Οι εγκεκριμένες ετήσιες και ενοποιημένες χρηματοοικονομικές καταστάσεις και οι σχετικές εκθέσεις του διοικητικού συμβουλίου και των ελεγκτών της ανώνυμης εταιρείας. Οι ετήσιες και ενοποιημένες χρηματοοικονομικές καταστάσεις πρέπει να περιέχουν τα ατομικά στοιχεία των προσώπων που, κατά νόμο, τις υπογράφουν και τις πιστοποιούν.
στ) Οι χρηματοοικονομικές καταστάσεις για τη διανομή προσωρινού μερίσματος
ζ) Η δικαστική απόφαση παντός βαθμού, που κηρύσσει άκυρη την εταιρεία ή σε κατάσταση πτώχευσης ή την υποβάλλει σε άλλη συλλογική διαδικασία, καθώς και οι δικαστικές αποφάσεις παντός βαθμού που αναγνωρίζουν ως άκυρες ή ακυρώνουν αποφάσεις γενικών συνελεύσεων. Σε δημοσιότητα υποβάλλονται και οι δικαστικές αποφάσεις που ανατρέπουν τις παραπάνω αποφάσεις.
η) Ο διορισμός και η αντικατάσταση των εκκαθαριστών με τα στοιχεία της ταυτότητάς τους.
θ) Οι χρηματοοικονομικές καταστάσεις της εκκαθάρισης, καθώς και οι τελικές χρηματοοικονομικές καταστάσεις.
ι) Κάθε άλλη πράξη ή στοιχείο, του οποίου η δημοσιότητα επιβάλλεται από κατ ιδίαν διατάξεις.
Διαδικασία αυτοματοποιημένης καταχώρισης και ευθύνη υπόχρεου
Η διαδικασία που ακολουθείται για την υποβολή αυτοματοποιημένης καταχώρισης από τον υπόχρεο εγγραφής στο Γ.Ε.ΜΗ, είναι η εξής:
- Πραγματοποιείται σύνδεση στο Γ.Ε.ΜΗ. μέσω των κωδικών πρόσβασης που έχουν χορηγηθεί στους υπόχρεους,
- Επιλέγεται η κατάλληλη (αυτοματοποιημένη) αίτηση καταχώρισης από το μενού των αιτήσεων,
- Συμπληρώνονται τα απαραίτητα πεδία της ηλεκτρονικής (αυτοματοποιημένης) αίτησης καταχώρισης (ημερομηνία, όργανο απόφασης, θέμα κ.ά.)
- «Ανεβαίνουν» στο σύστημα οι σχετικές πράξεις που απαιτούνται για να συνοδεύσουν την σχετική αίτηση καταχώρισης,
- Πραγματοποιείται ηλεκτρονική πληρωμή του τέλους καταχώρισης στο ΓΕΜΗ,
- Γίνεται «υποβολή» της σχετικής αίτησης και δημιουργείται αυτόματα ανακοίνωση καταχώρισης στο ΓΕΜΗ, στην οποία - αναφέρεται η ημερομηνία καταχώρισης, o Κωδικός Αριθμός Καταχώρισης (ΚΑΚ) και το θέμα.
Στο κείμενο της ανακοίνωσης θα πρέπει να αναφέρεται επίσης ότι η συγκεκριμένη καταχώριση έγινε αυτοματοποιημένα από την υπόχρεο, ο οποίος φέρει και την αποκλειστική ευθύνη για το περιεχόμενό της.
Επισημαίνεται ότι για κάθε αυτοματοποιημένη καταχώριση τηρούνται υποχρεωτικά οι διατάξεις που άπτονται των κανόνων της εμπορικής δημοσιότητας, όπως αυτοί προβλέπονται στο ν. 4635/2019, σε συνδυασμό με την ειδικότερη εταιρική νομοθεσία που διέπει τον νομικό τύπο για τον οποίο πραγματοποιήθηκε η σχετική καταχώριση. Σε αντίθετη περίπτωση, επιβάλλονται οι απαραίτητες διορθώσεις και όπου προβλέπεται οι ανάλογες κυρώσεις.
Στην περίπτωση που τρίτος έχει έννομο συμφέρον και επιθυμεί την καταχώριση δήλωσης, πράξης ή στοιχείου στο ΓΕΜΗ, υποβάλει στην αρμόδια υπηρεσία ΓΕΜΗ την αίτησή του συνοδευόμενη από όλα τα απαραίτητα έγγραφα, καταβάλλοντας και το σχετικό τέλος καταχώρισης της εν λόγω πράξης.
Η υπηρεσία ΓΕΜΗ, εφόσον διαπιστώσει το έννομο συμφέρον του αιτούντος και προβεί σε τυπικό έλεγχο πληρότητας και ορθότητας των στοιχείων της υποβαλλόμενης αίτησης, κάνει την σχετική καταχώριση στο ΓΕΜΗ. Στην περίπτωση που διαπιστωθεί ότι η σχετική αίτηση δεν πληροί τα κριτήρια του νόμου προς καταχώριση απορρίπτεται.
Δειγματοληπτικός έλεγχος
Σύμφωνα με την υπουργική απόφαση, οι αρμόδιες υπηρεσίες ΓΕΜΗ υποχρεούνται να διεξάγουν δειγματοληπτικούς ελέγχους προκειμένου να διαπιστωθεί η ορθότητα, και η πληρότητα των αυτοματοποιημένων καταχωρίσεων στο Γ.Ε.ΜΗ.
Ο δειγματοληπτικός έλεγχος πραγματοποιείται κάθε εξάμηνο και συγκεκριμένα τον μήνα Μάιο και Νοέμβριο, σε ποσοστό τουλάχιστον 10% κάθε φορά, επί του αυτοματοποιημένων καταχωρίσεων στο ΓΕΜΗ.
Το μεταβατικό στάδιο
Όπως προαναφέρεται, τα υποδείγματα των αιτήσεων θα είναι τυποποιημένα (αυτοματοποιημένες αιτήσεις) και για το λόγο αυτό, έως την υλοποίηση όλων των αιτήσεων που καταχωρίζονται αυτοματοποιημένα στο ΓΕΜΗ, οι υπόχρεοι εγγραφής στο ΓΕΜΗ ακολουθούν την εξής διαδικασία:
α) εφόσον υπάρχει διαθέσιμη σχετική αίτηση καταχώρισης στην υπηρεσία εξωστρέφειας του ΓΕΜΗ, τότε:
- Οι υπόχρεοι επιλέγουν την εν λόγω αίτηση καταβάλλοντας ταυτόχρονα το σχετικό τέλος καταχώρισης της εν λόγω πράξης,
- Η Υπηρεσία ΓΕΜΗ αφού ολοκληρώσει τον τυπικό έλεγχο (πληρότητας και ορθότητας) των στοιχείων της υποβαλλόμενης αίτησης, πραγματοποιεί την σχετική καταχώριση στο ΓΕΜΗ
β) εφόσον δεν υπάρχει διαθέσιμη σχετική αίτηση καταχώρισης στην υπηρεσία εξωστρέφειας του ΓΕΜΗ, τότε:
- Οι υπόχρεοι υποβάλλουν ηλεκτρονικά στην αρμόδια υπηρεσία ΓΕΜΗ την αίτησή τους συνοδευόμενη από όλα τα απαραίτητα έγγραφα, καταβάλλοντας και το σχετικό τέλος καταχώρισης της εν λόγω πράξης,
- Η υπηρεσία ΓΕΜΗ, με την παραλαβή της σχετικής αίτησης και των λοιπών δικαιολογητικών εγγράφων, πράξεων ή στοιχείων, προβαίνει σε τυπικό έλεγχο της αίτησης (πληρότητας και ορθότητας) και πραγματοποιεί την σχετική καταχώριση στο ΓΕΜΗ
Στην περίπτωση που διαπιστωθεί ότι η σχετική αίτηση των περιπτώσεων α και β δεν πληροί τα κριτήρια του νόμου προς καταχώριση, απορρίπτεται αιτιολογημένα από την υπηρεσία ΓΕΜΗ.