Τέρμα στις... γραφειοκρατικές συναναστροφές των Ανωνύμων Εταιρειών με τις διευθύνσεις των Περιφερειακών Ενοτήτων (ΠΕ) τίθεται από τις 31 Ιανουαρίου 2020, καθώς η αρμοδιότητα της άσκησης ελέγχου νομιμότητας για πράξεις και στοιχεία των ΑΕ μεταφέρεται στις Υπηρεσίες του Γενικού Εμπορικού Μητρώου (ΥΓΕΜΗ).
Η μεταβίβαση αυτή προβλέφθηκε στο νόμο 4635/2019, γνωστό ως «Επενδύω στην Ελλάδα», που ψηφίστηκε τον περασμένο Οκτώβριο, ωστόσο η συγκεκριμένη διάταξη ορίζεται ότι θα τεθεί σε εφαρμογή τρεις μήνες μετά τη δημοσίευσή του στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως (31/10/2019).
Συνεπώς, από τις 31-01-2020 οι υπηρεσίες των ΠΕ θα πάψουν να ασκούν έλεγχο νομιμότητας των πράξεων των ΑΕ και στο εξής, τόσο ο έλεγχος νομιμότητας και πληρότητας όσο και η καταχώριση στο ΓΕΜΗ θα πραγματοποιείται εξ ολοκλήρου από τις ΥΓΕΜΗ των Επιμελητηρίων.
Είναι προφανές ότι η μεταφορά του ελέγχου στις ΥΓΕΜΗ θα μειώσει τη γραφειοκρατία για τις υπόχρεες επιχειρήσεις καθώς πλέον, το σύνολο των εγγράφων, περιλαμβανομένων και αυτών για τα οποία δεν χρειάζεται έλεγχος νομιμότητας, θα κατατίθενται σε μια υπηρεσία, δηλαδή στο ΓΕΜΗ.
Υπενθυμίζουμε ότι για τις κεφαλαιουχικές εταιρείες (ΑΕ, ΕΠΕ, ΙΚΕ) απαιτείται έλεγχος νομιμότητας μόνο όταν οι κατατιθέμενες αιτήσεις αφορούν σε λύση, διαγραφή, αναβίωση, τροποποίηση καταστατικού και κάθε είδους μετασχηματισμό.
Σύμφωνα με εγκύκλιο που υπογράφεται από τον γενικό γραμματέα Εμπορίου και Προστασίας Καταναλωτή Παναγιώτη Σταμπουλίδη, όλα τα αιτήματα που αφορούν σε αιτήσεις καταχώρισης πράξεων και στοιχείων ΑΕ για τις οποίες απαιτείται έλεγχος νομιμότητας και υποβλήθηκαν από τους υπόχρεους έως τις 30-01-2020, θα πρέπει να διεκπεραιωθούν υποχρεωτικά από τις αρμόδιες υπηρεσίες των ΠΕ. Από την πλευρά τους, οι ΠΕ οφείλουν να προβούν στους σχετικούς ελέγχους νομιμότητας και στην έκδοση πράξεων το αργότερο έως τις 20-02-2020. Σε κάθε περίπτωση και δεδομένου ότι οι εν λόγω υπηρεσίες στερούνται ικανού αριθμού προσωπικού λόγω μετακινήσεων σε άλλες υπηρεσίες, η εν λόγω ημερομηνία παρατείνεται ειδικά μέχρι και την 31η Μαρτίου 2020.
Μετά το πέρας της παραπάνω προθεσμίας, οι ΠΕ δεν νομιμοποιούνται να αποστείλουν τις εκκρεμείς αιτήσεις στις ΥΓΕΜΗ, καθόσον η σχετική αρμοδιότητα που τους είχε ανατεθεί πρέπει να εκτελεστεί και ολοκληρωθεί. Όπως τονίζεται στην εγκύκλιο, τα Επιμελητήρια θα πρέπει να φροντίσουν άμεσα για τη στελέχωση των Τμημάτων ΥΓΕΜΗ, έτσι ώστε να μπορούν να ανταποκριθούν στις νέες αρμοδιότητές τους.
Σε ό,τι αφορά το αρχείο των Ανωνύμων Εταιρειών που τηρείται στις υπηρεσίες των ΠΕ και αφορά τα έτη 2000-2011 (ημερομηνία κατά την οποία οι ΑΕ ολοκλήρωσαν την απογραφή τους στο ΓΕΜΗ), θα παραμείνει στις ΠΕ της χώρας μέχρι την έκδοση σχετικών οδηγιών από τη Γενική Γραμματεία Εμπορίου και Προστασίας Καταναλωτή για την οριστική τακτοποίηση του ζητήματος.
Οι ΠΕ της χώρας, το διάστημα 01-04-2020 έως και 01-09-2020, θα πρέπει να ταξινομήσουν το σχετικό αρχείο στους φακέλους των εταιρειών και κάθε έγγραφο, πράξη ή και στοιχείο να είναι διαθέσιμο και τοποθετημένο σε αυτούς. Δεδομένου ότι η υποχρέωση διατήρησης φυσικού φακέλου των ΑΕ μετά την πάροδο της εικοσαετίας παρέλκει, οι ΠΕ θα πρέπει να προβούν σε μία σειρά από ενέργειες προκειμένου να είναι δυνατή η καταστροφή του εν λόγω αρχείου σε μεταγενέστερο στάδιο.
Γι' αυτό, όλες οι αρμόδιες υπηρεσίες των ΠΕ θα πρέπει, το αργότερο έως τις 01-09-2020, να προβούν στην καταγραφή του αρχείου (αριθμός εταιρειών, φακέλων κ.ο.κ.) και να παραδώσουν το σχετικό πρωτόκολλο καταγραφής στην αρμόδια Υπηρεσία ΓΕΜΗ με ταυτόχρονη κοινοποίηση στη Γενική Γραμματεία Εμπορίου.
Μετά τη συγκέντρωση του συνόλου των σχετικών εγγράφων από όλες τις υπηρεσίες των ΠΕ της χώρας, η Γενική Γραμματεία Εμπορίου θα προβεί στην έκδοση νεότερων οδηγιών για τη συνολική ρύθμιση του αρχειακού υλικού, που θα διαχωρισθεί σε προς καταστροφή αρχειακό υλικό και προς αποθήκευση αρχειακό υλικό.