Με διαγωνισμό συνολικού ύψους περίπου 310 εκατ. ευρώ για τη σύναψη Συμφωνίας-Πλαίσιο με μέχρι τέσσερις αναδόχους ετοιμάζεται η Ελληνικό Κτηματολόγιο να προχωρήσει στην ψηφιοποίηση των περίπου 630.000.000 σελίδων που τηρούνταν στο Σύστημα Μεταγραφών και Υποθηκών των 390 Υποθηκοφυλακείων της χώρας και ενσωματώνονται σταδιακά στον κρατικό οργανισμό. Το τεύχος δημοπράτησης για το μεγαλύτερο έργο ψηφιοποίησης εγγράφων που έχει προκηρυχθεί στη χώρα βρίσκεται ήδη σε δημόσια διαβούλευση.
Αντικείµενο του έργου είναι «η ψηφιοποίηση του συνόλου των αρχείων του συστήµατος Μεταγραφών και Υποθηκών, καθώς και η υλοποίηση ηλεκτρονικών Εφαρµογών και Συστήµατος ∆ιαχείρισης εγγράφων & Ψηφιακών Αρχείων, στο οποίο διαµέσου διαδικτυακής πύλης θα µπορούν να έχουν πρόσβαση οι νόµιµα ενδιαφερόµενοι (πολίτες, δικηγόροι, συµβαλαιογράφοι, κ.ά.)». Η ψηφιοποίηση περιλαµβάνει «τόσο τη σάρωση των Τίτλων-Οµάδων Εγγράφων (Βιβλίων) όσο και την καταχώρηση των στοιχείων τους σε εξειδικευµένο σύστηµα διαχείρισης εγγράφων και ψηφιακών αρχείων, ώστε να δηµιουργηθεί ένα επίσηµο ψηφιακό αντίγραφο του συστήµατος το οποίο θα µπορεί να χρησιµοποιείται εφεξής για να διενεργείται έρευνα στα στοιχεία του υποθηκοφυλακείου».
Στην Ελληνικό Κτηματολόγιο υποστηρίζουν πως με την ολοκλήρωση του έργου, που υπολογίζεται σε τρία χρόνια από την υπογραφή κάθε εκτελεστικής σύμβασης, θα δημιουργηθεί ένα νέο κεντρικό ψηφιακό αρχείο που θα αντικαταστήσει τα υφιστάµενα έγχαρτα αρχεία των κτηµατολογικών γραφείων και των υποθηκοφυλακείων που παλαιότερα εποπτεύονταν από το Υπουργείο ∆ικαιοσύνης. Το ψηφιακό αρχείο θα συνδεθεί με το κεντρικό σύστημα της Ελληνικό Κτηματολόγιο και θα «διασφαλίζει ότι όλα τα καθορισµένα έγγραφα µεταφέρονται µε ασφάλεια από το παρόν µη αυτόµατο έγχαρτο αρχείο στο ψηφιακό αρχείο.
Ετσι, «δεν θα είναι απαραίτητες οι χρονοβόρες αναζητήσεις έγχαρτων τίτλων στα τοπικά γραφεία. Αντιθέτως, η ψηφιακή έκδοση θα ανακτάται από το κεντρικό σύστηµα διαχείρισης εγγράφων/σύστηµα ψηφιακής αρχειοθέτησης που θέτει σε λειτουργία και θα διαχειρίζεται το Ελληνικό Κτηµατολόγιο».
Όπως εξηγούν όσοι παρακολουθούν τον διαγωνισμό, απαιτούνται ειδικοί σαρωτές και συγκεκριμένη διαδικασία προκειμένου να διασφαλιστεί η ακεραιότητα των Βιβλίων που τηρούσαν επί δεκαετίες τα υποθηκοφυλακεία. Επισημαίνουν πως «κυρίως παλαιότερα Βιβλία χρειάζονται ειδική µεταχείριση (π.χ. δεν πρέπει να πιεστούν κατά τη διαδικασία της σάρωσης), ώστε να αποφευχθεί η φθορά τους». Ταυτόχρονα οι ανάδοχοι καλούνται να εξασφαλίσουν και υψηλές ταχύτητες σάρωσης, ώστε να διασφαλιστεί η υλοποίηση του
έργου εντός των τριών ετών που αναφέρονται στην προκήρυξη.
Υπενθυμίζεται πως μέχρι το 2018, οπότε και ψηφίστηκε ο νόμος για την ενσωμάτωση στο Ελληνικό Κτηματολόγιο, το Υπουργείο ∆ικαιοσύνης ήταν υπεύθυνο για τη ρύθµιση και εποπτεία των υποθηκοφυλακείων. Υπήρχαν 390 υποθηκοφυλακεία, καθένα από τα οποία ήταν υπεύθυνο για την τήρηση του συστήµατος Μεταγραφών και Υποθηκών εντός της περιοχής αρµοδιότητάς του.
Συγκεκριμένα υπήρχαν 33 έµµισθα υποθηκοφυλακεία στελεχωµένα από υπαλλήλους του Υπουργείου ∆ικαιοσύνης, τα οποία λειτουργούσαν µε παρόµοιο τρόπο µε άλλες υπηρεσίες του Ελληνικού ∆ηµοσίου και χρηµατοδοτούνταν από το Κράτος, µε τα έσοδα να διοχετεύονται απευθείας στον κρατικό προϋπολογισµό. Αυτά τα γραφεία βρίσκονται κατά κανόνα στις πιο ανεπτυγµένες περιοχές της χώρας.
Υπήρχαν, όμως, και 218 άμισθα υποθηκοφυλακεία, τα οποία λειτουργούσαν ως ανεξάρτητες αυτοχρηµατοδοτούµενες υπηρεσίες, αλλά ρυθµίζονταν και υπάγονταν συνολικά στην εποπτεία του Υπουργείου ∆ικαιοσύνης, µε επικεφαλής έναν άµισθο Υποθηκοφύλακα, ο οποίος διαχειριζόταν τα έσοδα του γραφείου και απέδιδε µέρος τους στο ∆ηµόσιο.
Στο τεύχος του διαγωνισμού αναφέρεται πως «μετά την κάµψη της αγοράς ακινήτων, περίπου 50 από αυτά τα υποθηκοφυλακεία έπαψαν να είναι βιώσιµα από οικονοµικής σκοπιάς και πλέον τη λειτουργία τους έχουν αναλάβει συµβολαιογράφοι».
Τέλος, υπήρχαν και 139 μη ειδικά άμισθα υποθηκοφυλακεία. τα οποία είχαν ιδρυθεί κυρίως σε µικρούς δήµους ή σε νησιά και είχαν πολύ περιορισµένη γεωγραφική αρµοδιότητα. Τα γραφεία αυτά είναι ανεξάρτητα και διευθύνονται από τοπικούς συµβολαιογράφους που ενεργούν ως υποθηκοφύλακες. Τα υποθηκοφυλακεία εσνωματώνονται σταδιακά, έτσι ώστε να αποτελέσουν τα 17 Κτηµατολογικά Γραφεία και 75 υποκαταστήµατα αυτών που προβλέπει ο νόμος του 2018.
Ενδεικτικό του έργου που πρόκειται να υλοποιήσουν οι ανάδοχοι είναι πως μόνο στα τέσσερα υποθηκοφυλακεία του λεγόμενου «Κεντρικού Τομέα Αθηνών» πρέπει να ψηφιοποιηθούν 47.000.000 σελίδες, για το νομό Θεσσαλονίκης περί τα 40.000.000 σελίδες, 18.300.000 σελίδες για το νομό Σερρών, κ.ο.κ.