Οδηγός για σύντομα και αποτελεσματικά meeting

Είστε στα γραφεία μίας μεγάλης επιχείρησης. Εάν καθίστε για λίγη ώρα δίπλα στον ψύκτη είναι σχεδόν βέβαιο ότι μέσα σε λίγα λεπτά θα δείτε κάποιον να γκρινιάζει για το πόση ώρα «έχασε» σε μία ακόμη ατελείωτη σύσκεψη.

Πολλοί όμιλοι προσπαθούν να επιταχύνουν τα περιβόητα meeting, πολλές φορές με κόλπα όπως να υπάρχει συγκεκριμένο όριο λέξεων για τον κάθε συμμετέχοντα ή να στέκονται όλοι όρθιοι κατά τη διάρκεια των συσκέψεων.

Ο Nigel Nicholson, καθηγητής οργανωτικής συμπεριφοράς στο London Business School όμως, εξηγεί πως καμία από τις δύο επιλογές δεν είναι καλή λύση. «Το να είσαι όρθιος στις συσκέψεις είναι φτηνό κόλπο και απολυταρχικό». Ο ίδιος δηλώνει ότι το κλειδί για μείωση της διάρκειας των συσκέψεων είναι η σωστή οργάνωση. «Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν αναλαμβάνουν τη διαχείριση αυτών των συσκέψεων πρόθυμα» εξηγεί.

Ιδού λοιπόν κάποιες κατευθυντήριες γραμμές για να γίνουν οι συσκέψεις πιο αποτελεσματικές και σύντομες.

Ξεκινήστε την οργάνωση πριν τη σύσκεψη. Υπενθυμίστε στους συμμετέχοντες να έρθουν προετοιμασμένοι. Δημιουργήστε συγκεκριμένη ατζέντα θεμάτων και εξασφαλίστε ότι ο αριθμός των συμμετεχόντων είναι μονοψήφιος. Ορισμένες φορές είναι προτιμότερο να επιλέξετε τη μέθοδο των τηλεσυσκέψεων.

Ο Alan H. Palmer, συγγραφέας του "Talk Lean – Shorter Meetings. Quicker Results. Better Relations", υποστηρίζει ότι η σύσκεψη πρέπει να ξεκινά διατυπώνοντας τον στόχο της συνάντησης. Αυτό όμως, θέλει τέχνη και υπάρχει πάντα ο κίνδυνος να μπερδέψει κανείς τους στόχους της επιχείρησης με τους στόχους της συγκεκριμένης σύσκεψης. «Ο στόχος χρειάζεται να είναι μετρήσιμος ή έστω παρατηρήσιμος και όχι μία ανοιχτή ιδέα» εξηγεί. Έτσι, αντί να ανακοινώσετε ότι θα συζητήσετε ένα project, ίσως είναι καλύτερα να πείτε ότι στόχος της σύσκεψης είναι να επιτευχθεί συμφωνία για το επόμενο βήμα για ένα project.

Εάν θέλετε να ορίσετε χρονικό όριο, πείτε το εξαρχής. Οι περισσότεροι άνθρωποι θα χαρούν γνωρίζοντας ότι δεν θα κάτσουν εκεί επ’ αόριστον και πως θα πρέπει πουν όσα έχουν να πουν μέσα σε δύο λεπτά. Ως πρόεδρος της σύσκεψης, μπορεί να χρειαστεί να επιβάλετε κάποια όρια: Να σταματήσετε εκείνους που μιλάνε πολύ και να παρακινήσετε τους σιωπηλούς να συμμετάσχουν περισσότερο στη συζήτηση.

Ως προς το ύφος, ο κ. Palmer υποστηρίζει ότι θα πρέπει να ενθαρρύνετε τους συμμετέχοντες να δηλώσουν τις θέσεις τους και στη συνέχεια να παραθέσουν τα επιχειρήματά τους και όχι αντιστρόφως. «Τα πολλά λόγια είναι φτώχεια. Μπορεί να χρειαστεί να παραθέσετε μόνο ένα επιχείρημα και όχι αρκετά, και όλοι υπερεκτιμούμε την ικανότητα των ανθρώπων να ακούν» εξηγεί.

Όταν στόχος των συσκέψεων είναι να ολοκληρωθεί ένα συγκεκριμένο έργο (πχ. η υπογραφή ενός συμβολαίου) μπορείτε να εξοικονομήσετε συζητώντας με την άλλη πλευρά τι ακριβώς χρειάζεται. «Η άλλη πλευρά έχει τη λύση» εξηγεί ο κ. Palmer.

Όταν στόχος της σύσκεψης είναι η επίλυση ενός συγκεκριμένου προβλήματος, το κλειδί είναι η συζήτηση να επικεντρωθεί στις λύσεις. Αντί λοιπόν να ρωτήσετε την ομάδα σας γιατί δεν πετυχαίνει τους στόχους, μάλλον είναι καλύτερα να ρωτήσετε: «Τι χρειάζεται να γίνει για να αποδώσουμε 20% περισσότερο;»

Εξασφαλίστε ότι η συζήτηση μένει στα θέματα που υπάρχουν στην ατζέντα και πως όσοι συνήθως προσπαθούν να την παρακάμψουν, δεν θα μπορέσουν να το κάνουν.

Παρόλα αυτά, ο Καθηγητής Nicholson εξηγεί πως αυτός που προεδρεύει σε μία σύσκεψη θα πρέπει αρκετές φορές να αναγνωρίσει ότι το meeting λειτουργεί σε πολλά επίπεδα. Εάν λειτουργήσετε πολύ περιοριστικά, τότε μπορεί να χάσετε πολύτιμα κρυφά οφέλη. «Οι συσκέψεις μπορεί παράλληλα να συμβάλουν στη δημιουργία μίας ταυτότητας και να καλλιεργήσουν το αίσθημα της ομάδας» καταλήγει.

© The Financial Times Limited 2014. All rights reserved.
FT and Financial Times are trademarks of the Financial Times Ltd.
Not to be redistributed, copied or modified in any way.
Euro2day.gr is solely responsible for providing this translation and the Financial Times Limited does not accept any liability for the accuracy or quality of the translation